УТВЕРЖДЁН

             постановлением Правительства

       Республики Северная Осетия-Алания

от    26 октября 2012 г.      № 379

 

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания

государственной функции «Ведение государственного учета документов

Архивного фонда Российской Федерации на территории

Республики Северная Осетия-Алания»

 

I. Общие положения

 

1.1.       Административный регламент исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия – Алания  (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания (далее – Архивная служба) государственной функции по ведению государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания  (далее – государственная функция).

Административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий, порядок взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Архивной службы, а также взаимодействия Архивной службы с органами государственной власти и местного самоуправления, иными учреждениями и организациями, гражданами при исполнении государственной функции.

 

Наименование государственной функции

 

1.2. «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания» (далее – государственная функция).

 

Наименование органа исполнительной власти, исполняющего

государственную функцию

 

1.3. Государственную функцию  исполняет Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания (далее – Архивная служба) во взаимодействии с государственными архивами Республики Северная Осетия-Алания (далее – государственные архивы), муниципальными архивами в Республике Северная Осетия-Алания (далее – муниципальные архивы).

1.4. В исполнении государственной функции участвуют также: государственные и муниципальные музеи и библиотеки Республики Северная Осетия-Алания, органы и организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов (далее – участники исполнения государственной функции).

 

 Результат исполнения государственной функции

 

1.5. Конечным результатом исполнения государственной функции является создание единой базы данных (на бумажных носителях и в электронном виде) о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания. Документальным результатом завершения исполнения государственной функции являются:

1) сводные (в рамках субъекта Российской Федерации) паспорта с пояснительными записками по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным:

государственных архивов Республики Северная Осетия-Алания;

муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания;

музеев и библиотек Республики Северная Осетия-Алания;

2) сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания по состоянию на 1 декабря текущего года с пояснительной запиской к ним.

1.6. Сводные документы государственного учета, а также копии информационных массивов базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» представляются Архивной службой в Федеральное архивное агентство (Росархив)  1 раз в 3 года.

 

 

Срок исполнения государственной функции

 

 

1.7. Максимальный срок исполнения государственной функции составляет 25 рабочих дней со дня поступления документов, перечень которых установлен в пп.3.3-3.5 настоящего  Административного регламента.

1.8. Время ответа на телефонный звонок не должно превышать 30 минут.

1.9. При информировании посредством личного обращения должностные лица Архивной службы обязаны принять заинтересованное лицо в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы.

1.10. При информировании по письменному обращению ответ направляется по почте. Оформление ответа и его направление заявителю по почте осуществляется в течение 3-х рабочих дней. При информировании по электронной почте ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении, в течение 1 рабочего дня.

1.11. Прием и регистрация документов, перечень которых установлен в пп.3.3-3.5 настоящего Административного регламента, осуществляется в день их поступления в Архивную службу. Максимальный срок действий по приему и регистрации документов не должен превышать 20 мин. на 1 комплект документов.

1.12. Проверка комплектности документов, представленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, участниками исполнения государственной функции, и их соответствие требованиям к оформлению и содержанию осуществляется соответствующим должностным лицом Архивной службы  в течение 3 рабочих дней со дня их получения.

1.13. Анализ, обработка документов государственного учета  на бумажных носителях, составление сводных документов государственного учета, пояснительных записок к ним осуществляется должностным лицом Архивной службы  в течение 10 рабочих дней со дня их получения.

1.14. Проверка соответствия копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд», созданных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, требованиям Административного регламента, выполняется соответствующим должностным лицом Архивной службы  в течение 3 рабочих дней со дня получения электронных носителей.

1.15. Анализ копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд» и объединение описаний архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в базы данных «Фондовый каталог» осуществляется соответствующим должностным лицом Архивной службы  в течение 5 рабочих дней со дня получения электронных носителей.

1.16. Устранение недостатков документов на бумажных и электронных носителях, их исправление и повторное представление государственными и муниципальными архивами, а также участниками исполнения государственной функции, осуществляется в течение 7 дней со дня их извещения.

