16 декабря 2011 года в конференц-зале Архивной службы состоялось  заседание Коллегии Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания.

С докладом «О работе государственных архивов РСО-Алания по рассекречиванию архивных документов» выступила руководитель Архивной службы Н.В.Чиплакова.

О результатах  использовании информационных технологий в работе архивных учреждений доложила начальник отдела информационных технологий и формирования Архивного фонда РСО-Алания Т.В.Дзарахохова.

Был принят план работы Коллегии Архивной службы на 1-е полугодие 2012 года.

О работе государственных архивов РСО-Алания

по рассекречиванию архивных документов

Работа архивных учреждений республики по снятию ограничительных грифов с архивных документов  ведется в двух направлениях, каждое из которых имеет свой порядок работы. Первое направление – с документами ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников; второе – с документами действующих организаций-фондообразователей.

В целях проведения работы по рассекречиванию архивных документов по первому направлению распоряжением Правительства нашей республики №241-р от 24 октября 2008 г. была образована Республиканская межведомственная экспертная комиссия по рассекречиванию архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.

Распоряжением Правительства РСО-Алания утверждены Положение и состав комиссии. Помимо сотрудников Архивной службы в состав комиссии вошли представители Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по РСО-Алания и Военного комиссариата РСО-Алания. В ноябре 2010 г. в состав комиссии внесено изменение, закрепленное распоряжением Правительства РСО-Алания
№ 364-р. Межведомственная комиссия – это коллегиальный орган, основной функцией которого является снятие раннее присвоенных грифов секретности к документам КПСС и ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников.

В государственных архивах работу по рассекречиванию архивных документов проводят эксперты, на которых возложена задача полистного просмотра и изучения дел с целью выявления секретных документов, и подготовки мотивированных заключений для дальнейшего рассмотрения их на заседании комиссии. Членами комиссии принимается решение о сохранении установленных грифов на ограничение доступа или о снятии ограничительных грифов с архивных документов. Основанием для принятия решения являются законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации:

«О государственной тайне» от 21 июля 1993 г. № 5485-1;

«Об оперативно-розыскной деятельности» от 12.08.1995 г. № 144-ФЗ;

«Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ;

«Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. №149-ФЗ;

Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне от 30.11.1995 г. Указ Президента РФ № 1203;

На основании актов, подписанных членами комиссии и утвержденных Председателем Правительства РСО-Алания, документы рассекречиваются и  передаются на открытое хранение.

Рассекречивание документов проводится с целью включения их в научный оборот. При организации планирования работы в первую очередь принимаются во внимание степень востребованности исторической информации, заявки пользователей, а также необходимость использования архивных документов при проведении выставочных или издательских работ. Рассекреченные документы государственных архивов использовались исследователями в разработке научных тем таких как: «История Осетии XX век», «Общественно-политическая жизнь Северной Осетии в 1930-40-е годы», «Партийно-государственный аппарат Северной Осетии в 1920-30-е годы», «Социально-культурные аспекты бытия рабочего класса Северной Осетии в годы НЭПа».

В результате работы по рассекречиванию архивных фондов РГБУ «ЦГА РСО-Алания» и ЦГА ИПД РСО-Алания в 2009-2011 гг. экспертами исследовано 837 единиц хранения шести фондов, общим объемом 20 тыс. 59 листов, подготовлено 9 заключений.

Всего за период 2009-2011 гг. рассекречено 376 единицы хранения (1694 документа) объемом 6 100 листов:

по фондам РГБУ «ЦГА РСО-Алания» – 67 дел 341 документ на 799 листах (ФР. 858 «Министерство Бытового обслуживания населения СОАССР» (1966-1980 гг.); ФР. 873. «Управление по охране государственных тайн и печати при Совете Министров СОАССР» (1943-1972 гг.); ФР. 899 «Республиканское производственное объединение совнархозов СОАССР» (1973-1974 гг.);

по фондам ЦГА ИПД  РСО-Алания – 309 дел 1353 документа на 5 301 листе (Ф. 1 «Северо-Осетинский обком КПСС» (1928-1942 гг.); Ф. 3 «Орджоникидзевский (Владикавказский) Комитет обороны» (1941-1946 гг.);  Ф. 53. «Орджоникидзевский городской комитет КПСС» (1938, 1979-1980 гг.).

В числе рассекреченных документов: постановления Совета Министров республики, мобилизационные документы; протоколы заседаний, пленумов, бюро  Северо-Осетинского обкома ВКП (б).

