УТВЕРЖДЁН

             постановлением Правительства

       Республики Северная Осетия-Алания

от    26 октября  2012 г.      № 379

Административный регламент

 исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции «Осуществление контроля

за  соблюдением законодательства в области архивного дела

 на территории Республики Северная Осетия-Алания»

I. Общие положения

 

1.1. Административный регламент исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции по осуществлению контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела на территории Республики Северная Осетия – Алания  (далее – Административный регламент) разработан в целях повышения эффективности исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания (далее – Архивная служба) государственной функции по контролю за соблюдением законодательства в области архивного дела на территории Республики Северная Осетия-Алания  (далее – государственная функция).

Административный регламент устанавливает сроки и последовательность административных процедур и административных действий, порядок взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Архивной службы, а также взаимодействия Архивной службы с органами государственной власти и местного самоуправления, иными учреждениями и организациями, гражданами при исполнении государственной функции.

 

Предмет государственного контроля

 

1.2. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Северная Осетия-Алания включает проверку соблюдения органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями и индивидуальными предпринимателями, действующими на территории Республики Северная Осетия-Алания, законодательства об архивном деле в Российской Федерации, а также правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

Административные действия по осуществлению контроля проводятся Архивной службой в форме плановых (внеплановых) выездных (инспекционных) проверок (далее – выездная проверка) или в форме плановых (внеплановых) документарных (камеральных) проверок (далее – документарная проверка).

 Наименование государственной функции

 

1.3. «Осуществление контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела на территории Республики Северная Осетия –Алания» (далее – государственная функция).

 

 Наименование органа, осуществляющего государственную функцию

 

1.4. Государственную функцию осуществляет Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания.

Результат исполнения государственной функции

 

1.5. Результатом исполнения государственной функции являются:

1) вручение проверяемому лицу (руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю проверяемого органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации) под расписку акта проверки соблюдения законодательства об архивном деле (далее – акт проверки) установленной формы (приложения №№ 2 и 3 к административному регламенту);

2) вручение проверяемому лицу (руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю проверяемого органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации) под расписку предписания об устранении выявленных нарушений (далее – предписание) (приложение № 4 к административному регламенту);

3) в случае неисполнения проверяемым лицом предписания составление уполномоченным должностным лицом Архивной службы (руководителем Архивной службы, заместителем руководителя Архивной службы, начальником профильного отдела Архивной службы) протокола об административном правонарушении (далее – протокол) (приложение № 5 к административному регламенту).

1.6. При отсутствии руководителя, должностного лица или уполномоченного представителя органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, индивидуального предпринимателя, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки, предписанием, протоколом, данные документы направляются заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в Архивной службе.

Срок исполнения государственной функции

 

1.7. Проверка проводится в сроки, указанные в приказе Архивной службы о проведении данной проверки. Срок проверки составляет не более 20 дней.

В исключительных случаях, связанных с необходимостью проведения сложных и (или) длительных исследований, испытаний, специальных экспертиз и расследований на основании мотивированного предложения начальника профильного отдела Архивной службы срок проведения выездной плановой проверки продлевается приказом Архивной службы, но не более чем на 20 дней.

 

 Правовые основания исполнения государственной функции

 

1.8. Государственная функция исполняется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях («Собрание законодательства РФ», 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ч.5 ст. 1.3.1);

Федеральный закон от 22 октября2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» («Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, N 43, ст. 4169);

Федеральный закон от 26 декабря2008 г. N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;

Федеральный закон от 2 мая2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» («Собрание законодательства РФ». 08.05.2006, N 19. ст. 2060, «Российская газета», N 95, 05.05.2006);

Закон  Республики Северная Осетия-Алания от 1 августа2003 г. № 31-РЗ «Об административной ответственности за отдельные виды правонарушений» (газета «Северная Осетия», 13 августа2003 г.);

Закон  Республики Северная Осетия-Алания от 30 декабря2005 г. № 80-РЗ «Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания» (газета «Северная Осетия», 26 января2006 г., № 13);

постановление Правительства Российской Федерации от 16 мая2011 г. № 373 «О

разработке и утверждении административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг»;

приказ Министерства культуры Российской Федерации от 18 января2007 г. N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» («Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» N 20, 14.05.2007);

постановление Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 17 июля2009 г. № 221 «Об утверждении Положения об Архивной службе Республики Северная Осетия-Алания» (далее – положение об Архивной службе).

 

Права и обязанности должностных лиц при осуществлении

государственного контроля

 

1.9. Исполнение государственной функции осуществляется государственными гражданскими служащими Архивной службы (далее – должностные лица) в соответствии с распределением должностных обязанностей, определенным должностным регламентом.