1.17. Направление сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов, а также копий информационных массивов базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в Федеральное архивное агентство осуществляется в течение 1 рабочего дня.

 

Правовые основания исполнения государственной функции

 

1.18. Государственная функция исполняется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Федеральный закон от 22 октября2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст.4169; 2006, № 50, ст.5280, 2007, № 49, ст. 6079, 2008, № 20, ст. 2253);

Закон  Республики Северная Осетия-Алания от 30 декабря2005 г. № 80-РЗ «Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания» (газета «Северная Осетия», 26 января2006 г., № 13);

постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая2011 г. № 373 «О разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;

приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован в Минюсте РФ 06.03.2007, регистрационный № 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14.05.2007, № 20);

приказ Федерального архивного агентства (далее – Росархив) от 11 марта 1997 года № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован в Минюсте РФ 08.07.1997, регистрационный № 1344) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, № 17, 1997 год);

постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 17 июля2009 г. № 221 «Об утверждении Положения об Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания» (далее – положение об Архивной службе).

 

Предмет регулирования Административного регламента

 

1.19. Административным   регламентом   по   исполнению   Архивной   службой

Республики Северная Осетия-Алания государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания» (далее – Административный регламент) определяется последовательность и сроки административных процедур и действий, осуществляемых Архивной службой, государственными и муниципальными архивами, порядок взаимодействия  с участниками исполнения государственной функции по вопросам государственного учета документов государственной и негосударственной частей  Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания с целью обеспечения государственного контроля за их сохранностью.

 

Размер платы, взимаемой при исполнении государственной функции,

и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами,

принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов

Российской Федерации

 

1.20. Архивная служба исполняет государственную функцию бесплатно.

 

Права, обязанности и ответственность должностных лиц

при исполнении государственной функции

 

1.21. Должностные лица Архивной службы при исполнении государственной функции обязаны:

1) соблюдать законодательство Российской Федерации, требования нормативных правовых актов  в области архивного дела и делопроизводства, права и законные интересы органов и организаций, государственных и муниципальных архивов;

2) организовывать деятельность по исполнению государственной функции в соответствии с Административным регламентом;

3) вовремя информировать государственные и муниципальные архивы, участников исполнения государственной функции о результатах рассмотрения представленных документов;

4) не требовать от государственных и муниципальных архивов, участников исполнения государственной функции документов, представление которых не предусмотрено Административным регламентом.

1.22. Должностные лица государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания, государственных и муниципальных музеев и библиотек Республики Северная Осетия-Алания, органов и организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов при участии в исполнении государственной функции обязаны соблюдать требования нормативных правовых актов  в области архивного дела и делопроизводства, в том числе установленные федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела правила в части организации государственного учета архивных документов, а также требования Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, указанного в п.4 настоящего Административного регламента.

1.23. Государственные гражданские служащие Архивной службы, муниципальные служащие администраций муниципальных образований Республики Северная Осетия-Алания, должностные лица государственных архивных учреждений несут ответственность за решения и действия, принимаемые (осуществляемые) в процессе исполнения государственной функции, в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной гражданской службе, о муниципальной службе, законодательством об административных правонарушениях и трудовым законодательством.

 

II.  Порядок исполнения государственной функции

 

Порядок информирования об исполнении государственной функции

 

2.1. Информация об исполнении государственной функции предоставляется:

при личном обращении заявителей в Архивную службу;

посредством размещения на информационных стендах в помещении Архивной службы;

с использованием средств массовой информации, телефонной, почтовой связи, электронного информирования;

посредством размещения на «Едином портале государственных  и муниципальных услуг (функций)» и официальном сайте Архивной службы: archive-osetia.ru

2.2. Для получения информации о процедуре исполнения государственной функции заявители обращаются:

лично – по месту нахождения Архивной службы: г. Владикавказ, ул. Пушкинская,                                       10,

график работы:  понедельник – пятница с 9.00 – 18.00 (перерыв с 13.00 – 14.00)

выходные дни – суббота, воскресенье;

в письменной форме (почтой, электронной почтой): 362019, г. Владикавказ, ул. Пушкинская, 10, факс: (8672) 53-00-96,  адрес электронной почты: archive@rso-a.ru;

в устной форме по телефонам: (8672) 54-88-93, (8672) 53-99-09.

