Административный регламент по предоставлению Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной услуги «Информационное обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Северная Осетия-Алания и других архивных документов»

Опубликовано: 15.11.2012

УТВЕРЖДЁН

постановлением Правительства

Республики Северная Осетия-Алания

от 26 октября 2012 г. № 379

Административный регламент

по предоставлению Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной услуги «Информационное обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Северная Осетия-Алания и других архивных документов»

I. Общие положения

Предмет регулирования административного регламента

1.1. Административный регламент по предоставлению Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной услуги «Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Северная Осетия-Алания и других архивных документов» (далее – Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания (далее – Архивная служба), а также порядок взаимодействия Архивной службы с органами исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания, другими органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственными и муниципальными архивами, организациями и гражданами (далее – органы и организации) при осуществлении предоставления государственной услуги.

1.2. Информационное обеспечение заявителей включает в себя организацию исполнения поступающих в Архивную службу от российских и иностранных пользователей тематических запросов – о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту; генеалогических запросов – о предоставлении информации необходимой для установления родства, родственных связей двух и более лиц, истории семьи, рода; социально-правовых запросов, связанных с социальной защитой российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, предусматривающей их пенсионное обеспечение, получение ими льгот и компенсаций.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

2.1. «Информационное обеспечение граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Республики Северная Осетия-Алания и других архивных документов» (далее – государственная услуга).

Наименование органа исполнительной власти,

предоставляющего государственную услугу

2.2. Предоставление государственной услуги по информационному обеспечению заявителей осуществляет Архивная служба.

В предоставлении государственной услуги принимают участие республиканские государственные бюджетные учреждения: «Центральный государственный архив Республики Северная Осетия-Алания», «Государственный архив новейшей истории Республики Северная Осетия-Алания» (далее – государственные архивы), архивные отделы (архивы) администраций муниципальных образований Республики Северная Осетия-Алания (далее – архивные отделы), органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения тематических и социально-правовых запросов.

2.3. При предоставлении государственной услуги запрещается требовать от заявителя действий, в том числе согласований, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы и организации, за исключением получения услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственных услуг, утвержденный Правительством Российской Федерации.

Описание результата предоставления государственной услуги

2.4. Результатом предоставления государственной услуги являются:

информационные письма;

архивные справки;

архивные выписки;

архивные копии;

тематические перечни;

тематические подборки копий архивных документов;

тематические обзоры архивных документов;

ответы об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации дальнейших путей поиска необходимой информации;

уведомление заявителя о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения обращения (запроса);

уведомление о направлении соответствующего обращения (запроса) на исполнение в другие органы и организации.

Срок предоставления государственной услуги

2.5. Срок предоставления государственной услуги с учетом необходимости обращения в государственные архивы, архивные отделы, органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для исполнения запросов и выполнения всех административных процедур, не должен превышать 30 календарных дней, в случаях продления срока рассмотрения запроса (не более чем на 30 календарных дней) – не более 60 календарных дней.

2.6. Поступившие в Архивную службу запросы в течение 3 рабочих дней со дня их регистрации направляются для исполнения: в государственные архивы, архивные отделы, органы и организации.

2.7. При рассмотрении Архивной службой запросов органов государственной власти, органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, Архивная служба дает ответы на эти запросы и предоставляет запрашиваемую информацию в течение 10 дней со дня их регистрации, если в запросе не установлен другой срок. В случае если информация, запрашиваемая органом государственной власти, не может быть предоставлена в этот срок или в срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, Архивная служба уведомляет орган государственной власти, орган местного самоуправления о продлении на определенный срок рассмотрения запроса, но не более чем на 30 календарных дней.

2.8. При поступлении в Архивную службу запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Архивная служба в течение 3 рабочих дней с момента регистрации запрашивает заявителя об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

2.9. Запросы, поступившие от Архивной службы в государственные архивы (кроме указанных в п. 2.7) исполняются в течение 10 дней со дня их регистрации в государственном архиве. С разрешения руководства Архивной службы этот срок может быть продлен, но не более чем на 20 дней.