1.10.  Должностные лица Архивной службы при проведении проверочных мероприятий обязаны:

соблюдать законодательство Российской Федерации, права и законные интересы юридических лиц,  проверка которых проводится;

проводить проверку только во время исполнения служебных обязанностей, выездную проверку только при предъявлении служебных удостоверений, копии приказа руководителя Архивной службы;

не препятствовать руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица присутствовать при проведении проверки и давать разъяснения по вопросам, относящимся к предмету проверки;

предоставлять руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю юридического лица, присутствующим при проведении проверки, информацию и документы, относящиеся к предмету проверки;

знакомить руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица с результатами проверки;

учитывать при определении мер, принимаемых по фактам выявленных нарушений, соответствие указанных мер тяжести нарушений, а также не допускать необоснованное ограничение прав и законных интересов граждан, юридических лиц;

доказывать обоснованность своих действий при их обжаловании юридическими лицами в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

не требовать от юридического лица документы и иные сведения, представление которых не предусмотрено законодательством Российской Федерации;

осуществлять запись о проведенной проверке в журнале учета проверок.

1.11. При проведении проверок должностные лица Архивной службы не вправе:

осуществлять проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица;

требовать представления документов, информации, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;

распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

превышать установленные сроки проведения проверки;

осуществлять выдачу юридическим лицам предписаний или предложений о проведении за

их счет мероприятий  по  контролю.

1.12. В случае выявления при проведении проверки нарушений правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, должностные лица Архивной службы, проводившие проверку, в пределах полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, обязаны:

1) выдать предписание юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения;

2) принять меры по контролю за устранением выявленных нарушений, а также меры по привлечению лиц, допустивших выявленные нарушения, к ответственности.

 

Права и обязанности лиц, в отношении которых

осуществляются мероприятия по контролю

 

1.13. Руководитель, иное должностное лицо или  уполномоченные представители юридического лица обязаны предоставить должностным лицам Архивной службы, проводящим проверку, возможность ознакомиться с документами, связанными с целями, задачами и предметом проверки, а также обеспечить доступ проводящих выездную проверку должностных лиц и участвующих в выездной проверке экспертов, представителей экспертных организаций на территорию, в используемые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем при осуществлении деятельности здания, строения, сооружения, помещения, к используемым юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями оборудованию.

1.14. Руководитель, иное должностное лицо или  уполномоченный представитель юридического лица, в случае несогласия с фактами, выводами, предложениями, изложенными в акте по итогам проверки, либо с выданным предписанием, в течение 15 дней с даты получения акта проверки, предписания вправе представить в Архивную службу в письменной форме возражения в отношении акта проверки и (или) выданного предписания в целом или его отдельных положений. При этом объект проверки вправе приложить к возражениям документы, подтверждающие обоснованность таких возражений, или их заверенные копии.

Размер платы, взимаемой при исполнении государственной

функции, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных

федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними

иными нормативными правовыми актами Российской Федерации,

нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации

 

1.15. Архивная служба исполняет государственную функцию бесплатно.

 

II. Порядок исполнения государственной функции

 

Порядок информирования об исполнении государственной функции

 

2.1. Информация об исполнении государственной функции предоставляется:

при личном обращении заявителей в Архивную службу;

посредством размещения на информационных стендах в помещении Архивной службы;

с использованием средств массовой информации, телефонной, почтовой связи, электронного информирования;

посредством размещения на «Едином портале государственных  и муниципальных услуг (функций)» и официальном сайте Архивной службы: archive-osetia.ru

2.2. Для получения информации о процедуре исполнения государственной функции заявители обращаются:

лично – по месту нахождения Архивной службы: г. Владикавказ, ул. Пушкинская, 10,

график работы:  понедельник – пятница с 9.00 – 18.00 (перерыв с 13.00 – 14.00)

выходные дни – суббота, воскресенье;

в письменной форме (почтой, электронной почтой): 362019, г. Владикавказ, ул. Пушкинская, 10, факс: (8672) 53-00-96,  адрес электронной почты: archive@rso-a.ru;

в устной форме по телефонам: (8672) 54-88-93, (8672) 53-99-09.

на официальный Internet-сайт Архивной службы: archive-osetia.ru.

2.3. По письменным обращениям и обращениям, поступившим по электронной почте, информация об исполнении государственной функции направляется на почтовый или электронный адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней (под “днем” здесь и далее понимается рабочий день) со дня поступления обращения.

2.4. При ответах на телефонные звонки специалисты Архивной службы подробно и в вежливой (корректной) форме информируют заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчества и должности специалиста Архивной службы, принявшего телефонный звонок.