на официальный Internet-сайт Архивной службы: archive-osetia.ru.

2.3. По письменным обращениям и обращениям, поступившим по электронной почте, информация об исполнении государственной функции направляется на почтовый или электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней (под “днем” здесь и далее понимается рабочий день) со дня поступления обращения.

2.4. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивной службы подробно и в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности специалиста Архивной службы, принявшего телефонный звонок.

Если специалист Архивной службы, принявший телефонный звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить заявителю номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

2.5. При личном обращении и обращении по телефону предоставляется следующая информация:

почтовый адрес, адрес электронной почты для направления письменных обращений;

о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства Архивной службы обращения и прилагающиеся к ним документы и сведения;

о нормативных правовых актах, на основании которых Архивная служба осуществляет государственную функцию;

о необходимости представления дополнительных документов и сведений;

о месте размещения на портале государственных услуг (функций) Республики Северная Осетия-Алания и официальном сайте Архивной службы справочных материалов

по вопросам исполнения государственной функции.

2.6. Прием представителей государственных и муниципальных архивов, участников исполнения государственной функции по вопросам составления документов государственного учета и процедуре их представления в Архивную службу, а также разъяснения заполнения показателей по всем разделам основных форм документов государственного учета, осуществляют должностные лица профильного отдела Архивной службы  по следующему графику: понедельник – пятница, с 9.00 до 17.30 (перерыв с 13.00 до 14.00), суббота и воскресенье – выходные дни.

2.7. В служебных помещениях Архивной службы размещаются:

перечень и образцы заполнения всех необходимых бланков (форм);

информация о порядке исполнения государственной функции в текстовом виде и в виде блок-схемы, наглядно отображающей алгоритм прохождения административных процедур, содержания и последовательности административных действий;

административный регламент исполнения государственной функции;

список номеров телефонов ответственных специалистов, осуществляющих консультирование по вопросам исполнения государственной функции, с указанием рассматриваемых ими вопросов;

порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения государственной функции и другая информация, необходимая заявителям.

2.8. На сайте Архивной службы размещается следующая информация:

текст административного регламента;

местонахождение, режим работы, номера телефонов, адреса официального сайта и электронной почты Архивной службы;

блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции.

2.9. Информация об исполняемой государственной функции размещается на «Едином портале государственных  и муниципальных услуг (функций)».

 

1. II.               Административные процедуры

 

Описание последовательности административных действий

при исполнении государственной функции

 

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры:

1) подготовка государственными и муниципальными архивами, а также участниками исполнения государственной функции документов государственного учета и копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд»;

2) прием документов государственного учета, пояснительных записок  к ним, копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд», их регистрация;

3) анализ, обработка документов государственного учета и пояснительных записок к ним, ведение фондового каталога Архивной службы  на бумажном носителе, составление сводных документов государственного учета и разъясняющих их документов;

4) анализ копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд» и объединение описаний архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в программный комплекс «Фондовый каталог»;

5) направление сводных документов государственного учета, копий информационных массивов базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в

Федеральное архивное агентство.

Блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции приведена в приложении  к настоящему Административному регламенту.

Подготовка государственными и муниципальными архивами, а также участниками исполнения государственной функции документов государственного учета и копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд»

 

3.2. Основанием для начала административных действий по выполнению административной процедуры является наступление отчетного периода.

3.3. Государственные и муниципальные архивы Республики Северная Осетия-Алания:

1) ежегодно составляют и представляют в Архивную службу до 25 декабря текущего года:

карточки фондов на поступившие в течение года фонды в 1 экземпляре;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, в 1 экземпляре;

копии информационных массивов базы данных «Архивный фонд» по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, в электронном виде.