2.10. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

2.11. Обращения (запросы), не относящиеся к составу документов, хранящихся в государственных архивах, архивных отделах, органах и организациях, в течение 3 рабочих дней с момента регистрации направляются по принадлежности с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения,

возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

2.12 Предоставление государственной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Закон Российской Федерации от 21 июля1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 1, ст. 8220 – 8235; 1997, № 41, ст. 4673; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, № 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, № 27, ст. 2711; 2004, № 35, ст. 3607; 2007, № 49, ст. 6055; 2007, № 49, ст. 6079; 1996, № 15, ст. 1768; 2009, № 29, ст. 3617; 2002, № 52 (ч. II), ст. 5288; 2003, № 6, ст. 549; 2010, № 47, ст. 6032; 2011, № 30 (ч. I), ст. 4590, ст. 4596, № 46, ст. 6407);

Федеральный закон от 22 октября2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 2 мая2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2010, № 27, ст. 3410, № 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 27 июля2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, № 31, ст. 4196; 2011, № 15, ст. 2038, № 30 (ч. I), ст. 4600);

Федеральный закон от 27 апреля1993 г. № 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» («Российская газета», 1993, № 89; Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 51, ст. 4970; 2009, № 7, ст. 772);

Федеральный закон от 27 июля2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2011, № 15, ст. 2038, № 27, ст. 3880, № 29, ст. 4291, № 30 (ч. I), ст. 4587, № 49 (ч. V), ст. 7061, № 27, ст. 3873);

Указ Президента Российской Федерации от 31 декабря1993 г. № 2334 «О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию» (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, № 2, ст. 74; 1997, № 3, ст. 367; 2000, № 36, ст. 3636);

постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 22, ст. 3169, № 35, ст. 5092);

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 6 марта2007 г., регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля2009 г. № 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 5 мая2009 г., регистрационный № 13893, «Российская газета», 2009, № 89);

Закон Республики Северная Осетия-Алания от 30 декабря 2005г.№ 80-РЗ «Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания», (газета «Северная Осетия», 26 января2006 г., № 13);

постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 17 июля2009 г. № 221 «Об утверждении Положения об Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания».

Исчерпывающий перечень документов, необходимых
в соответствии с нормативными правовыми актами
для предоставления государственной услуги

2.13. Основанием для предоставления государственной услуги является запрос заявителя, поступивший в Архивную службу:

в письменной форме по почте;

по электронной почте;

по факсу;

на официальный сайт;

при личном обращении.

В запросе заявителя должны быть указаны:

1) наименование юридического лица на бланке организации; для граждан – фамилия, имя и отчество (последнее – при наличии);

2) почтовый и/или электронный адрес заявителя;

3) интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

4) вид необходимой заявителю информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка; архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

5) личная подпись гражданина или подпись должностного лица;

6) дата.

Формы запросов (приложения 2,3,4,5,6,7 к настоящему Регламенту) доступны в сети Интернет на сайте Архивной службы archive-osetia.ru

2.14. Для истребования сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляются документы, подтверждающие полномочия заявителя, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

2.15. Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию или осуществлять действия, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги.

2.16. Запрещается требовать от заявителя предоставлять документы и информацию, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные и муниципальные услуги, иных государственных и муниципальных органов и организаций.

2.17. Данный перечень является исчерпывающим и не предполагает межведомственного информационного взаимодействия.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме
документов, необходимых для предоставления государственной услуги

2.18. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги являются следующие условия:

если в запросе заявителя отсутствует наименование юридического лица (для гражданина – Ф.И.О.), почтового или электронного адреса;

если запрос заявителя не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и обращение не подлежит направлению на рассмотрение руководителю Архивной службы, о чем сообщается заявителю, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению, в течение 7 календарных дней;

если ответ по существу поставленного вопроса в запросе не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в запросе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтверждающих прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию. В случае отсутствия документального подтверждения прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию заявителю отказывается в предоставлении государственной услуги;

если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.19. Если в запросе содержится вопрос, на который заявителю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства к содержанию запроса. Руководитель Архивной службы или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления
или отказа в предоставлении государственной услуги

2.20. Основанием для приостановления (отказа) предоставления государственной услуги является ситуация, когда ответ по существу поставленного вопроса в запросе не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в запросе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Указанная информация может быть предоставлена только при наличии у заявителя документально подтверждающих прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и/или конфиденциальную информацию.

