Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания

 Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания

Уважаемые коллеги!

 В непростых условиях нынешнего финансового положения, Архивная служба РСО–Алания продолжает реализацию мероприятий, направленных на поддержание надлежащих условий хранения архивных документов.

Эта работа носит комплексный характер и направлена, в первую очередь на развитие архивной инфраструктуры, укрепление материально-технической базы архивов для того, чтобы сохранить архивные документы и в этот непростой для страны экономический период.

Комплекс мер, составляющих это направление деятельности, предусматривает, в первую очередь, обеспечение безопасности и антитеррористической защищенности архивов, улучшение физического состояния архивных документов, сохранение основных систем жизнеобеспечения архивных учреждений в рабочем состоянии.

Важнейшим фактором, обеспечивающим развитие позитивных тенденций в архивной отрасли, являются программно-целевые методы планирования.

Реализуется Федеральная целевая программа «Культура России» (2012-2018 годы.), участие в которой позволило нам не только провести оцифрование  575 ед. хранения особо ценных документов, но и на условиях софинансирования из средств республиканского бюджета приобрести планетарный сканер.

Реализована Республиканская целевая программа «Развитие архивного дела в республике Северная Осетия-Алания (2012-2014 годы)». В настоящее время финансирование государственных архивов осуществляется по подпрограмме «Развитие архивного дела в РСО-Алания (2014-2018 годы)» Государственной программы РСО-Алания «Развитие культуры Республики Северная Осетия-Алания» на 2014-2018 годы», утвержденной постановлением Правительства Республики Северная Осетия-Алания от 28 октября 2013 года № 388.

Реализация программы и подпрограммы позволила нам провести комплекс мероприятий по улучшению условий хранения документов.

Удалось провести капитальные работы – полную замену кровли в здании Государственного архива новейшей истории, капитальный ремонт кровли здания Центрального государственного архива. Полностью заменена система электроосвещения в хранилищах архива новейшей истории. Вместе с тем, мы активно используем внебюджетные источники финансирования для обеспечения нормативных условий хранения архивных документов.

Так, на выполнение программных мероприятий 2014 года было выделено из республиканского бюджета 16 172,0 тыс. руб. (98 %). А за счет внебюджетных источников, вместо предусмотренных по подпрограмме 413,0 тыс. руб. удалось выделить 1 032,0 тыс. руб. (втрое больше). Это позволило нам провести ремонтные работы в хранилищах РГБУ «Государственный архив новейшей истории РСО-Алания» – заменить покрытие пола на новую керамическую плитку общей площадью 370 кв. метров. Проведен ремонт в читальном зале и рабочих кабинетах сотрудников РГБУ «Центральный государственный архив РСО-Алания».

В 2015 году Архивной службе и подведомственным архивам из республиканского бюджета выделено 14 918,0 тыс. руб. (на 7,7 % меньше, чем в 2014 году). Поэтому на развитие материально-технической базы были вновь привлечены только внебюджетные средства.

Именно на эти средства приобретен автоматический модуль порошкового пожаротушения «Буран», обновлены первичные средства пожаротушения и пожарные краны, проведена пропитка чердачных деревянных конструкций. Ведется обновление и поддержание в постоянной готовности первичных средств пожаротушения.

Нам удалось сохранить посты круглосуточной охраны зданий государственных архивов. Сотрудники вневедомственной охраны следят за соблюдением пропускного режима, здания обоих архивов оснащены тревожными кнопками.

Современные технические средства, в частности системы видеонаблюдения, применяются во всех архивах и помогают строже контролировать соблюдение охранного режима.

Установлены системы видеонаблюдения во всех государственных архивах по периметру зданий и во всех читальных залах. На очереди установка камер видеонаблюдения в архивохранилищах.

Составной частью обеспечения охранного режима является наличие в каждом архиве комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму и ежегодная их актуализация. Это инструкция о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, сдачи помещений под охрану. Приказами Архивной службы утверждены все необходимые для обеспечения охранного режима мероприятия. Ежегодно проводятся учения совместно с МЧС и МВД. С периодичностью один раз в квартал проводится инструктаж с ответственными работниками архивов.

Проведены комплексные мероприятия по поддержанию нормативного температурно-влажностного режима. Они особенно актуальны в наших климатических условиях. Мы знаем, что химические реакции старения бумаги и текста ускоряются вдвое при повышении температуры на 10 градусов, а повышенная влажность многократно ускоряет выцветание рукописных текстов. Мы приобрели специальный осушитель воздуха, применение  которого существенно улучшило условия хранения документов.