2) ежегодно составляют и   представляют 1 раз в 3 года (в 2012 году,  в 2015 году и т. д.) до 25 декабря текущего года в Архивную службу паспорт архива по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, с пояснительной запиской, в 1 экземпляре;

3) составляют и   представляют 1 раз в 3 года (в 2012 году,  в 2015 году и т. д.) до 25 декабря текущего года в Архивную службу сведения о состоянии хранения документов в организациях – источниках комплектования архива по состоянию на 1 декабря текущего года  с пояснительной запиской в 1 экземпляре – 1 раз в 3 года.

3.4. Государственные музеи и библиотеки Республики Северная Осетия-Алания:

1) ежегодно составляют и представляют в Архивную службу до 25 декабря текущего года:

– карточки фондов на поступившие в течение года фонды в 1 экземпляре;

– сведения об изменениях в составе и объеме фондов по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, в 1 экземпляре;

2) ежегодно составляют и   представляют 1 раз в 3 года (в 2012 году,  в 2015 году и т. д.) до 25 декабря текущего года в Архивную службу паспорт архива по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, с пояснительной запиской в 1 экземпляре.

3.5. Организации – источники комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания ежегодно составляют по состоянию на 1 декабря текущего года и 1 раз в 3 года (в 2012 году,  в 2015 году и т. д.) к 15 декабря представляют в соответствующие государственные и муниципальные архивы Республики Северная Осетия-Алания паспорт архива организации в 1 экземпляре.

3.6. Документы государственного учета по форме и содержанию должны соответствовать формам, установленным Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, указанным в п.4 настоящего Административного регламента.

3.7. В документах государственного учета, представляемых в Архивную службу, не

должно содержаться подчисток, приписок, зачеркнутых слов, вклеек и иных исправлений. Документы не должны иметь серьезных повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.

 

 

Прием документов государственного учета и пояснительных записок  к ним, копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд», их регистрация

 

3.8. Основанием для начала административных действий по выполнению административной процедуры является поступление в Архивную службу документов, перечень которых установлен в пп.3.3-3.5 Административного регламента.

3.9. Государственные и муниципальные архивы Республики Северная Осетия-Алания вправе передавать через своего представителя электронные носители, содержащие информационные массивы базы данных «Архивный фонд», непосредственно должностному лицу Архивной службы по работе с информационными технологиями, (далее – должностное лицо по информационным технологиям) без их регистрации.

3.10. Прием и регистрация документов осуществляется должностным лицом Архивной службы, ответственным за прием и регистрацию документов, в день поступления документов в Архивную службу. Максимальный срок выполнения действий по приему и регистрации документов не должен превышать 20 мин. на один комплект документов.

3.11. Должностное лицо Архивной службы, ответственное за прием и регистрацию документов, регистрирует в журнале регистрации входящей корреспонденции сопроводительное письмо к представляемым документам, ставит на письме регистрационный штамп с указанием даты и входящего номера.

3.12. После регистрации документы в тот же день передаются руководителю (в его отсутствие – заместителю руководителя) Архивной службы  для наложения соответствующей резолюции.

3.13. Должностное лицо Архивной службы, ответственное за прием и регистрацию документов, после получения документов от руководителя Архивной службы,  в течение 30 минут передает их должностным лицам Архивной службы в соответствии с резолюцией руководителя Архивной службы.

 

Анализ, обработка документов государственного учета и пояснительных записок к ним, ведение фондового каталога Архивной службы  на бумажном носителе, составление сводных документов государственного учета

и пояснительных записок к ним

 

3.14. Основанием для начала административных действий по выполнению административной процедуры является поступление документов, перечень которых установлен в пп.3.3-3.5 настоящего Административного регламента, на бумажном носителе к должностному лицу отдела Архивной службы, ответственному за исполнение государственной функции (далее – должностное лицо отдела).

3.15. Должностное лицо отдела в течение 3 рабочих дней со дня получения документов проверяет комплектность документов и их соответствие требованиям к оформлению, изложенным в пп.3.6,3.7 настоящего Административного регламента.