Перечень услуг, которые являются необходимыми
и обязательными для предоставления, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых)
организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

2.21. Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

2.22. Архивная служба осуществляет предоставление государственной услуги по организации исполнения тематических запросов государственных органов, органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих функций и социально-правовых запросов, бесплатно.

2.23. Социально-правовые запросы исполняются государственными архивами, архивными отделами, органами и организациями бесплатно.

2.24. Государственные архивы и архивные отделы осуществляют исполнение запросов государственных органов и органов местного самоуправления, связанных с исполнением ими своих полномочий и функций, бесплатно.

2.25. Исполнение тематических запросов организаций или граждан организуется государственными архивами и архивными отделами в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанных запросов в предварительном порядке, установленном архивным учреждением, согласовываются с заявителем.

2.26. Генеалогические запросы заявителей исполняются государственными архивами в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанные запросы могут исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц. Сроки и стоимость работ определяются руководством архивных учреждений в соответствии с утвержденным прейскурантом.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении государственной услуги, услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, и при получении результата предоставления таких услуг

2.27. При нахождении заявителя в Архивной службе, государственных архивах, архивных отделах, органах и организациях максимальных срок ожидания в очереди при подаче запроса и получении результата предоставления государственной услуги не должен превышать 15 минут.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя
о предоставлении государственной услуги

2.28. Поступившие в Архивную службу по почте и при личном приеме граждан письменные запросы регистрируются должностным лицом, ответственным за оказание услуги, в день их поступления. В случае поступления запроса в день, предшествующий праздничным или выходным дням, регистрация его может производиться в рабочий день, следующий за праздничным или выходным.

2.29. Запросы, поступившие из Архивной службы в государственные архивы, архивные отделы, органы и организации подлежит регистрации в день поступления.

Круг заявителей

2.30. Государственная услуга предоставляется в отношении граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства; органов государственной власти, местного самоуправления; организаций и общественных объединений; юридических и физических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени (далее – заявители).

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

2.31. Место нахождения Архивной службы и её почтовый адрес:

362019, г. Владикавказ, ул. Пушкинская, 10.

График работы: понедельник – пятница с 9.00 – 18.00 (перерыв с 13.00 – 14.00); выходные дни – суббота, воскресенье.

2.32. Справочные телефоны Архивной службы:

(8672)54-62-55, факс (8672)53-00-96.

2.33. Адрес Internet-сайта Архивной службы, содержащий информацию о предоставлении государственной услуги:

archive-osetia.ru

Адрес электронной почты:

archive@rso-a.ru.

2.34. Информация о месте нахождения государственных и муниципальных архивов в Республике Северная Осетия-Алания, их почтовых и электронных адресах, контактных телефонах размещена на официальном сайте Архивной службы: archive-osetia.ru, а также содержится в Приложении 1 к настоящему Регламенту.

Информирование по процедуре предоставления государственной услуги производится:

по телефону;

в письменной форме;

при личном обращении в Архивную службу;

на официальном сайте Архивной службы;

на «Портале государственных и муниципальных услуг».

2.35. По телефону и при личном приеме должностное лицо Архивной службы, ответственное за предоставление государственной услуги, дает исчерпывающую информацию о порядке предоставления государственной услуги, а также проводит консультации по вопросам касающихся:

архивных учреждений, в которые можно обратиться с запросом, включая информацию об их почтовых и электронных (если имеются) адресах;

документов, представляемых для получения информации по запросам, и предъявляемых к ним требований.

В случае если должностное лицо Архивной службы, ответственное за предоставление государственной услуги, не компетентно в поставленном вопросе, консультацию проводит другое должностное лицо или же обратившемуся заявителю сообщается телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

2.36. Личный прием граждан проводится руководителем Архивной службы, его заместителем во все рабочие дни с 14 до 16 часов без предварительной записи.

2.37. На информационном стенде в Архивной службе размещается следующая информация:

график приема граждан;

текст Регламента;

фамилия, имя, отчество должностного лица Архивной службы, ответственного за предоставление государственной услуги;

фамилия, имя, отчество и должность лица, осуществляющего прием и информирование заявителей;

номера телефонов, адрес электронной почты Архивной службы;

перечень документов (сведений), необходимых для предоставления государственной услуги, бланки анкет-заявлений (запросов).

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления услуг

2.38. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды граждан.

2.39. Для ожидания гражданами приема и заполнения необходимых для предоставления государственной услуги документов отводятся места, оборудованные стульями, столами (стойками) для возможного оформления документов, которые обеспечиваются писчей бумагой и ручками.

2.40. Вход и передвижение по помещениям, в которых проводится прием, не должны создавать затруднений для лиц с ограниченными возможностями.

Показатели доступности и качества государственной услуги

2.41. Заявитель на стадии рассмотрения его запроса Архивной службой имеет право:

1) представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемому запросу;

2) получать уведомление о направлении запроса в органы и организации, в компетенцию которых входит разрешение поставленных в запросе вопросов;

3) обращаться с жалобой на принятое по запросу решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением запроса в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения запроса;

5) осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Административному регламенту.

2.42. Должностные лица Архивной службы обеспечивают:

1) объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение письменных запросов и запросов в электронном виде заявителей;

2) получение необходимых для рассмотрения письменных запросов заявителей документов и материалов в других органах и организациях и иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

2.43. Основными требованиями к качеству рассмотрения запросов в Архивной службе являются:

1) достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения запросов;

2) полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения запросов;

3) наглядность форм предоставления информации об административных процедурах;

4) удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

5) оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого запроса.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственных услуг в электронной форме

2.44. Обеспечение возможности получения заявителями информации о предоставляемой государственной услуге на официальном сайте Архивной службы и на Портале государственных и муниципальных услуг.

2.45. Обеспечение возможности получения заявителями на официальном сайте Архивной службы и на Портале государственных и муниципальных услуг форм заявлений и иных документов, необходимых для получения государственной услуги в электронном виде.

2.46. Обеспечение при направлении заявителем запроса в форме электронного сообщения представления заявителю сообщения, подтверждающего поступление запроса в Архивную службу.

2.47. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления государственной услуги не используются.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку
их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Состав административных процедур по предоставлению государственной услуги включает:

1) регистрацию запросов заявителей и рассмотрение их руководством Архивной службы;

2) анализ тематики запросов заявителей;

3) направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности;

4) подготовку и направление ответов заявителям.

Описание последовательности действий
при предоставлении государственной услуги

Регистрация запросов заявителей и рассмотрение их руководством Архивной службы

3.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

Поступившие в Архивную службу по почте и при личном приеме граждан письменные запросы регистрируются должностным лицом, ответственным за оказание услуги, в день поступления запроса.

3.3. Зарегистрированные запросы рассматриваются руководителем Архивной службы (при его отсутствии – заместителем руководителя) и с резолюцией передаются должностному лицу, ответственному за оказание услуги.

Срок исполнения данной административной процедуры 1 рабочий день с момента поступления запроса в Архивную службу.

Анализ тематики запросов заявителей

3.4. Должностное лицо Архивной службы, ответственное за оказание услуги, осуществляет анализ тематики поступивших запросов, используя свои профессиональные навыки и имеющийся научно-справочный аппарат. При этом определяется:

правомочность получения пользователем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений, содержащих государственную тайну и сведения конфиденциального, персонального характера;

степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;

местонахождение, адрес конкретной организации, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос заявителя.

Срок исполнения данной административной процедуры 2 рабочих дня со дня регистрации запроса в Архивной службе.