Если специалист Архивной службы, принявший телефонный звонок, не имеет возможности ответить на поставленный вопрос, он должен сообщить заявителю номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

2.5. При личном обращении и обращении по телефону предоставляется следующая информация:

почтовый адрес, адрес электронной почты для направления письменных обращений;

о входящих номерах, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства Архивной службы обращения и прилагающиеся к ним документы и сведения;

о нормативных правовых актах, на основании которых Архивная служба осуществляет государственную функцию;

о необходимости представления дополнительных документов и сведений;

о месте размещения на портале государственных услуг (функций) Республики Северная Осетия-Алания и официальном сайте Архивной службы справочных материалов по вопросам исполнения государственной функции.

2.6. Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.

2.7. В служебных помещениях Архивной службы размещаются:

перечень и образцы заполнения всех необходимых бланков (форм);

информация о порядке исполнения государственной функции в текстовом виде и в виде блок-схемы, наглядно отображающей алгоритм прохождения административных процедур, содержания и последовательности административных действий;

административный регламент исполнения государственной функции;

перечень оснований для отказа в исполнении государственной функции;

список номеров телефонов ответственных специалистов, осуществляющих консультирование по вопросам исполнения государственной функции, с указанием рассматриваемых ими вопросов;

порядок обжалования действий (бездействий) и решений, осуществляемых (принимаемых) в ходе исполнения государственной функции и другая информация, необходимая заявителям.

2.8. На сайте Архивной службы размещается следующая информация:

текст административного регламента;

местонахождение, режим работы, номера телефонов, адреса официального сайта и электронной почты Архивной службы;

блок-схема последовательности действий при исполнении государственной функции (приложение  к административному регламенту).

2.9. Информация об исполняемой государственной функции размещается на «Едином портале государственных  и муниципальных услуг (функций)».

 

III. Административные процедуры

 Описание последовательности действий при исполнении государственной функции

 

3.1. Исполнение государственной функции включает в себя следующие административные процедуры (блок-схема приводится в приложении № 1 к Административному регламенту):

разработка плана проверок;

подготовка приказа о проведении проверки или обоснованного отказа в проведении проверки;

подготовка проверки, проведение административных действий по осуществлению контроля;

оформление результатов проверки;

принятие мер в отношении фактов нарушений, выявленных при проведении проверки.

 

Разработка плана проверок

3.2. Для проведения плановых административных действий по осуществлению контроля составляется план проведения проверок Архивной службы на календарный год (далее – план проверок), разрабатываемый профильным отделом Архивной службы.

Основанием для включения в план проверок является истечение:

трех лет со дня государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя;

трех лет со дня окончания проведения последней плановой проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя;

План проверок, заранее согласованный с Прокуратурой Республики Северная Осетия-Алания, утверждается руководителем Архивной службы не позднее 31 декабря текущего года и размещается на официальном сайте Архивной службы.

 

Подготовка приказа о проведении проверки или обоснованного отказа

в проведении проверки

 

3.3. Проведение административных действий по контролю осуществляется на основании приказа Архивной службы. Руководитель профильного структурного подразделения Архивной службы готовит проект приказа, который рассматривается и подписывается руководителем Архивной  службы.

Основанием для издания приказа о проведении  проверки является:

утвержденный годовой план проверок Архивной службы;

поручение Главы Республики Северная Осетия-Алания, Правительства Республики Северная Осетия-Алания о проведении проверочных мероприятий;

истечение срока выполнения ранее выданного Архивной службой предписания об устранении выявленных нарушений;

обращения граждан в связи с нарушением их конституционных прав на пенсионное обеспечение.

3.4. В приказе Архивной службы указываются:

основание для проведения проверки, в том числе вид, номер и дата документа о проведении административных действий по осуществлению контроля;

фамилии, имена, отчества, должности лиц (лица), уполномоченных на проведение проверки, а также привлекаемых к проведению экспертов, представителей экспертных организаций;

наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, индивидуального предпринимателя, в отношении которых проводится проверка (далее – объект проверки);

предмет проверки;

правовые основания проведения проверки, в том числе нормативные правовые акты, требования которых подлежат проверке;

дата начала и окончания проверки;

сроки подготовки акта проверки, предписания, протокола;

перечень документов, запрашиваемых у объекта проверки, по вопросам, подлежащим проверке, и срок их предоставления (для документарной проверки);

план – задание проверки.

3.5. Комиссия по проверке формируется из специалистов Архивной службы с включением в ее состав при необходимости экспертов из числа работников государственных архивных учреждений Республики Северная Осетия-Алания, органов государственной власти Республики Северная Осетия-Алания и органов местного самоуправления, не состоящих в гражданско-правовых и трудовых отношениях с объектом проверки и не являющихся аффиллированными лицами проверяемых лиц.

Решение о включении указанных лиц в состав комиссии по проверке принимается руководителем  Архивной службы в соответствии с особенностями объекта проверки и содержания вопросов, подлежащих проверке.

Максимальный срок подготовки приказа Архивной службы о проведении проверки или обоснованного отказа в проведении проверки – 5 дней.