3.16. Если при проверке документов выявлены недостатки, должностное лицо отдела  в день выявления извещает должностное лицо государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания, участника исполнения государственной функции, подготовившее документы (по телефону либо при личном посещении Архивной службы  данным лицом), о нарушении требований настоящего Административного регламента и запрашивает у него отсутствующие при представлении документы либо документы, приведенные в соответствие с требованиями настоящего Административного регламента.

3.17. Соответствующее должностное лицо государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания, участника исполнения государственной функции, в течение 7 (семи) дней со дня извещения сотрудником Архивной службы  обязано:

устранить недостатки, выявленные в представленных в Архивную службу документах;

представить (лично или посредством почтовой связи) отсутствующие при первичном представлении документы либо документы, приведенные в соответствие с требованиями настоящего Административного регламента.

3.18. По запросу указанного выше сотрудника Архивной службы,  для соблюдения сроков выполнения административных процедур, документы могут быть направлены по факсу, по электронной почте, что не исключает последующее представление оригиналов запрашиваемых документов лично или посредством почтовой связи.

3.19. После получения отсутствующих при первичном представлении документов  либо документов, приведенных в соответствие с нормативными требованиями, должностное лицо отдела выполняет действия в соответствии с п.3.21 настоящего Административного регламента.

3.20. В случае непредставления должностным лицом государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания, участника исполнения государственной функции, запрашиваемых документов должностное лицо отдела обращается к директору государственного архива, главе администрации муниципального образования, руководителю участника исполнения государственной функции с тем же запросом и предложением о привлечении виновного должностного лица к дисциплинарной ответственности. Данный запрос выполняется в течение 3-х дней.

3.21. В случае если поступившие документы государственного учета соответствуют всем необходимым требованиям, должностное лицо отдела в течение 10 рабочих дней со дня поступления документов:

1) Ежегодно:

проводит анализ полноты и сбалансированности всех показателей, указанных в документах государственного учета;

изучает информацию, содержащуюся в объяснительных и пояснительных записках к документам государственного учета, листах фонда;

сопоставляет данные, содержащиеся в документах государственного учета и пояснительных записках к ним, с данными, отраженными в годовых отчетах государственных и муниципальных архивов, выявляет противоречия и принимает меры по их устранению в порядке, предусмотренном в п.3.20 настоящего Административного регламента;

готовит информацию о государственном учете и представляет ее заместителю

руководителя Архивной службы  для рассмотрения и включения ее в годовой отчет Архивной службы  по основным направлениям деятельности;

включает карточки фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в фондовый каталог Архивной службы  на бумажном носителе.

2) Раз в три года:

составляет сводные паспорта (на бумажном носителе и в электронном виде) государственных архивов Республики Северная Осетия-Алания, муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания, музеев и библиотек Республики Северная Осетия-Алания по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным, путем включения учетных сведений из паспорта каждого государственного или муниципального архива, музея или библиотеки в показатели сводных паспортов;

готовит пояснительные записки к сводным паспортам государственных архивов Республики Северная Осетия-Алания, муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания, музеев и библиотек Республики Северная Осетия-Алания;

составляет (на бумажном носителе и в электронном виде) сведения о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания по состоянию на 1 декабря текущего года на основании сведений о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования каждого государственного или муниципального архива;

готовит пояснительные записки к сведениям о состоянии хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организациях – источниках комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания;

передает составленные документы на рассмотрение заместителю руководителя Архивной службы.

3.22. Заместитель руководителя Архивной службы  в течение 3 рабочих дней со дня получения документов рассматривает их, в случае отсутствия замечаний, визирует сводные документы государственного учета и передает пакет документов на подпись руководителю Архивной службы.

3.23. В случае выявления в составленных сводных документах неточностей или ошибок заместитель руководителя  в тот же день возвращает их должностному лицу отдела для внесения соответствующих изменений и доработки.

3.24. Должностное лицо отдела после получения пакета документов в течение 1 рабочего дня дорабатывает документы, вносит в них изменения, передает повторно заместителю руководителя Архивной службы.

3.25. Заместитель руководителя Архивной службы  в день получения повторно представленных документов выполняет действия, изложенные в п.3.22 настоящего Административного регламента.