Направление запросов заявителей на исполнение по принадлежности

3.5. По итогам анализа запросов заявителей Архивная служба:

дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

направляет информацию о месте(ах) хранения интересующих документов;

при отсутствии запрашиваемых сведений в государственных архивах информирует об этом автора запроса и, при возможности, дает рекомендации по их дальнейшему поиску;

при отсутствии в запросе достаточных данных для организации выявления запрашиваемой информации в архивах, письменно запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

3.6. По итогам анализа тематики поступивших запросов, Архивная служба направляет их на исполнение по принадлежности:

в государственные архивы Республики Северная Осетия-Алания;

в архивные отделы муниципальных образований Республики Северная Осетия-Алания;

в органы и организации, которые могут иметь на хранении документы, необходимые для исполнения запроса.

3.7. При направлении запросов на исполнение по принадлежности в муниципальные архивы, органы и организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов, Архивная служба одновременно письменно уведомляет об этом заявителей для ответа в их адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

Срок выполнения данной административной процедуры 3 рабочих дня со дня регистрации запроса в Архивной службе.

Подготовка и направление ответов заявителям

3.8. Письменные ответы, подготовленные государственными архивами, вместе с запросами возвращаются в Архивную службу, где они в течение 1 рабочего дня регистрируются должностным лицом, ответственным за предоставление государственной услуги и отдаются или отправляются заявителю.

3.9. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в срок, установленный Архивной службой, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, государственный архив уведомляет Архивную службу и заявителя о необходимости продления на определенный срок рассмотрения запроса не позднее чем за 3 дня до истечения срока, установленного Архивной службой.

3.10. Органы, организации, архивные отделы (кроме государственных архивов), исполняющие полученные от Архивной службы запросы, по итогам выявления запрашиваемой информации готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, тематические перечни, тематические подборки копий архивных документов, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые высылаются непосредственно в адрес заявителя.

Срок выполнения процедуры 30 дней со дня регистрации запроса в органе, организации, в архивном отделе.

3.11. В случае необходимости Архивная служба может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов заявителей.

IV. Формы контроля за исполнением Регламента

4.1. Контроль за рассмотрением письменных запросов заявителей осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений по запросам заявителей, принятия оперативных мер по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов заявителей, анализа содержания поступающих запросов, хода и результатов работы с запросами заявителей.

4.2. Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Регламента должностными лицами Архивной службы.

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением
и исполнением ответственными должностными лицами положений
Регламента и иных нормативных правовых
актов, устанавливающих требования к предоставлению
государственной услуги, а также принятием решений

4.3. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами Архивной службы, ответственными за организацию работы по предоставлению государственной услуги.

Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по представлению государственной услуги, проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.

Текущий контроль за исполнением письменных запросов заявителей включает:

1) постановку поручений по исполнению письменных запросов заявителей на контроль, в том числе с использованием системы электронного документооборота;

2) контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами предоставления государственной услуги, принятием решений ответственными исполнителями;

3) информирование ответственных исполнителей о соблюдении установленных сроков рассмотрения письменных запросов заявителей, о снятии таких запросов с контроля.

Письменные запросы заявителей снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

4.4. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Порядок и периодичность осуществления плановых
и внеплановых проверок полноты и качества предоставления
государственной услуги, в том числе порядок и формы
контроля за полнотой и качеством предоставления
государственной услуги

4.5. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми.

При проверке рассматриваются вопросы, связанные с предоставлением государственной услуги, или отдельные действия в рамках исполнения административных процедур.

Внеплановая проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.6. Периодичность проведения плановых проверок полноты и качества предоставления услуги устанавливается правовыми актами руководителя Архивной службы.

4.7. При организации проверок учитываются жалобы и заявления заявителей, а также иные сведения о деятельности должностных лиц Архивной службы, участвующих в предоставлении государственной услуги.

4.8. Архивная служба осуществляет контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами.

Контроль за предоставлением государственной услуги государственными архивами включает в себя установленную Архивной службой ежеквартальную отчетность государственных архивов о ходе исполнения социально-правовых запросов, а также проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Архивной службы.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы Архивной службы) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.

4.9. Для проведения проверки полноты и качества предоставления государственной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются государственные гражданские служащие Архивной службы.

По требованию комиссии ответственные исполнители, а также иные должностные лица, совершающие предусмотренные Регламентом действия, дают устные или письменные объяснения, предоставляют документы и материалы, связанные с конкретными письменными запросами заявителей.

Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

Ответственность должностных лиц за решения и действия
(бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе
предоставления государственной услуги

4.10. В случае выявления нарушений прав заявителей к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Положения, характеризующие требования к порядку
и формам контроля за предоставлением государственной
услуги, в том числе со стороны граждан,
их объединений и организаций

4.11. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

4.12. Все плановые проверки должны осуществляться регулярно в течение всего периода деятельности Архивной службы. Установленные формы отчетности по предоставлению государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок, анализа должны быть осуществлены необходимые меры по устранению недостатков предоставления государственной услуги.

4.13. Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление государственной услуги путем получения информации о ней по телефону, письменным обращениям, электронной почте, на официальном сайте Архивной службы и через Справочно-информационный портал «Государственные услуги».

V. Досудебное (внесудебное) обжалование
решений и действий (бездействия) Архивной службы,
а также должностных лиц Архивной службы

Информация для заявителя о его праве на досудебное
(внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений,
принятых (осуществляемых) в ходе предоставления
государственной услуги

5.1. Действия (бездействие), решения должностных лиц Архивной службы, осуществляемые в ходе предоставления государственной услуги, могут быть обжалованы:

руководителю Архивной службы;

в Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132; тел. (495)606-25-14,606-29-73; E-mail:rosarhiv@archives.ru;

заместителю Председателя Правительства Республики Северная Осетия-Алания, курирующему архивную сферу деятельности по адресу: пл. Свободы, д. 1, Владикавказ, 362040;

в судебном порядке.

5.2. Жалобы подаются заявителями в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме по почте, на личном приеме у должностного лица Архивной службы, по информационным системам общего пользования или через специальные разделы на Интернет-сайте Архивной службы.

5.3. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица Архивной службы либо государственного служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), сведения о месте жительства заявителя – физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Архивной службы, должностного лица Архивной службы;

4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Архивной службы, должностного лица Архивной службы. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5) при подаче обращения физическим лицом – личную подпись лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи), при подаче обращения юридическим лицом – подпись руководителя (заместителя руководителя) юридического лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи);

6) дату обращения.

Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

5.4. Заявитель может обратиться с жалобой в Архивную службу, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации обращения заявителя о предоставлении государственной услуги;

2) нарушение срока предоставления государственной услуги;

3) требование у заявителя документов, не предусмотренных настоящим Регламентом и нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги;

4) отказ в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено настоящим Регламентом и нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги, у заявителя;

5) отказ в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

6) затребование с заявителя при предоставлении государственной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации;

7) отказ Архивной службы, должностного лица Архивной службы в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Сроки рассмотрения жалобы

5.5. Жалоба, поступившая в Архивную службу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15-ти рабочих дней со дня ее регистрации. В случае обжалования отказа Архивной службы, должностного лица Архивной службы в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений – в течение 5-ти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования

5.6. По результатам рассмотрения жалобы Архивная служба принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.7. На следующий после принятия решения день заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

___________________________________

Приложение 1 к Административному регламенту

Сведения о месте нахождения, контактных телефонах, адресах и графике работы

государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания

№ п/п	Наименование учреждения	Почтовый адрес, электронный адрес, контактный телефон, факс	График работы
1	2	4	5
1	Республиканское государственное бюджетное учреждение «Центральный государственный архив Республики Северная Осетия-Алания» (РГБУ «ЦГА РСО-Алания»)	Почтовый адрес: ул. Чапаева, д.25, г.Владикавказ, РСО-Алания, 362002;

телефон: тел. 8-8672-76-68-86

E-mail: archive@rso-a.ruПн.-пт. – 09.00 – 18.00;

