Государственное регулирование вопросов архивного дела

 

         В 2009 году Архивной службой РСО-Алания вновь инициировано принятие проекта закона РСО-Алания «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями Республики Северная Осетия-Алания по содержанию архивных учреждений», но от рассмотрения и принятия он пока отклонён.

В результате прошедшего функционального анализа деятельности Архивной службы республики уточнены ее полномочия, разработан новый текст положения об Архивной службе РСО-Алания, которое утверждено постановлением Правительства РСО-Алания от 17 июля 2009 г. № 221.

10 декабря 2009 года принято распоряжение Правительства РСО-Алания № 262-р «О внесении изменения в состав  Межведомственной экспертной комиссии Республики Северная Осетия-Алания  по рассекречиванию архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников».

         Подготовлено и принято распоряжение Правительства РСО-Алания от 6 апреля 2009 года № 68-р «О проведении паспортизации архивохранилищ- источников комплектования государственных и муниципальных архивов РСО-Алания». В распоряжении руководителям органов и организаций- источников комплектования Архивного фонда РСО-Алания даны конкретные указания по подготовке и проведению паспортизации архивохранилищ в своих ведомствах.      Сотрудниками отдела комплектования и государственного учёта архивных документов Архивной службы РСО-Алания в целях осуществления контроля за выполнением распоряжения проведены проверки состояния архивной работы в 133-х организациях-источниках комплектования государственных архивов, оказана методическая и практическая помощь по вопросам паспортизации, проведено 6 семинарских занятий, которые посетили 117 человек, разработаны методические рекомендации и памятки по составлению паспортов. Муниципальными архивными отделами проведено 8 семинарских занятий  для 128 слушателей.

Продолжено сотрудничество с Арбитражным судом РСО-Алания, УФНС по РСО-Алания по учету ликвидированных организаций и определению места хранения их документов.

В рамках продолжающейся административной реформы, Архивной службой РСО-Алания доработан и утверждён административный регламент предоставления государственной услуги: «Организация исполнения запросов пользователей на основе архивных документов».

Продолжена работа по унификации процедуры приема-исполнения тематических и социально-правовых запросов граждан и организаций, ускорены сроки выдачи справок для людей пенсионного и предпенсионного  возраста. Продолжена работа по созданию баз данных по архивной  информации, необходимой для подтверждения социальных гарантий и проведения выплат.

 Заключено соглашение с Отделением Пенсионного фонда Российской Федерации  по РСО-Алания об информационном взаимодействии для облегчения получения гражданами архивных справок, количество которых будет расти  в связи с изменением пенсионного законодательства.

В отчётном году проведена выездная учёба для архивистов органов местного самоуправления,  а также семинарские занятия в области архивного дела и делопроизводства. Оказана помощь в составлении положений о муниципальных архивных отделах и должностных инструкций, а также номенклатур дел для источников комплектования  Архивного фонда РСО-Алания муниципального уровня.  Совершены выезды во все муниципальные районы с целью ознакомления с состоянием работы архивных отделов; им оказана научно-методическая помощь, даны рекомендации.

В 2009 году Архивной службой РСО-Алания продолжена работа по организации изучения и внедрения в практику работы государственных и муниципальных архивов «Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов…», с сотрудниками проведён цикл семинарских занятий.

Научно-методическая работа архивной отрасли республики представлена следующими разработками:

«Примерная номенклатура дел театра»  и «Примерная номенклатура дел ВУЗа» (одобрены экспертно-методической комиссией Архивной службы РСО-Алания, направлены для внедрения в соответствующие ведомства).

Межведомственная экспертная комиссия РСО-Алания по рассекречиванию архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, созданная 24 октября 2008 года, в октябре 2009 года провела своё первое рабочее заседание. Комиссия рассмотрела и вынесла решение о рассекречивании 132 ед. хр. на 2420 листах из 7 описей 4-х фондов ЦГА РСО-Алания и ЦГА-ИПД РСО-Алания.