 

Анализ копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд» и объединение описаний архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в базу данных «Фондовый каталог»

 

3.26. Основанием   для   начала   административных   действий   по    выполнению

административной процедуры является поступление электронных носителей, содержащих

информационные массивы базы данных «Архивный фонд», представленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, к должностному лицу.

3.27. Должностное лицо по информационным технологиям  и должностное лицо отдела в течение 3 рабочих дней со дня получения электронных носителей  проверяют полноту, качество копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд», созданных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания,  их соответствие документам государственного учета на бумажных носителях.

3.28. Если при проверке копий информационных массивов базы данных «Архивный фонд» выявлены ошибки, должностное лицо отдела в день выявления извещает ответственное должностное лицо государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания (по телефону либо при личном посещении Архивной службы  данным лицом) и запрашивает у него новые электронные носители с указанной информацией взамен поврежденных (не по вине сотрудника Архивной службы) или информационные массивы базы данных «Архивный фонд», приведенные в соответствие с нормативными требованиями.

3.29. Соответствующее должностное лицо государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания в течение 7 (семи) дней со дня извещения сотрудником Архивной службы  обязано представить новые электронные носители с указанной информацией взамен поврежденных или информационные массивы базы данных «Архивный фонд», приведенные в соответствие с нормативными требованиями.

3.30. В случае непредставления должностным лицом государственного или муниципального архива Республики Северная Осетия-Алания запрашиваемых материалов должностное лицо  Архивной службы  обращается к директору государственного архива с тем же запросом и предложением о привлечении виновного должностного лица к дисциплинарной ответственности. Данный запрос выполняется в течение 3-х дней.

3.31. В случае если поступившие копии информационных массивов базы данных «Архивный фонд», составленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, соответствуют всем установленным требованиям, должностное лицо по информационным технологиям в течение 5 рабочих дней со дня поступления электронных носителей:

проводит анализ полноты и сбалансированности всех элементов описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания;

объединяет описания архивных фондов государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия-Алания в базу данных программного комплекса «Фондовый каталог»;

создает копии информационных массивов базы данных «Фондовый каталог»;

извещает в течение рабочего дня руководителя Архивной службы  (его заместителя) и готовности копий информационных массивов базы данных «Фондовый каталог»  к направлению в Росархив.

 

Направление сводных документов государственного учета  и копий

информационных массивов базы данных программного комплекса

«Фондовый каталог» в Федеральное архивное агентство

 

3.32. Основанием для начала административных действий по выполнению административной процедуры является:

получение должностным лицом Архивной службы, ответственным за прием и регистрацию документов, сопроводительного письма, сводных документов государственного учета и пояснительных записок к ним на бумажном носителе, подписанных руководителем Архивной службы;

получение должностным лицом по информационным технологиям в устной форме распоряжения руководителя Архивной службы о направлении копий информационных массивов базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в Федеральное архивное агентство.

3.33. Должностное лицо Архивной службы, ответственное за прием и регистрацию документов, после получения сопроводительного письма, сводных документов государственного учета и пояснительных записок к ним на бумажном носителе, подписанных руководителем Архивной службы,  в течение 1 рабочего дня  регистрирует их в журнале регистрации отправляемых документов и отправляет их по почте и по электронной почте в адрес Росархива.

3.34. Должностное лицо по информационным технологиям в течение 1 рабочего дня осуществляет отправку копий информационных массивов базы данных программного комплекса «Фондовый каталог» в Росархив по адресу электронной почты.

 

IV. Формы контроля за исполнением государственной функции

 

4.1. Контроль за исполнением государственной функции осуществляется в следующих формах:

текущий контроль, проводимый не реже 2 раз в год;

плановые и внеплановые проверки полноты и качества исполнения ответственными должностными лицами положений настоящего Административного регламента, нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции.

4.2. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами Административного регламента, по выполнению государственной функции и принятием решений осуществляет заместитель руководителя Архивной службы.

4.3. Заместитель руководителя Архивной службы  при рассмотрении документов, подготавливаемых должностным лицом отдела, проводит контроль качества выполненных административных действий по исполнению государственной функции.