Перерыв – 13.00 – 14.00;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Республиканское государственное бюджетное учреждение «Государственный архив новейшей истории Республики Северная Осетия-Алания» (РГБУ «ГАНИ РСО-Алания»)Почтовый адрес: ул. Пушкинская, д.10, г.Владикавказ, РСО-Алания, 362019;

телефон: тел. 8-8672-54-92-78

E-mail: archive@rso-a.ruПн.-чт. – 08.30 – 17.30;

Пт. – 08.30 – 16.30;

Перерыв – 12.30 – 13.18;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Архивный отдел Администрации местного самоуправления Алагирского районаПочтовый адрес: ул. Комсомольская,
д.28, г. Алагир, РСО-Алания, 363200;

телефон: 8-867-31-2-38-50Вт.- пт. – 09.00-18.00;

Перерыв – 13.00- 14.00;

Вс., пн., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Ардонский районный муниципальный архивПочтовый адрес: ул. Советов, д. 6,

г. Ардон, РСО-Алания, 363330;

телефон: 8-867-32-3-01-19Пн.-пт. – 09.00-18.00;

Перерыв – 13.00- 14.00;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Отдел архива Администрации местного самоуправления Дигорского районаПочтовый адрес: ул. Энгельса, д.41, г.Дигора, РСО-Алания, 363410;

телефон: 8-867-33-9-25-40Пн.-пт. – 09.00-18.00;

Перерыв – 13.00- 14.00;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Архивный отдел Администрации местного самоуправления Ирафского районаПочтовый адрес: ул. Макоева, д. 18,

с. Чикола, РСО-Алания, 363500;

телефон: 8-867-34-3-18-60Пн.-пт. – 09.00-17.00;

Перерыв – 13.00- 14.00;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни. Архивный отдел Администрации местного самоуправления Кировского районаПочтовый адрес: ул. Моряков, д. 122,

с. Эльхотово, РСО-Алания, 363600;

телефон: 8-867-35-5-12-23Пн.-пт. – 09.00-17.00;

Перерыв – 13.00- 14.00;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Моздокский районный муниципальный архив Администрации местного самоуправления Моздокского районаПочтовый адрес: ул. Кирова, д. 20,

г. Моздок, РСО-Алания, 363760;

телефон:8-867-36-3-42-23Пн.-пт. – 09.00-18.00;

Перерыв – 13.00- 14.00;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Архивный отдел Администрации местного самоуправления Правобережного районаПочтовый адрес: ул. Ген. Плиева, д. 18,

г. Беслан, РСО-Алания, 363020;

телефон: 8-867-37-3-79-00Пн.-пт. – 09.00-18.00;

Перерыв – 13.00- 14.00;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Муниципальный архив Пригородного районаПочтовый адрес: ул. П.Тедеева, д. 129,

с. Октябрьское, РСО-Алания, 363130;

телефон: 8-867-38-2-27-31Пн.-пт. – 09.00-18.00;

Перерыв – 13.00- 14.00;

Сб., вс., нерабочие праздничные дни – выходные дни.

Приложение 2 к Административному регламенту

Руководителю

Архивной службы

РСО-Алания

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки

о рождении в период 1839 – 1950гг,

а также о венчании и смерти за 1839-1927 гг.

1	Фамилия, имя, отчество лица, о котором запрашивается справка

2Дата рождения (крещения),

венчания,

смерти

(нужное подчеркнуть) 3

Ф.И.О. каждого члена семьи, степень родства

4Место жительства лица в период запрашиваемого события, а также в период с 1930 по 1950 гг.

5Название религиозного учреждения,

в котором проводилась регистрация запрашиваемого события,

его местонахождение

Фамилия, имя, отчество заявителя или название организации,

почтовый адрес, телефон

__________________

Дата заполнения анкеты-заявления

________________

Подпись заявителя

Приложение 3 к Административному регламенту

Руководителю

Архивной службы

РСО-Алания

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки

о награждении*

Фамилия, имя, отчество (в том числе измененные),

дата рождения лица, о котором запрашивается справка

Название государственной (ведомственной) награды (орден, медаль, почетное звание, нагрудный знак, грамота и т.д.)