Максимальный срок регистрации и направления отказа заявителю – 1 день.

 

Подготовка проверки, проведение административных действий

 по осуществлению контроля

3.6. О проведении плановой проверки объект проверки уведомляется Архивной службой не позднее чем за 3 дня до начала ее проведения посредством направления копии приказа Архивной службы о проведении плановой проверки заказным почтовым отправлением с уведомлением или иным доступным способом.

3.7. О проведении внеплановой выездной проверки объект проверки уведомляется Архивной службой не менее чем за двадцать четыре часа до начала ее проведения любым доступным способом.

3.8. Административные действия по осуществлению контроля посредством выездной проверки проводятся в случаях:

необходимости оценить соответствие деятельности объекта проверки обязательным требованиям без проведения соответствующего мероприятия по контролю;

получения поручений вышестоящих органов государственной власти о проведении административных действий по осуществлению контроля в форме выездных проверок;

необходимости выезда на объект проверки с целью получения информации по вопросам, подлежащим проверке;

необходимости удостовериться в полноте и достоверности сведений, представляемых объектом проверки.

В иных случаях мероприятия по исполнению государственной функции проводятся в форме документарных проверок.

3.9. Председатель комиссии по проверке (проверяющий) по прибытии на объект проверки предъявляет руководителю или уполномоченному им должностному лицу служебное удостоверение и приказ Архивной службы о проведении проверки, представляет членов комиссии, информирует о порядке проведения проверки.

В ходе выездной проверки комиссия по проверке (проверяющий) в соответствии с планом – заданием проверки устанавливает:

1) соответствие нормативных правовых актов объекта проверки законодательству об архивном деле в Российской Федерации;

2) соответствие деятельности объекта проверки законодательству об архивном деле в Российской Федерации.

Максимальный срок административных действий по осуществлению контроля посредством выездной проверки – 10 дней.

3.10. Административные действия по осуществлению контроля посредством документарной проверки проводятся, если достоверность сведений, предоставляемых объектом проверки в Архивную службу, вызывает обоснованные сомнения, либо эти сведения не позволяют оценить исполнение объектом проверки требований, предусмотренных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

3.11. Архивная служба в течение 5 дней с момента издания приказа о документарной проверке направляет в адрес объекта проверки мотивированный запрос с требованием представить иные, необходимые для рассмотрения в ходе проведения документарной проверки, документы. К запросу прилагается заверенная печатью копия приказа Архивной службы о проведении документарной проверки.

3.12. Перечень документов, запрашиваемых у объекта проверки, включает:

учредительные документы объекта проверки;

локальные акты, регламентирующие деятельность объекта проверки;

нормативные акты объекта проверки, регламентирующие обеспечение государственных гарантий прав граждан на получение архивной информации в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

нормативные акты, определяющие порядок создания, реорганизации и ликвидации объекта проверки;

внутренний распорядок объекта проверки;

порядок оказания платных услуг;

материалы по работе с заявлениями и обращениями физических и юридических лиц;

документация по кадровому обеспечению, штатное расписание, личные дела работников и их индивидуальные планы работы на год;

иные документы, регламентирующие деятельность объекта проверки, касающиеся вопросов проверки.

3.13. Объект проверки в течение 7 дней со дня получения мотивированного запроса обязан направить в Архивную службу указанные в запросе документы.

3.14. В ходе документарной проверки комиссия по проверке (проверяющий) рассматривает имеющуюся в Архивной службе информацию о деятельности объекта проверки и представленные им по запросу Архивной службы документы по вопросам, подлежащим проверке в течение 7 дней со дня получения полного объема запрошенных у объекта проверки документов.

 

 Оформление результатов проверки

 

3.15. По результатам проверки должностными лицами Архивной службы, проводящими проверку, в течение 3 дней с момента завершения проверки составляется акт проверки в двух экземплярах (формы актов проверки приводятся в приложениях №№ 1 и 2 к Административному регламенту).

3.16. В случае если для составления акта проверки необходимо получить заключения по результатам проведенных исследований, специальных расследований, экспертиз, акт проверки составляется в срок, не превышающий 10 дней после завершения проверки.

3.17. В акте проверки указываются:

1) дата и место составления акта проверки;

2) наименование проверяющего органа;

3) дата и номер приказа Архивной службы о проведении проверки;

4) фамилии, имена, отчества и должности должностных лиц (должностного лица), проводивших проверку;

5) наименование объекта проверки, а также фамилия, имя, отчество и должность руководителя, должностного лица или уполномоченного представителя объекта проверки, присутствовавшего при проведении проверки;

6) дата, место и продолжительность проведения проверки;

7) сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях требований, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации, об их характере и о лицах, допустивших указанные нарушения;

8) сведения об ознакомлении или отказе в ознакомлении с актом проверки руководителя, должностного лица или уполномоченного представителя объекта проверки, о наличии их подписей или об отказе от совершения подписи, а также сведения о внесении в журнал учета проверок записи о проведенной проверке либо о невозможности внесения такой записи в связи с отсутствием указанного журнала;

9) подписи должностного лица или должностных лиц, проводивших проверку.