Наибольший интерес представляет рассекреченная документация Орджоникидзевского (Владикавказского) комитета обороны. В фонде рассекречено 64 ед.хр. (868 документов на 2431 листе) за 1941-1945 гг. В состав рассекреченных дел входят протоколы заседаний и постановления  Орджоникидзевского (Владикавказского) Комитета обороны; постановления Военного Совета Закавказского фронта и Совета Народных Комиссаров СОАССР; сводки об отправке на трудовой фронт; переписка Комитета обороны с организациями по вопросам вооружения, снаряжения, обмундирования и снабжения армии, партизанских отрядов и тыла боеприпасами, продовольствием, медикаментами; отчеты и сведения об укреплении и строительстве оборонительных рубежей, о вражеских налетах на город Оржоникидзе и чрезвычайных происшествиях; поступлении эвакогрузов на станцию Орджоникидзе. Рассекреченные документы этого фонда использовались при создании фотодокументальной выставки «65 лет Великой Победе».

Работниками Центрального государственного архива историко-политической документации РСО-Алания продолжается работа по выявлению документов имеющих грифы, так как специфика делопроизводства в партийных органах была такова, что в одном деле сформированы как секретные, так и несекретные документы. Секретные документы имеются в 170 фондах (19,7 % от общего количества фондов) ЦГА ИПД РСО-Алания.

Рассекречивание проводится ежегодно в плановом порядке. На  2012 год запланировано рассмотреть на предмет рассекречивания 232 единицы хранения за 1928-1930 гг. (240 документов на 1506 листах) по фонду «Северо-Осетинский обком КПСС».

Информация о рассекреченных фондах и делах размещается на сайте Архивной службы. Востребованность рассекреченной архивной информации все время повышается.

Второе направление работы по рассекречиванию проводится с документами действующих организаций. В соответствии с распоряжением Правительства РСО-Алания от 26 ноября 2010 г. № 364-р «О порядке рассекречивания и продления сроков засекречивания документов Архивного фонда РСО-Алания», проект которого подготовлен Архивной службой,   проведена проверка 51 организации-источников комплектования РГБУ «ЦГА РСО-Алания», осуществляющих работу со сведениями, составляющими государственную тайну. Проверкой выявлено, что из 51 организации – 34 имеют лицензии, 9 из них – с истекшим сроком, остальные 17 – имеют разрешение на функционирование режимно-секретного подразделения. На ведомственном хранении находится 5 697 единиц хранения за 1942-2010 гг. Организациям надлежит рассекретить документы срок ограничительных грифов, установленный при засекречивании, на которые превысил  30 лет.

В РГБУ «Центральный государственный архив РСО-Алания» на секретном хранении значатся 19 фондов – 1099 единиц хранения за 1937-1992 гг. (2,2 % от общего количества фондов), документы 17 из которых отложились в деятельности организаций-фондообразователей, на сегодняшний день имеющих правопреемников. Для дальнейшей работы по снятию ограничительных грифов направлены письма в ОАО «Победит», ОАО «Электроцинк» и ГОУ ВПО «Северо-Кавказский горно-металлургический университет» о проведении рассекречивания архивных документов, образованных в деятельности этих организаций и находящихся на закрытом хранении в архиве. В связи с тем, что не от одной из этих организаций предложений о делегировании полномочий на снятие ограничительных грифов с документов на сегодняшний день не поступило, работа в этом направлении будет продолжена.

О результатах использования информационных технологий

в работе архивных учреждений

Республики Северная Осетия – Алания

Настоящее время характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания населения.

Эти приоритетные направления  информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественных функции, основными направлениями деятельности которых становятся организация приема на постоянное хранение и дальнейшее использование электронных документов, оцифровка хранящихся в архивах документов на бумажных носителях с целью создания страхового фонда и фонда пользования, а также для обеспечения равного доступа к информационным ресурсам и внедрение электронного документооборота.

Масштаб, актуальность и острота стоящих перед архивными учреждениями проблем не позволяет решать их исключительно в рамках текущего финансирования и реализации отдельных проектов. Они диктуют необходимость применения комплексного подхода, основной целью которой и явилось создание Республиканской ведомственной программы «Развитие архивного дела в Республике Северная Осетия-Алания (2012 – 2014 годы)», принятой постановлением Правительства РСО-Алания,  одним из разделов которой предусмотрено выделение денежных средств на поддержание и развитие информационных ресурсов в архивной отрасли республики.

В первую очередь-это обеспеченность архивных организации компьютерной и оргтехникой. По состоянию на 1 декабря 2011 года парк используемой в Архивной службе, государственных и районных архивах республики компьютерной техники составляют:

27 персональных компьютеров (15 на начало 2009г.);

17 принтеров, 5 сканеров,

4 копировальных аппаратов (табл.1).

Таблица 1.

Структурное подразделение	Компьютеры, шт.	Принтеры, шт.	Сканеры, шт.	Копиры, шт.
Управление Архивной службы	9	4	3	2
ЦГА РСО-А	5	3	2	2
ИПД ЦГА РСО-А	3	1	-	-
ГАДЛС РСО-А	1	2	-	-
Районные архивы	9	7
Итого	27	17	5	4

Таким образом, на один компьютер приходится три архивиста (показатель госархивов и АС), из чего можно сделать вывод о недостаточной оснащённости техникой. Сегодня потребность в дополнительном оснащении компьютерной техникой ощущается на всех уровнях архивной отрасли РСО-Алания.

Для улучшения существующего положения в течение 2011 года было закуплено и заменено в госархивах 10 мониторов, сканер,  принтер, один рабочий комплект компьютерного оборудования.

По районным архивам на 1 компьютер приходится  1,6 человека, что является хорошим показателем оснащенности, но доступ  в  сеть Интернет имеют только два районных  архива – Алагирский и Ардонский, для которых значительно облегчилась работу районных архивистов по исполнению  своих должностных полномочий и ознакомления с новейшими разработками в области архивного дела. Полностью отсутствует технической обеспечение в Ирафском районе республики, на что Архивная служба просит  обратить внимание руководству района.

Ведомственные архивы  по части оснащения компьютерами далеко отстают от районных архивов. Из 142 организаций-источников комплектования  компьютерами оснащены28 организаций. Из них 5 организаций ( Управление федерального казначейства, Нацбанк, сбербанк, СОГМА, отделение пенсионного фонда) ведут электронные базы данных  (описи, дела, карточки дел по личному составу).

Во всех государственных и муниципальных  архивах республики установлены и заполняются информацией БД «Архивный фонд», а в управлении Архивной службы – БД «Фондовый каталог». На 2012год планируется внедрение в работу новой версии – БД «Фондовый каталог». Накопленные за год массивы данных передаются через Интернет в Росархив (табл. 2).

Таблица 2.

Архив	Общее кол-во фондов / описей по паспорту архива	Внесено в БД «Архивный фонд» на 01.11.2011г.
		Кол-во фондов/ описей	В % фондов/ описей
Центральном государственном архиве историко-политической документации (ЦГА ИПД)	860 / 2646	860/2646	100/100
Центральном государственном архиве (ЦГА)	876 / 1315	876/1315	100/100
Государственном архиве документов по личному составу (ГА ДЛС)	103 / 145	103/145	100 / 100
Районные архивы	686/7877	609/7793	88,7/98,7
ИТОГО	2525 / 11983	2448/11899	97/99

Как видно из таблицы, по итогам  работы архивных учреждений по вводу информации в базу данных «Архивный фонд – 3 версия», на 1 ноября 2011 года мы имеем хорошие показатели выполнения плановых работ  (97% по фондам и 99% по описям). Проблемы по вводу информации имеются в Ирафском районе из-за отсутствия компьютера, но силами Архивной службы на конец текущего года вся информация на уровне фонд-опись по Ирафскому району будет введена в базу данных АС, таким образом – на конец года планируется выполнение плановых показателей по вводу информации в БД «Архивный Фонд» на уровне 100%. Более того, в  трех районах республики уже введены в базу данных заголовки дел: в Правобережном – из имеющихся 16441, введено 9896; в Моздокском – из имеющихся 18212, введено 6000; и Ардонском–  из имеющихся 9700, введено 5000 заголовков дел.

В течение 2011года по государственным архивам работа по конвертации ПК «Архивный фонд» 3 версия в ПК «Архивный фонд» 4 версия завершена, на 2012год планируется перевод БД «Архивный фонд 3 версия» в БД «Архивный фонд 4 версия» в муниципальных архивах, начать работу по введение в новую версию БД заголовков дел по госархивам и продолжение работы поведению заголовков дел по муниципальным архивам. Для выполнения плановых показателей по данному вопросу требуется обеспечение  архивов компьютерной техникой соответствующей по своим характеристикам  для установки ПК «Архивный фонд 4 версия». Также Архивной службой запланировано внедрение по всем муниципальным архивам установка бесплатной версии программного комплекса «Список источников комплектования».

Установка и использование таких баз данных повысит точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужит основой для создания фондовых каталогов, различных указателей, списков организаций-источников комплектования, в том числе межархивного и межотраслевого уровня. Такая работа приведет к значительному облегчению в процессе решения поставленных перед архивной отраслью задач в области учета, хранения и исполнения информационных мероприятий по материалам архивов.

Важной задачей, стоящей перед архивами, является предоставление пользователям доступа к требуемой информации и, при этом, сохранение оригинальных бумажных ее носителей. Развитие компьютерных технологий, таких, как преобразование различных видов информации (документы на бумаге, фотодокументы) в цифровую форму, запись больших объемов цифровой информации на носители, предоставило возможность решения этой задачи на современном техническом уровне.

Создание цифровых копий документов и предоставление, их пользователям в читальных залах в цифровом варианте и в виде бумажных копий документов, созданных из цифровых копий, и обеспечивает простой и быстрый доступ к требуемой информации и позволяет сохранять подлинники архивных документов.

По состоянию на 01.11.2011года в государственных архивах оцифровано 86 единиц хранения, на 19052 листах, общим объемом 151,8 Гб. Учет  сканированных копий маркируется  Ф.Оп.Д.Л. Для ускорения процесса оцифрования документов  была приобретена  цифровая фотокамера, что позволит улучшить качество копий и позволит оцифровывать дела не расшивая, что не всегда представляется возможным при сканировании на планшетных сканерах.

В этой связи возникают вопросы сохранности цифровых копий их использование, своевременное тестирование, перезапись, если возникает такая необходимость, а также – создание страховых копий баз данных и их хранение. Также  отдельной задачей встает  централизованный учет электронных копий фонда пользования и создание электронного НСА, такой учет требует особого подхода и ведения его как в электронном виде, так и на бумажных носителях.  Такая задача ставится для решения в ближайшие годы (2012-2013).

Информационно-коммуникационные технологии открывают широкие возможности для оперативного оказания государственных и муниципальных услуг. Приоритетными выделены услуги социальной направленности, связанные с получением пособий на детей, социальной помощи, начисления пенсий и т.д. Архивной службой Республики ведется планомерная работа по улучшению качества и снижения времени на выполнение таких услуг. Для этих целей к зданию по ул.Пушкинская, 10 проложена волоконно-оптическая линия связи и установлено оконечное оборудование для подключения Архивной службы РСО-Алания к сети Интернет по проекту «Электронное правительство». Также – подготовлено Соглашение об электронном информационном взаимодействии с отделением  пенсионного фонда РФ по РСО-Алания.

Архивной службе и государственным архивам обеспечен модемный доступ к сети Интернет. Ведётся электронная переписка с Росархивом, Правительством РСО-А, другими организациями и учреждениями, а также с гражданами, как России, так и дальнего зарубежья (54  региона и страны). Работает и в постоянном режиме пополняется информацией сайт Архивной службы, на котором освящается деятельность АС, коллегии АС, ЭМК, работа госархивов, отмечаются знаменательные даты и события, публикуется информация о мероприятиях, в которых принимали участие АС и госархивы. Отмечается существенно возросший интерес к публикуемой на сайте  АС информации: так, в течение 2010года отмечается 9 379 посещений сайта, за 11 месяцев 2011 года посещений уже 14 338 посещений.

За 10 месяцев 2011 года  зарегистрировано входящей корреспонденции – 1800 писем, исходящей – 1200 писем. В том числе – получено запросов по электронной почте 78, что  составляет 4,3% от общего количества запросов.

К сожалению, с развитием  новых технологий возникают и новые проблемы. В связи с постоянной угрозой потери или повреждения важной и конфиденциальной информации Архивной службой проводится работа, направленная на защиту информации. Проведен мониторинг информации, циркулирующей в Архивной службе и государственных архивах, по итогам которого был издан ряд нормативно-правовых документов по защите и использованию информации. Оборудовано специализированное помещение для обработки документов ограниченного доступа, для чего приобретен комплект новейшего компьютерного оборудования.

Актуальной остается  необходимость  установки на компьютеры лицензионного антивирусного программного обеспечения, защитного сетевого экрана. С этой же целью желательно подключение компьютеров к электрической сети через источники бесперебойного питания (ИБП).