Дата награждения, решением какого органа произведено награждение

Место работы и должность в период награждения.

Название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность

Фамилия, имя, отчество заявителя или название организации,

почтовый адрес, телефон

__________________

Дата заполнения анкеты-заявления

________________

Подпись заявителя

*В случае сохранности удостоверения к награде – приложить ксерокопию удостоверения.

Приложение 4 к Административному регламенту

Руководителю

Архивной службы

РСО-Алания

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки

о стаже работы

1	Фамилия, имя, отчество (в том числе измененные),

дата рождения лица, о котором запрашивается справка

2Прошу подтвердить стаж работы,

в т.ч. с вредными условиями

с _____________________

(число, месяц, год)

по ____________________

(число, месяц, год)

Полное наименование организации (на период работы), ее ведомственная принадлежность. По возможности указать последующие переименования организации

4Занимаемая должность (должности)

5Структурное подразделение организации

6Обращались ли по данному вопросу в другие организации и с каким результатом

7Фамилия, имя, отчество заявителя или название организации,

почтовый адрес, телефон

__________________

Дата заполнения анкеты-заявления

________________

Подпись заявителя

Приложение 5 к Административному регламенту

Руководителю

Архивной службы

РСО-Алания

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для поиска и выдачи архивной копии,

выписки из документа

( о выделении квартиры, земли под строительство дома, гаража и др.)

1	Наименование органа, организации, принявшего или издавшего требуемый документ,

местонахождение организации

2Наименование, дата, номер документа

Какая информация из документа необходима

4Фамилия, имя, отчество заявителя или название организации,

почтовый адрес, телефон

__________________

Дата заполнения анкеты-заявления

________________

Подпись заявителя

Приложение 6 к Административному регламенту

Руководителю

Архивной службы

РСО-Алания

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки

о заработной плате

1	Фамилия, имя, отчество (в том числе измененные),

дата рождения лица, о котором запрашивается справка

2Прошу подтвердить размер заработной платы – указать за какие конкретно годы (не более 5 лет подряд), в случае нахождения в декретном отпуске указать период

с _____________________

(число, месяц, год)

по ____________________

(число, месяц, год)

Полное наименование организации (на период работы), ее ведомственная принадлежность. По возможности указать последующие переименования организации 4Занимаемая должность (должности)

5Структурное подразделение организации

6Обращались ли по данному вопросу в другие организации и с каким результатом

7Фамилия, имя, отчество заявителя или название организации,

почтовый адрес, телефон

__________________

Дата заполнения анкеты-заявления

________________

Подпись заявителя

Приложение 7 к Административному регламенту

Руководителю

Архивной службы

РСО-Алания

АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ

для наведения архивной справки

о составе семьи

Полное наименование населенного пункта, в котором проживала семья; в случае изменения места жительства указать период проживания в каждом населенном пункте

Ф.И.О. каждого члена семьи, степень родства

Фамилия, имя, отчество заявителя или название организации,

почтовый адрес, телефон

__________________

Дата заполнения анкеты-заявления

________________

Подпись заявителя

Приложение 8 к Административному регламенту

Блок схема

последовательности действий

Поступление запроса

Отправка ответа на запрос

Регистрация запроса (ответа на запрос)

Передача запроса на исполнение в государственный архив

Направление запроса на исполнение в органы и организации по принадлежности

Подготовка ответа по документам государственного архива

Уведомление пользователя о направлении запроса на исполнение

Анализ тематики запроса

Принятие решения о возможности исполнения запроса

Уведомление пользователя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения запроса или об отсутствии запрашиваемых сведений

Рассмотрение запроса (ответа) руководителем

Условные обозначения

– начало или завершение

административной процедуры

– операция, действие, мероприятие

– документ, передача документа

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Описание результата предоставления государственной услуги

Срок предоставления государственной услуги

IV. Формы контроля за исполнением Регламента

V. Досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) Архивной службы, а также должностных лиц Архивной службы

V. Досудебное (внесудебное) обжалование
решений и действий (бездействия) Архивной службы,
а также должностных лиц Архивной службы