В 2009 году проведён ряд мероприятий по налаживанию контактов с представителями зарубежных государств через презентацию документов Архивного фонда РСО-Алания.

18 июня  руководство Архивной службы приняло участие во встрече членов Правительства РСО-Алания с делегацией Народного Правительства г. Ченду Китая,  в рамках российско-китайского торгово-экономического форума; подготовлены копии исторических архивных документов об участии китайских добровольцев в установлении советской власти на Тереке.

 14-18 сентября, в Брюсселе, в рамках презентации экономического потенциала и инвестиционных проектов РСО-Алания в Бельгии, руководителем Архивной службы республики представлена историко-документальная выставка «Через века и судьбы. К истории деятельности русско-бельгийского горнопромышленного и химического общества «Алагир» в Северной Осетии» (по документам Архивного фонда РСО-Алания).

Продолжено сотрудничество с архивистами Республики Южная Осетия.

 27-29 апреля руководитель Архивной службы РСО-А в составе делегации российских архивистов: начальника отдела международных связей Росархива К.Г. Черненкова, главного специалиста-эксперта отдела комплектования Росархива С.Д. Мякушева, начальника управления архивами Свердловской области А.А. Капустина, посетила Южную Осетию с целью согласования меморандума о сотрудничестве между Федеральным архивным агентством и Государственным  архивным управлением РЮО, а также для ознакомления с состоянием архивного дела в республике. 10 декабря 2009 года при непосредственном участии Архивной службы РСО-А организовано подписание меморандума о сотрудничестве между Федеральным архивным агентством и Государственным архивным управлением РЮО.

6-10 октября члены Научно-методического совета архивных учреждений Южного Федерального округа от РСО-Алания и представители архивной отрасли республики (5 человек) приняли участие в заседании Совета и совещании-семинаре, проходивших в г. Теберде (КЧР); подготовлено два выступления.

В 2009 году  проведена определённая работа с кадровым составом аппарата управления и государственных архивов республики.

7-11 декабря Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела провёл пятидневный выездной семинар для работников Северной и Южной Осетии по курсу «Организация внедрения и методика применения Правил организации хранения комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук». Семинар прошёл в конференц-зале Северо-Осетинского государственного университета, обучение прошли и получили удостоверения: 7 представителей архивной отрасли  РЮО,  41 – сотрудники Архивной службы и государственных архивов РСО-Алания, 11 -  из муниципальных архивов, а также 22 представителя ведомств республики, всего 81 человек.

В апреле 2009 года обучение на курсах повышения квалификации во Владикавказском институте управления прошли помощник руководителя  Архивной службы А.Ф.Рубаева  и ведущий специалист-эксперт Ф.Б.Газданова.

В декабре 2009 года 5 сотрудников государственных архивов прошли аттестацию,  3 из них включены в кадровый резерв.

В сети архивных учреждений РСО-Алания за отчётный год не произошло никаких изменений, государственные архивы по-прежнему являются структурными подразделениями Архивной службы РСО-Алания (не юридическими лицами). Работники государственных архивов РСО-Алания приравнены по оплате труда к работникам федеральных государственных архивов (Указ Президента РСО-Алания от 15 ноября 2000 г. №145).   

Архивные учреждения республики в 2009 году проводили работу по следующим основным направлениям:

 

1. Обеспечение сохранности и государственный учет

документов Архивного фонда Российской Федерации

 

         В целях реализации задачи по улучшению физического состояния документов государственными архивами проведены следующие виды работ:

         - отреставрировано 10372 листа, составивших 104 ед.хр., прошедших также переплет;

         - ремонтным работам, подшивке и переплету подверглись 205 ед.хр.;

         - полистную дезинфекцию прошли 4891 вновь принятых дел по личному составу;

         - проведено восстановление угасающих текстов и документов машинописным способом – 309 листов.

         Центральный государственный архив (ЦГА) РСО-Алания провёл выявление особо ценных документов по четырём фондам, находившимся ранее на секретном хранении. Экспертно-методической комиссией Архивной службы РСО-Алания утверждены  4 описи ОЦД на 52 ед хр.

Архивными учреждениями республики проведен определенный объем работы выверке учётных документов и проверке наличия и состояния дел.

 Государственными архивами проверено 7209 ед.хр. 22 фондов. Муниципальными архивными учреждениями проверено 4085 ед.хр. 27 фондов.

Государственными архивами продолжена полистная проверка наличия и состояния дел, просмотрено 382 ед.хр., что составило 46970 листов.

В течение года архивные учреждения республики соблюдали требования к порядку опечатывания архивохранилищ и рабочих комнат, проводили работу по рациональному размещению дел и их топографированию. Обеспыливание документов,  замер температуры и влажности воздуха проводились работниками архивохранилищ систематически.

 

2. Формирование Архивного фонда Российской Федерации

 

         Фонды государственных архивов республики пополнились в отчетном году небольшим объемом дел постоянного хранения:

         2802 дел управленческой документации принято от организаций, в том числе 193 ед.хр. – от общественных организаций;

         77 дел – личного происхождения принято в фонд народной артистки России З.Е.Бритаевой и в коллекцию документов «Герои социалистического труда»;

400 фотографий поступило в Центральный государственный архив историко-политической документации РСО-Алания (ЦГА ИПД РСО-А) от Союза пионерских, детских и подростковых организаций, из редакции газеты «Северная Осетия», разных общественных организаций;

5556 дел поступило в Государственный архив документов по личному составу (ГАДЛС РСО-А) от  ликвидированных организаций, 107 дел по личному составу – в ЦГА ИПД РСО-Алания.

Муниципальными архивами принято 988 дел постоянного хранения и 3223 дел по личному составу ликвидированных организаций.

В 2009 году прошли утверждение и включены в состав Архивного фонда РФ 2601 ед. постоянного хранения 44-х организаций-источников комплектования государственных архивов и 968 ед.хр. – 15-ти источников комплектования муниципальных архивов;

Экспертно-методической комиссией Архивной службы РСО-Алания согласованы описи 5971 дел по личному составу 48 организаций-источников комплектования государственных архивов и 1641 дел по личному составу, представленных 20-тью организациями муниципального уровня.

В ПК «Источники комплектования» внесены сведения обо всех 144 источниках комплектования ЦГА РСО-Алания и о 51 источнике комплектования ЦГА ИПД РСО-Алания.

Государственные и муниципальные архивы проводили попутную экспертизу ценности документов в процессе проведения работ по переработке фондов и усовершенствованию описей дел. Дел, подлежащих уничтожению, не выявлено.

Сотрудники аппарата управления Архивной службы РСО-Алания, государственных и муниципальных архивов проводили работу по уточнению и внесению изменений в списки источников комплектования, по оказанию ведомствам научно-методической и практической помощи в составлении документов, регламентирующих работу делопроизводственных служб и архивов, участвовали в комиссиях по приёму-передаче документов при смене руководителя в ведомствах. В отчетном году Экспертно-методической комиссией  Архивной службы всего согласовано 42 номенклатуры дел (в т.ч. 5 – муниципальных органов и организаций), одобрено 58 положений об архиве и об экспертной комиссии.

 

3.Создание учетных баз данных и

информационно-поисковых систем

 

          В 2009 году государственными архивами проведена работа по вводу информации в БД «Архивный фонд» в объеме: 222 фонда, 615 описей – 1,03 Мб., в том числе:

ЦГА РСО-Алания – 105 фондов, 187 описей – 0,60 Мб.; за три года введено 180 фондов, 310 описей – 1,0 Мб.;

ЦГА ИПД РСО-Алания – 105 фондов, 411 описей – 0,41 Мб; за три года введено 285 фондов, 655 описей   – 1,12 Мб.;

ГАДЛС РСО-Алания – 12 фондов, 17 описей – 0,02 Мб; за три года -  89 фондов, 114 описей  – 0,3 Мб.

         Всего за 2007-2009 гг. по государственным архивам введено информации в БД «Архивный фонд» по 554 фондам, 1078 описям в объеме 2,42 Мб.

Муниципальными  архивами в 2009 году введена  информация по 100 фондам, 101 описи, в объеме – 0,87 Мб., в том числе:

по архивному отделу АМС Ардонского района – 34 фонда, 51 опись – 0,15 Мб.;

по архивному отделу АМС Моздокского района – 31 фонд, 9 описей – 0,60 Мб;

по архивному отделу АМС Кировского района – 35 фондов, 41 опись – 0,16 Мб.

За три года муниципальными  архивами введено  131 фонд, 102 описи  - 1,26 Мб.

Кроме того, архивным отделом АМС Моздокского района  за три года в БД введены заголовки   1805  ед.хр. с соответствующими архивными шифрами.

Государственные архивы вводом заголовков дел в базы данных не занимались.

Внедрением новой (четвёртой) версии ПК «Архивный фонд» архивные учреждения республики из-за слабой технической оснащённости не занимались.

Определенный бюджет рабочего времени архивных учреждений республики затрачен на составление и усовершенствование научно-справочного аппарата и тематических баз данных.

ЦГА ИПД РСО-Алания описаны и включены в состав Архивного фонда РСО-Алания документы, принятые от общественных организаций: Союза композиторов, Северо-Осетинского отделения Российского Союза ветеранов Афганистана, национально-культурного центра «Шолом».

Этот архив продолжил в 2009 году переработку фондов партийных и комсомольских органов. Переработаны документы фонда «Орджоникидзевский райком КПСС» в объёме 1815 ед.хр.

Муниципальными архивами усовершенствованы описи 2 фондов  351 единицы постоянного хранения и 5 фондов 3279 дел по личному составу.

Архивными учреждениями республики в 2009 году в целях более оперативного поиска информации составлялись различные тематические перечни. ЦГА РСО-Алания завершил составление биографического указателя «Коста Хетагуров и его окружение в документах ЦГА РСО-Алания» (145 персоналий). Каталогизация велась по документам фонда «Штаб войск Терской области. 1848-1878 гг.», составлено 200 карточек (183 из них – для именного каталога). ЦГА РСО-Алания составил 4 внутрифондовых указателя, а также 7 аннотированных перечней         документов по запросам органов государственной власти. ЦГА ИПД РСО-Алания подготовил межфондовый перечень документов периода Великой Отечественной войны, аннотированный список Героев Советского Союза – уроженцев Осетии, лауреатов  премии им. К.Л.Хетагурова, другие тематические базы данных.

 

4. Предоставление информационных

услуг и использование документов

 

         Архивными учреждениями республики в 2009 году организован и проведен ряд информационных мероприятий:

        

 выставки:

         - фотодокументальные выставки «Окружение Коста» и «Лауреаты премии имени К.Л. Хетагурова» к 150-летию основателя осетинской литературы К.Л. Хетагурова; они экспонировались: с 21 марта – в Русском академическом театре к премьере спектакля «Дуня» по пьесе К.Л. Хетагурова; с 17 июня в Северо-Осетинском государственном академическом драматическом театре им. Тхапсаева на VII Внеочередном съезде осетинского народа; с 16 октября – в Республиканском Доме искусств к праздничным мероприятиям, посвященным  150-летию К.Л. Хетагурова;

- 14-18 сентября, в Брюсселе, в рамках презентации экономического потенциала и инвестиционных проектов РСО-Алания в Бельгии руководителем Архивной службы республики представлена историко-документальная выставка «Через века и судьбы. К истории деятельности русско-бельгийского горнопромышленного и химического общества «Алагир» в Северной Осетии» (по документам Архивного фонда РСО-Алания);

- архивистами республики во главе с руководителем Архивной службы подготовлен историко-документальный раздел выставки «Навеки с Россией», которая экспонировалась 17-18 ноября в Москве, в здании Совета Федерации, к презентации Дней Республики Северная Осетия-Алания в Совете Федераций Федерального Собрания РФ;

- фотодокументальная выставка «Владикавказу – 225 лет», подготовленная к юбилею города, размещалась в Республиканском Доме искусств с 16 октября;

- часть фотодокументальной выставки к Дням культуры Осетии в Москве (13-26 октября, Москва).

Кроме этого, подготовленный в сентябре 2008 года выставочный проект «Время, судьбы, память. Южная Осетия в документах Архивного фонда РСО-Алания» был представлен на VII Внеочередном съезде осетинского народа (июнь 2009 г.) и во время проведения телемоста «Москва-Цхинвал-Владикавказ-Брюссель», посвященного годовщине трагических событий августа 2008 г. в РЮО (7 августа 2009 г.);

         При подготовке выставок отсканирована 821 страница архивных документов и фотографий объемом 3,6 ГБ; Сканирование проводилось на аппарате MustekP3600 A3 Pro.

 

 издания:

- Архивной службой РСО-Алания и государственными архивами подготовлен и издан «Календарь памятных дат и знаменательных событий на 2009 год»; научный редактор Н.В.Чиплакова, составители: Л.С.Засеева, Л.Р.Ленник, Р.М.Фидарова. Издательская мастерская «Перо и кисть».- Владикавказ, 2009, Печ. л. 16,75. Тираж 300 экз.

 

                   телевизионные передачи:

         - 7 августа руководителем Архивной службы РСО-А организовано проведение телемоста «Москва – Цхинвал – Владикавказ – Брюссель», посвященного годовщине трагических событий августа 2008 г. в Республике Южная Осетия;

- участие в подготовке цикла передач «Письма с фронта» (передача 1-я, передача 2-я) ГТРК «Алания», рассказы о фронтовиках на основе документальных писем (апрель, май 2009 г.);

- участие в телепередаче ГТРК «Алания» «Из истории Всесоюзных переписей населения 1897-1979 гг.» (август 2009 г.);

- участие в телепередаче о генеалогии Бероевых-Карафа-Корбут для цикла «Моя родословная» на 1 канале ОРТ (транслировалась 16 января 2010 г.);

 

радиопередачи на ГТРК «Алания»:

         - обзор фондов ЦГА ИПД РСО-Алания периода Великой Отечественной войны (апрель 2009 г.)

 

                   сайты:

         - Интернет-сайт Архивной службы дополнен новыми разделами и страницами: «Владикавказ – город Воинской славы», аннотированный список – Героев Советского Союза, маршалов, генералов, адмиралов, кавалеров ордена Славы – выходцев и жителей Осетии, «Иностранные колонии в Терской области», «Страницы истории Великой Отечественной войны», «Забытые имена», «Оставить сообщение», «Комиссия по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Архивной службы РСО-Алания».

 За год на сайте размещено 55 статей и 214 фотографий.

                              

                   конференции, встречи:

         - 21-22 мая в г. Кисловодске руководство Архивной службы приняло участие в работе научно-краеведческой конференции «А.С. Пушкин и Северный Кавказ: взгляд из 21 века», посвященной 210-летию со дня рождения великого русского поэта и 180-летию его второго приезда на Кавказ; подготовлено выступление «А.С. Пушкин во Владикавказе»;

- 6 июня сотрудники Центрального государственного архива РСО-А приняли участие в Международной научно-практической конференции «Генеалогия народов Кавказа. Традиции и современность»; Владикавказ (организатор – СОИГСИ);

- 18 июня руководитель Архивной службы принял участие во встрече членов Правительства РСО-Алания с делегацией Народного Правительства г. Ченду Китая в рамках российско-китайского торгово-экономического форума; подготовлены и переданы копии исторических архивных документов об участии китайских добровольцев в установлении советской власти на Тереке;

- ко Дню Победы проведена встреча школьников с ветеранами войны – Героем Советского Союза К.А. Тогузовым, Кавалером ордена Славы В.М. Коняевым и др.,  в читальном зале Архивной службы (6 мая 2009 г.).

 

публикации:

         о деятельности Архивной службы РСО-Алания подготовлен и опубликован ряд статей в республиканских газетах:

 

в газете «Северная Осетия» -

- «Спасти историю страны» (11 июня);

- «Жива ли историческая память», (26 июня);

- «В Брюсселе знакомились с Северной Осетией» (23 сентября);

- «Тайны генеалогического древа» (о Бероевых) (2 декабря);

- «Лекции для архивариусов» (9 декабря);

- «Будем сотрудничать» (11 декабря);

 

в газете «Растдзинад» –

- «Æмгуыстады бадзырд» (12 декабря);

в газете «Владикавказ» -

- «Владикавказ: вчера, сегодня, завтра» (20 октября).

 

         В отчётном году Архивной службой РСО-Алания продолжен централизованный приём и регистрация всех поступающих запросов, их направление на исполнение в соответствующие государственные архивы, проводился контроль за сроками и качеством исполнения запросов.

         Все 1648 социально-правовых запроса исполнены в срок, который фактически в среднем составил 4,5 дня.  Запросов с положительным результатом  исполнено 1062 (64%). Из общего количества запросов большинство в процентном отношении составило:

         36 % – о заработной плате;

         27 % – о трудовой деятельности;

         19 % – о выделении земельных участков, предоставлении жилья.

        

Количество исполненных запросов по государственным архивам составило: ЦГА РСО-А – 544, ЦГА ИПД РСО-А – 95,  ГАДЛС РСО-А – 1009.

Муниципальными архивами исполнено 2649 социально-правовых запроса, большинство из них  о выделении земельных участков, закреплении гаражей, о трудовой деятельности.     

         Читальные залы государственных архивов посетил в 2009 году  401 пользователь, количество посещений составило 2139.

         Значительно вырос объём и усложнилась содержательная часть тематических запросов, больше запросов стало поступать от органов государственной власти.

         Общее количество пользователей архивной информацией в 2009 году по государственным архивам составило  6834, в том числе:

         - пользователи, работавшие в читальных залах – 401;

         - исполненные запросы социально-правового характера – 1648;

         - исполненные тематические запросы – 57;

         - исполненные генеалогические запросы – 68;

- посетители выставок –4500;

- экскурсанты – 40;

- участники встреч, конференций – 120._ муниципальным архивам____

 По муниципальным архивам архивной информацией  воспользовалось 2738 человек, в том числе:

- исследователи – 14;

- исполненные запросы социально-правового характера – 2649;

- исполненные тематические запросы – 35;

- участники встреч – 40.

Количество единиц хранения, выданных пользователям, в 2009 году по государственным архивам составило 21893, в том числе:

- пользователям в читальные залы – 8288;

- сотрудникам архивов – 13605;

по муниципальным архивам 8055 ед. хр., в том числе:

- пользователям – 108;

- во временное пользование организациям – 947;

- сотрудникам – 7000.

 

5. Состояние материально-технической базы

 

В целях экономии республиканского бюджета в условиях экономического кризиса сокращены расходы на содержание архивных учреждений.

Площадь архивохранилищ государственных и муниципальных архивов, протяженность архивных полок осталась в 2009 г. неизменной. Расчет количества работников государственных архивов на один компьютер проведен без учета класса компьютеров.

В соответствии с Планом мероприятий по сокращению расходов на содержание Архивной службы на 2009 год сокращены расходы: на служебные командировки – на 20%, телефонные переговоры, канцелярские товары и др. – на 30%, ограничен доступ к сети Интернет, исключены расходы на капитальный и текущий ремонт зданий, сокращены расходы на приобретение основных средств (компьютерной техники) и материальных запасов.

За счет внебюджетных средств проведен частичный ремонт отопительной системы в архивохранилищах, замена двери запасного выхода на металлическую, установка домофона, текущий ремонт коридоров, фойе, лестничных пролетов (620 кв.м.) (ул. Пушкинская, 10).

 

            Руководитель

Архивной службы РСО-Алания                                       Н.В.Чиплакова