3.18. Второй экземпляр акта с копиями приложений вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю объекта проверки под расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки.

В случае отсутствия руководителя, должностного лица или уполномоченного представителя объекта проверки, а также в случае отказа проверяемого лица дать расписку об ознакомлении либо об отказе в ознакомлении с актом проверки акт проверки направляется заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении, которое приобщается к экземпляру акта проверки, хранящемуся в Архивной службе.

3.19. Результаты проверки, содержащие информацию, составляющую коммерческую, служебную, иную тайну, оформляются с соблюдением требований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

 

Принятие мер в отношении фактов нарушений,

выявленных при проведении проверки

 

3.20. В случае выявления при проведении проверки нарушений законодательства об архивном деле в Российской Федерации должностные лица Архивной службы, проводившие проверку, в пределах полномочий, предусмотренных законодательством Российской Федерации, обязаны:

1) выдать предписание объекту проверки с указанием сроков устранения несоответствий и (или) выявленных нарушений;

2) осуществить контроль за исполнением предписания;

3) составить протокол об административном правонарушении.

3.21. При принятии решения о направлении предписания комиссия по проверке готовит проект предписания объекту проверки или его учредителю. В предписании указывается срок устранения несоответствий и (или) нарушений, который может составлять от 1 до 12 месяцев (форма предписания приводится в приложении №4 к Административному регламенту).

3.22. Предписание в течение 2 дней рассматривается, подписывается руководителем Архивной службы и вручается руководителю, иному должностному лицу или уполномоченному представителю объекта проверки под расписку либо направляется заказным письмом с уведомлением о вручении, а копия предписания направляется учредителю объекта проверки.

3.23. Проверка исполнения предписания проводится в течение 7 дней после истечения срока на устранение нарушений. По результатам проверки исполнения предписания председателем комиссии по проверке или должностным лицом, проводившим проверку, составляется акт проверки исполнения предписания в двух экземплярах.

Порядок проверки исполнения предписания аналогичен порядку проведения проверки.

3.24. В случае неисполнения предписания председателем комиссии по проверке или должностным лицом, проводившим проверку, по окончании проверки исполнения предписания в течение 1 дня составляется протокол об административном правонарушении (приложение №5 к Административному регламенту).

3.25. В протоколе указываются дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол, сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении, фамилии, имена, отчества, адреса места жительства понятых, место, время совершения и событие административного правонарушения, статья #M12291 982300588Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях#S или закона Республики Северная Осетия-Алания, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение, объяснение должностного лица или законного представителя объекта проверки, в отношении которых возбуждено дело, иные сведения, необходимые для разрешения дела.

3.26. При составлении протокола физическому лицу, должностному лицу или иному законному представителю объекта проверки, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении, а также иным участникам производства по делу разъясняются их права и обязанности, предусмотренные #M12291 982300588Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях#S, о чем делается запись в протоколе.

3.27. Физическому лицу, должностному лицу или иному законному представителю объекта проверки, должна быть предоставлена возможность ознакомления с протоколом. Указанные лица вправе представить объяснения и замечания по содержанию протокола, которые прилагаются к протоколу.

3.28. Протокол подписывается должностным лицом, его составившим и  физическим лицом, должностным лицом или иным законным представителем объекта проверки, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении. В случае отказа указанных лиц от подписания протокола, а также в случае, предусмотренном частью 4.1 #M12293 0 982300588 1265885411 24576 78 2438630995 3137 1151658560 870192376 77статьи 28.2 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях#S, в нем делается соответствующая запись.

3.29. В случае неявки физического лица, должностного лица или законного представителя организации, если они извещены в установленном порядке, протокол составляется в их отсутствие. Копия протокола направляется лицу, в отношении которого он составлен, в течение 3 дней со дня его составления.

3.30. Протокол направляется мировому судье, уполномоченному рассматривать дело об административном правонарушении, в течение 3 суток с момента составления протокола.

IV. Формы контроля за исполнением Административного регламента

 

4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению государственной функции, и принятием решений осуществляется заместителем руководителя Архивной службы, ответственным за организацию работы по исполнению государственной функции.

4.2. Текущий контроль за полнотой и качеством исполнения государственной функции, за соблюдением и исполнением должностными лицами Архивной службы, участвующими в исполнении государственной функции, положений Административного регламента и нормативных правовых актов, устанавливающих требования к исполнению государственной функции (далее – текущий контроль), осуществляется руководителем Архивной службы.

4.3. Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок полноты и качества исполнения государственной функции, соблюдения и исполнения положений Административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации, выявления и обеспечения устранения выявленных нарушений, рассмотрения, принятия решений и подготовки ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на действия (бездействие) должностных лиц Архивной службы, участвующих в исполнении государственной функции.

4.4. Должностные лица, ответственные за организацию исполнения государственной функции, несут персональную ответственность за организацию работы по исполнению государственной функции в соответствии с Административным регламентом и нормативными правовыми актами, устанавливающими требования к исполнению государственной функции, за обеспечение полноты и качества исполнения государственной функции.

4.5. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав физических и (или) юридических лиц действиями (бездействием) должностных лиц Архивной службы, участвующих в исполнении государственной функции, виновные лица привлекаются к ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Северная Осетия-Алания.

4.6. Персональная ответственность специалистов Архивной службы, руководителя Архивной службы, заместителей руководителя Архивной службы закрепляется в их должностных регламентах в соответствии с требованиями законодательства.

4.7. За допущенные нарушения правильности действий и сроков исполнения государственной функции, предусмотренных Административным регламентом, руководитель Архивной службы принимает решение о привлечении специалистов Архивной службы к дисциплинарной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Республики Северная Осетия-Алания.

 

V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,

осуществляемых (принятых) в ходе исполнения государственной функции

 

5.1. Действия (бездействие), решения должностных лиц Архивной службы, осуществляемые в ходе исполнения государственной функции, могут быть обжалованы:

руководителю Архивной службы;

в Федеральное архивное агентство по адресу: ул. Ильинка, д. 12, Москва, 103132; тел. (495)606-25-14,606-29-73; E-mail:rosarhiv@archives.ru;

заместителю Председателя Правительства  Республики Северная Осетия-Алания, курирующему  архивную сферу деятельности по адресу: пл. Свободы, д. 1, Владикавказ, 362040;

в судебном порядке.

5.2. Обращение подается в письменной форме или в форме электронного документа и должно содержать:

1) при подаче обращения физическим лицом – его фамилию, имя, отчество (последнее – при наличии), при подаче обращения юридическим лицом – его полное и точное наименование;

2) почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, контактный телефон;

3) наименование государственного органа, в который направляется письменное обращение, или фамилия, имя, отчество соответствующего должностного лица, или должность соответствующего лица;

4) суть обращения;

5) при подаче обращения физическим лицом – личную подпись лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи), при подаче обращения юридическим лицом – подпись руководителя (заместителя руководителя) юридического лица или электронную цифровую подпись (иной аналог собственноручной подписи);

6) дату обращения.

К обращению могут быть приложены копии документов (в том числе в форме электронных документов), подтверждающих изложенную в обращении информацию.

5.3. Рассмотрение обращений и принятие по ним решений осуществляется в срок, не превышающий 10 дней со дня регистрации в Архивной службе.

5.4. Результатом рассмотрения обращения является:

признание правомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица при исполнении государственной функции и обоснованный отказ в удовлетворении претензии;

признание неправомерными решений, действий (бездействия) Архивной службы или его должностного лица полностью или частично и удовлетворение претензии заявителя путем устранения нарушений прав граждан и организаций при исполнении государственной функции.

5.5. Если в результате рассмотрения обращения будут выявлены нарушения должностными лицами Архивной службы положений Административного регламента, а также законодательства Российской Федерации и Республики Северная Осетия-Алания о рассмотрении обращений граждан, то принимается решение о применении мер ответственности к должностным лицам, допустившим такие нарушения в ходе осуществления государственной функции на основании Административного регламента.

5.6. Сроки и порядок обжалования действий (бездействия) Архивной службы или её должностного лица через суд, а также юриспруденция суда, в который подается соответствующее заявление, регламентируются Законом Российской Федерации “Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан”, Гражданским процессуальным кодексом Российской Федерации и Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации.

 

 

 

 

 

Приложение №1

к административному регламенту исполнения

Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания

                                                 государственной функции по осуществлению контроля

                          за  соблюдением законодательства в области архивного дела на территории  Республики Северная Осетия-Алания

Блок-схема исполнения государственной функции

Блок-схема исполнения государственной функции

нет Проведение дополнительных мероприятий, необходимых для завершения проверки

Поручение Главы, Правительства РСО-Алания

Начало процедуры по осуществлению контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела на территории РСО-Алания

Уведомление проверяемого лица о проведении проверки

Проведение административных действий по осуществлению контроля

Подготовка приказа Архивной службы о проведении проверки

Подготовка обоснованного отказа в проведении проверки  и направление ответа заявителю

Наступление срока проведения плановой проверки

Вручение одного экземпляра акта с копиями приложений руководителю проверяемого юридического лица (направление акта по почте с уведомлением о вручении)

Контроль за исполнением предписания

При неисполнении предписания – составление протокола об административном правонарушении

да

Составление акта о проведении мероприятий по контролю

Рассмотрение обращения о проведении внеплановой проверки

При установлении фактов нарушения требований – выдача предписания

Направление протокола в мировой суд

Внесение записи в журнал учета контрольных проверок

Приложение №2

к административному регламенту исполнения

Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания

                                                 государственной функции по осуществлению контроля

                          за  соблюдением законодательства в области архивного дела на территории  Республики Северная Осетия-Алания

 

Акт N ________ плановой проверки соблюдения на территории Республики Северная Осетия-Алания законодательства об архивном деле в Российской Федерации

____ 201 _ г.

(место составления акта)

Настоящий акт составлен в том, что комиссией в составе:

Фамилия, имя, отчество

Должность

Председатель комиссии

Члены комиссии:

Проведена проверка

(полное наименование проверяемого лица)

1. Сведения о проверяемом лице

1.1

Полное наименование учреждения (организации) с указанием правового статуса

1.2

Краткое наименование (в соответствии с Уставом)

1.3

Адрес местонахождения

1.3.1

Адрес

1.3.2

Телефон, факс

1.3.3

Электронная почта

1.3.4

Официальный сайт

1.3.5

ИНН

1.3.6

КПП

1.4

Руководитель

1.4.1

Наименование должности

1.4.2

Фамилия, имя, отчество

1.4.3

Телефон, факс

1.5

Руководитель проверяемого лица, в случае если оно является структурным подразделением юридического лица

1.5.1

Наименование должности

1.5.2

Фамилия, имя, отчество

1.5.3

Телефон, факс

1.6

Учредитель

1.6.1

Правовой статус

1.6.2

Полное наименование в соответствии с Уставом (Положением)

1.7

Адрес местонахождения учредителя

1.7.1

Адрес

1.7.2

Телефон, факс

1.8

Руководитель учредителя

1.8.1

Наименование должности

1.8.2

Фамилия, имя, отчество

1.8.3

Телефон

1.9

Филиалы учреждения

1.9.1

Полное наименование

1.9.2

Адрес местонахождения

1.10

Адрес места проведения проверки

1.10.1

Адрес

1.10.2

Телефон, факс

2. Сведения об административных процедурах и действиях по осуществлению контроля

2.1

Форма и способ проведения

2.2

Сроки проведения

с “__” _____ 201_ г. по “__” ____ 201_ г.

2.3

Правовые основания

3. Проверка осуществлена в присутствии представителей проверяемого лица

N п/п

Фамилия, имя, отчество

Занимаемая должность

4. Предъявленные основные документы и сведения

4.1

Уставные документы, нормативные и иные документы

Наименование документа

Дата утвержде- ния

Замечания по юридическому оформлению документа, наличию коррупциогенных факторов

Кем утвержден

Дополнительные сведения

Выводы:

 

5. Результаты обследования по существу проверки
55.1	Материально-техническая база
55.1.1	Размещение архива	Состояние зданий и помещений	Резерв площадей для перспек- тивного комплекто- вания архива	Состав и рациональная планировка помещений	Соответ- ствие нормативам	Дополнитель ные сведения
55.1.2	Оборудова- ние архивохра- нилища	Наличие спец.оборудования	Дата установки	Состояние оборудования	Соответ- ствие нормати- вам	Дополнитель- ные сведения
	средствами хранения
55.1.3	Темпера- турно- влажност- ный режим	Наличие приборов контроля климати- ческих условий	Регуляр- ность замеров	Формы поддержания температурно- влажностного режима	Ведение журналов контроля	Дополнитель- ные сведения
55.1.4	Световой режим	Тип освещения	Регулиро- вание уровня освещен- ности	Оснащенность контрольно- измерительными приборами	Соответствие нормативам	Дополнитель- ные сведения
55.1.5	Санитарно- гигиени- ческий режим	Периодич- ность проведения санитарных дней	Уровень запылен- ности	Очаги биопоражения	Меры борьбы с ними	Дополнитель- ные сведения
55.1.6	Проверка технического и физико- химического состояния аудио- визуальных и электронных документов, а также их страховых копий; ремонт и реставрация документов Архивного фонда Российской Федерации	Наличие специальной аппаратуры и оборудования, программного обеспечения	Документальное оформление работ по физико- химической и техноло гической обработке, реставрации	Соответствие документации нормативным требованиям	Наличие страхового фонда и фонда пользования	Дополнитель- ные сведения
Выводы:

 

55.2

Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

Порядок  и

Основные учетные документы

схема учета архивных документов

Книга учета поступлений документов

Список фондов

Лист фонда / учета аудиовизуаль-ных документов

Опись дел, документов

Листы- заверители дела

Паспорт архивохра-    нилища

Планирование, периодичность проведения и оформление проверок наличия и состояния документов

Количество необнаруженных дел, проведение розыска и снятие с учета дел

Усовершенствование и переработка описей

Фондирование архивных документов

Выверка сведений в фондовом каталоге

55.3

Ведение документов централизованного учета

Паспорт архива

Дата составления

Дата представле- ния в орган управления архивным делом

Анкета мониторинга состояния и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (для объектов мониторинга)

Дата представления

Ведение учетной базы данных “Архивный фонд”

Выводы:

55.4

Обеспечение безопасности

Организация охраны

Наличие ответственного должностного лица

Наличие и качество отработки документов смены охраны

Наличие и качество отработки документов

Документ, определяющий порядок действия охраны при чрезвычайных ситуациях

 

5	Режим допуска	Внутреннее регламентирование		Формы контроля допуска	Ведение журнала посещения хранилища	Акты вскрытия  хранилищ
		В общей инструкции	Отдельный регламент

 

55.5	Инженерно- техническое обеспечение	Наличие и эффектив- ность охранной и тревожной сигнали- зации, видеонаб- людения	Инженерное оборудова- ние охраны территории учреждения	Укреплен- ность и защищен- ность зданий	Защищен- ность и охрана читального зала учреждения	Обеспечение обслуживания и ремонта систем безопас- ности
55.6	Состояние пожарной безопасности	Наличие ответст- венного должност- ного лица	Наличие, эффектив-ность и исправность пожарной сигнализации	Наличие, эффектив- ность и исправность средств пожаро- тушения	Наличие и качество подготовки внутренних документов	Документ, определяющий порядок действия персонала и охраны при чрезвы- чайных ситуациях
Выводы:

 

55.7	Организация комплектования архивными документами
	Источ- ники комплек- тования архива	Список источников комплекто- вания	Утрата документов в организациях- источниках комплекто- вания	Порядок приема архивных докумен- тов	Планиро- вание и контроль проведе- ния работ по упорядо- чению и передаче на архивное хранение докумен- тов	Количество и крайние даты документов, находя- щихся в организа- циях сверх установ- ленного срока	Паспорти- зация архивов организации, сводный паспорт архивов организа- ций
Выводы:

 

5.8	Использование архивных документов
	Формы использова-ния архивных документов	Исполнение запросов				Порядок выдачи докумен- тов во времен- ное пользо- вание	Обслужи вание – пользо- вателей в читаль- ном зале
		Соблю- дение порядка исполне- ния запросов	Оформление архивных справок, копий, выписок	Количество исполненных запросов всего/в установленные сроки/ с положительным результатом	Максимальный / минималь- ный срок исполнения запросов
Выводы:

 

6. Выявленные в ходе проверки нарушения нормативных правовых актов в сфере архивного дела
N п/п	Нормативно-правовой акт	Номер раздела, статьи, пункта	Суть нарушения
6.1	Федеральные законы
6.2	Постановления Правительства Российской Федерации
6.3	Законы и постановления Республики Северная Осетия-Алания
6.4	Ведомственные нормативные правовые акты
7. Перечень документов, прилагаемых к акту проверки
N п/п	Наименование документа		Количество листов
1
2
3
Настоящий акт составлен на _____ (____) листах с приложениями на _____ (____) листах в 2-х экземплярах и подлежит представлению следующим адресатам:   1. Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания 2. Проверяемое лицо.
8. Подписи членов комиссии

 

Председатель комиссии	Подпись	Фамилия, инициалы
Члены комиссии:
9. С актом в установленном порядке ознакомлен(ы)

 

Дата	Должность с указанием наименования юридического лица	Фамилия, имя, отчество представителя проверяемого лица	Подпись, печать
Сведения о проверке внесены / не внесены в журнал учета проверок. Запись от __.__

 

 

 

 

Приложение №3

к административному регламенту исполнения

Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания

                                                 государственной функции по осуществлению контроля

                          за  соблюдением законодательства в области архивного дела на территории  Республики Северная Осетия-Алания

Акт  внеплановой проверки организации документов в делопроизводстве и состояния архива

“

“

20

г.       №

(Ф.И.О., наименование должности лиц, осуществляющих проверку)

В соответствии с

(дата и номер приказа)

проведено обследование состояния хранения, учета, комплектования и использования

архивных документов и  делопроизводства в

(наименование проверяемой организации, юридический адрес)

Обследование проведено в присутствии:

(Ф.И.О. и должности лиц, участвующих в обследовании)

В ходе обследования выявлено:

Нарушение

(статья и глава, номер, дата и название федерального законодательства)

Рекомендации по устранению выявленных нарушений и разработке корректирующих мероприятий по их устранению:

Акт составлен

“

“

20

года

Должностные лица

(подпись)

(расшифровка подписи)

(подпись)

(расшифровка подписи)

С актом ознакомлен:

Руководитель организации

(подпись)

(расшифровка подписи)

М.П.