4.4. Критериями, положительно характеризующими качество выполненных административных действий по исполнению государственной услуги, являются:

– количество выявленных ошибок, неточностей, противоречий в документах, представленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, музеями и библиотеками Республики Северная Осетия-Алания;

– соблюдение последовательности административных действий, их соответствие требованиям настоящего Административного регламента;

– соблюдение установленных сроков по выполнению административных действий;

– отсутствие жалоб заявителей на действия (бездействие) должностных лиц.

4.5. Критериями,   отрицательно    характеризующими    качество    выполненных

административных действий по исполнению государственной услуги, являются:

– наличие признанных в установленном порядке обоснованными жалоб на незаконность действий (бездействия) должностных лиц;

– неполное выявление ошибок, неточностей, противоречий в документах, представленных государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, музеями и библиотеками Республики Северная Осетия-Алания;

– несоблюдение требований настоящего Административного регламента.

4.6. Плановые проверки полноты и качества исполнения государственной функции государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, музеями и библиотеками Республики Северная Осетия-Алания проводятся в соответствии с ежегодно утверждаемым планом работы Архивной службы  при осуществлении контроля за соблюдением законодательства об архивном деле Российской Федерации с периодичностью не чаще одного раза в три года.

4.7. Внеплановые проверки полноты и качества исполнения государственными и муниципальными архивами Республики Северная Осетия-Алания, музеями и библиотеками Республики Северная Осетия-Алания государственной функции проводятся по решению руководителя Архивной службы  в случаях:

поступления жалоб на исполнение государственной функции;

выявления нарушений порядка и сроков выполнения административных процедур, установленных настоящим Административным Регламентом, при плановой проверке.

4.8. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и (или) юридических лиц действиями (бездействием) должностных лиц Архивной службы, участвующих в исполнении государственной функции, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

4.9. Контроль полноты и качества исполнения государственной функции со стороны Федерального архивного агентства включает в себя рассмотрение  документов государственного учета Архивной службы.

 

V. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемого им решения при исполнении государственной функции

 

5.1. Действия (бездействие), решения должностных лиц Архивной службы, осуществляемые в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы:

руководителю Архивной службы;

в Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132; тел. (495)606-25-14,606-29-73; E-mail: rosarhiv@archives.ru;

заместителю Председателя Правительства  Республики Северная Осетия-Алания, курирующему  архивную сферу деятельности по адресу: пл. Свободы, д. 1, Владикавказ, 362040;

в судебном порядке.

5.2. Обращение подается в письменной форме или в форме электронного документа и должно содержать:

1) при подаче обращения физическим лицом – его фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), при подаче обращения юридическим лицом – его полное и точное наименование;

2) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, контактный телефон;

3) наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, или фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, или должность соответствующего лица;

4) суть обращения;

5) при подаче обращения физическим лицом – личную подпись лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи), при подаче обращения юридическим лицом – подпись руководителя (заместителя руководителя) юридического лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи);

6) дату обращения.

К обращению могут быть приложены копии документов (в том числе в форме электронных документов), подтверждающих изложенную в обращении информацию.

5.3. Рассмотрение обращений и принятие по ним решений осуществляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации в Архивной службе.

5.4. Результатом рассмотрения обращения является:

признание правомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица при исполнении государственной функции и обоснованный отказ в удовлетворении претензии;

признание неправомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица полностью или частично и удовлетворение претензии заявителя путем устранения нарушений прав граждан и организаций при исполнении государственной функции.

5.5. Если в результате рассмотрения обращения будут выявлены нарушения должностными лицами Архивной службы положений Административного регламента, а также законодательства Российской Федерации и Республики Северная Осетия-Алания о рассмотрении обращений граждан, то принимается решение о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим такие нарушения в ходе осуществления государственной функции на основании Административного регламента.

5.6. Сроки и порядок обжалования действий (бездействия) Архивной службы или её должностного лица через суд, а также юриспруденция суда, в который подается соответствующее заявление, регламентируются Законом Российской Федерации “Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан”, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации и Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации.