Перечень персональных данных, обрабатываемых в Архивной службе и госархивах

Опубликовано: 10.06.2014

Приложение № 19

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Архивной службы

Республики Северная Осетия-Алания

от 30.08. 2011 г. № 23

ПЕРЕЧЕНЬ

персональных данных, обрабатываемых в Архивной службе и госархивах

№ п/п	Наименование (вид) ПДн	Содержание персональных данных	Категория ПДн	Источник получе-ния	Основание для обработки ПДн	Технологичес-кий процесс, использующий вид ПДн	Срок хранения, условия прекращения обработки	Общедоступность
1	Персональные данные работников
1.1	Первичные учетные данные работников	ФИО работника	4 категория	- Субъект ПДн – Паспорт – Страховое свидетельство – ИНН – Диплом об образовании – Заявление о приеме на работу – Трудовая книжка	Трудовое законодательство РФ, согласие субъекта ПДн	- Прием сотрудника на работу – Увольнение работника – Начисление работнику зарплаты – Начисление работнику премии – Заключение договора с клиентом – Изменение данных о клиенте – Выдача справки клиенту – Расторжение договора с клиентом	На период работы, 75 лет после увольнения	Общедоступные
1.2	Сведения о занимаемой должности	- наименование организации – наименование структурного подразделения – наименование занимаемой должности	4 категория	- Субъект ПДн – Трудовой договор – трудовая книжка	Трудовое законодательство РФ, согласие субъекта ПДн	- Прием сотрудника на работу – Увольнение работника – Начисление работнику зарплаты – Начисление работнику премии	На период работы, 75 лет после увольнения	Общедоступные
1.3	Финансовое состояние работника	Сведения о текущем должностном окладе	3 категория	- Субъект ПДн – Трудовой договор – приказ о премиях – штатное расписание	Трудовое законодательство РФ, согласие субъекта ПДн	- Прием сотрудника на работу – Увольнение работника – Начисление работнику зарплаты	На период работы, 75 лет после увольнения	Конф.
1.4	Сведения о реквизитах работника	-дата рождения – адрес прописки – ИНН – данные паспорта -номер страхового свидетельства	3 категория	-Субъект ПДн, – трудовой договор, – трудовая книжка, – паспорт, – страховое свидетельство	Трудовое законодательство РФ, согласие субъекта ПДн	- Прием сотрудника на работу – Увольнение работника – Начисление работнику зарплаты	На период работы, 75 лет после увольнения	Конф.
1.5	Дополнительные сведения о работнике	- данные об образовании – данные о детях -данные о семейном положении – данные о состоянии здоровья	3 категория	- Субъект ПДн, – дипломы, – паспорт – документы ЗАГСа – документы медицинских учреждений	Трудовое законодательство РФ, согласие субъекта ПДн	- Прием сотрудника на работу – Увольнение работника – Начисление работнику зарплаты – Начисление работнику премии – Сведения о национальности -Сведения о доходах и имуществе госслужащих и членов их семей	На период работы, 75 лет после увольнения	Конф.
2	Персональные данные контрагентов
2.1	Первичные учетные данные представителей контрагентов	ФИО контрагента	3 категория	Субъект ПДн, договор	- Согласие субъекта ПДн – Условия договора	- Заключение договора с клиентом – Изменение данных о клиенте – Выдача справки клиенту – Расторжение договора с клиентом	5 лет после расторжения договора*	Конф.
2.2	Сведения о реквизитах контрагента	- дата рождения – адрес прописки – данные паспорта	2 категория	Субъект ПДн, договор	- Согласие субъекта ПДн – Условия договора	- Заключение договора с клиентом – Изменение данных о клиенте – Выдача справки клиенту – Расторжение договора с клиентом	5 лет после расторжения договора*	Конф.
Персональные данные, содержащиеся в архивных фондах
3.1	Анкетные данные	– ФИО, – дата рождения, – адрес прописки, – данные паспорта -данные об образовании -социальное происхождение -состав семьи -сведения о рождении, смерти, браке -вероисповедание -национальность -сословная принадлежность -состояние здоровья, болезни	2 категория	- личные дела -похозяйственные книги -дела по приему в члены КПСС -персональные дела -личные фонды	Трудовое, архивное законодательство РФ, законодательство в области ограничения распространения сведений конфиденциального характера, согласие субъекта ПДн	- Выдача справки	Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к таким архивным документам может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.	Конф.
3.2	Финансовое состояние гражданина	Сведения о должностном окладе и др. выплатах	3 категория	-Юридические, физические лица – Субъект ПДн	Трудовое, архивное законодательство РФ, законодательство в области ограничения распространения сведений конфиденциального характера, согласие субъекта ПДн	- Выдача справки		Конф.
3.3	Имуществен-ные сведения	- наличие земельного участка и его номер – размер земельного участка – сведения о др. недвижимости	2 категория	-постановления, распоряжения и др. нормативно-распорядительные документы государственных и муниципальных органов – похозяйственные книги	Архивное законодательство РФ, законодательство в области ограничения распространения сведений конфиденциального характера, согласие субъекта ПДн	- Выдача справки		Конф.
3.4	Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства	-привлечение к уголовной ответственности -привлечение к административной ответственности -общественные приговоры -раскулачивание -сведения об усыновлении, удочерении -сведения о лишении материнства и отцовства	2 категория	-уголовные и фильтрационно-проверочные дела – решения об усыновлении	Архивное законодательство РФ, законодательство в области ограничения распространения сведений конфиденциального характера, согласие субъекта ПДн	- Выдача справки		Конф.
3.5	Сведения о наградах	-присвоение званий -награждение медалями, орденами -награждение грамотами	4 категория	-указы, постановления, распоряжения государственных органов	Архивное законодательство РФ, законодательство в области ограничения распространения сведений конфиденциального характера, согласие субъекта ПДн	- Выдача справки		Общедоступные
3.6	Сведения о прохождении гражданской и военной службы	-послужные списки, военнослужащих – послужные списки гражданских служащих -участие в партизанском движении -участие в истребительных батальонах -участие в строительстве оборонительных сооружениях -участие в миротворческом движении -сведения о военном учете – места службы, участие в боевых действиях и операциях, места прохождения службы	3 категория	-Юридические, физические лица -Субъект ПДн	Архивное законодательство РФ, законодательство в области ограничения распространения сведений конфиденциального характера, согласие субъекта ПДн	- Выдача справки		Конф.
3.7	Персональ-ные дела	-решения партийных организаций о персональных наказаниях членов КПСС и ВЛКСМ	2 категория	-персональные дела	Архивное законодательство РФ, законодательство в области ограничения распространения сведений конфиденциального характера, согласие субъекта ПДн	- Выдача справки
3.8	Документы различных религиозных концессий	-послужные списки религиозных служителей -место прохождения службы – семейное положение религиозных служителей -рассмотрение жалоб и споров	3 категория		Архивное законодательство РФ, законодательство в области ограничения распространения сведений конфиденциального характера, согласие субъекта ПДн	- Выдача справки
3.9	Личные фонды	-личные документы и персональные данные значимых персоналий	2 категория	-Юридические, физические лица -Субъект ПДн	Архивное законодательство РФ, законодательство в области ограничения распространения сведений конфиденциального характера, согласие субъекта ПДн	- Выдача справки		Конф.

*Для договора аренды срок хранения постоянный