Всегда актуальна проблема реставрации. В этой работе мы обеспечиваем избирательный подход к отбору документов с учетом их ценности, востребованности, характера дефектов и возможностей лаборатории. Предусмотренные программой развития архивного дела средства на приобретение современного оборудования для консервационных и реставрационных работ отнесены на 2017 год. А за счет внебюджетных средств нами приобретены ламинаторы, оборудованы усовершенствованные рабочие места в архивохранилище ГАНИ.

Ежегодно в целях улучшения физического состояния архивных документов проводится реставрация не менее, чем 150 дел, восстановление 800 страниц угасающих текстов, консервационно-профилактическая обработка не менее 3 тысяч ед. хранения в год. Доля отреставрированных архивных дел в общем объеме дел, поставленных на учет для проведения реставрационных работ, увеличилась с 9,4% в 2013 году до 15% в 2015 году.

За счет поддержания нормативных условий хранения и увеличения объемов реставрации ветхих документов повышен уровень физической безопасности документов Архивного фонда РСО-Алания.

В поле зрения Архивной службы республики не только состояние хранения документов в государственных и муниципальных архивах, но и в архивах организаций-источников комплектования этих архивов.

Эти вопросы решаются по нескольким направлениям.

Во-первых, благодаря поддержке Правительства республики, во-вторых, через реализацию соглашений о сотрудничестве с федеральными ведомствами, а также по итогам проверок, проводимых Архивной службой РСО-Алания.

Так, постановлением Правительства РСО-Алания от 20 февраля 2015 № 21 утвержден список организаций-источников комплектования государственных архивов республики, а распоряжением Правительства РСО-Алания от 20 февраля 2015 № 47-р даны указания о проведении паспортизации архивохранилищ организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов Республики Северная Осетия – Алания.

Распоряжение Правительства установило высокую планку проведению паспортизации, что особенно положительно повлияло на работу ведомственных архивов. Со всеми представителями организаций, ответственными за архивную деятельность в своем ведомстве, проведены семинары по организации и проведению паспортизации. Всего проведено пять семинарских занятий с участием 170 человек.

И, уже по итогам прошедшей в 2015 году паспортизации, 1 марта  текущего года принято распоряжение Правительства РСО-Алания № 71-р «Об итогах паспортизации архивохранилищ организаций-источников комплектования государственных и муниципальных архивов РСО- Алания», а постановлением Правительства РСО- Алания. №68 утвержден актуализированный список организаций-источников комплектования государственных архивов РСО-Алания.

Итоги паспортизации выявили, что возросла доля организаций, имеющих согласованные с Архивной службой РСО-Алания номенклатуры дел (на 1,4%), инструкций по делопроизводству (на 39%), положения об архиве и ЭК (на 1,4%), ответственные за архив назначены во всех организациях – источниках комплектования госархивов.

Наряду с позитивной динамикой по улучшению условий хранения архивных документов во многих организациях, нарастает проблема архивной полки.

На ведомственном хранении сверх установленного срока остается 101, 792 тыс. дел (13,8%). Проверки наличия дел показали, что в восьми организациях утеряно в общей сложности 1488 дел постоянного хранения.

Чтобы исключить факты утраты документов, мы ежегодно проводим плановые проверки организации делопроизводства и деятельности архивов в самых «проблемных» организациях.

В 2015 году мы проверили: Министерство государственного имущества и земельных отношений, Республиканский Лицей искусств, ОАО «Победит», Республиканскую клиническую больницу Минздрава, Северо-Кавказский горно-металлургический институт. Во всех организациях были выявлены нарушения условий хранения документов, однако они были своевременно устранены согласно составленным нашим предписаниям. Во всех проверенных организациях установлены металлические стеллажи, закартонированы дела, приобретены приборы контроля температуры и влажности воздуха, огнетушители; проведено упорядочение документов, разработаны нормативные документы.

Особенно разительные перемены отмечены в Северо-Осетинском государственном университете, где после проверки  были расширены площади архивохранилища, проведен капитальный ремонт, установлены необходимые приборы для контроля температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов.

На сегодняшний день актуален вопрос о необходимости выделения дополнительных площадей для размещения документов в четырех муниципальных архивах. Общая площадь муниципальных архивов составляет 684 кв. м., а хранят они более 139 тыс. дел.

В 2015 году руководством муниципалитетов проведена работа по решению вопросов архивного дела. Так, на коллегии АМС г. Владикавказа принято распоряжение от 30 апреля 2015г., №150 «О состоянии архивного дела в администрации местного самоуправления г. Владикавказа», в котором предусмотрены меры по обеспечению противопожарной безопасности,  соблюдению охранного режима, вопросы комплектования муниципального архива, возможность включения муниципального архива в систему электронного документооборота и др.

Администрация местного самоуправления Алагирского района обеспечила ремонт в архивохранилищах муниципального архива; АМС Моздокского района продолжен ремонт в ранее выделенном для муниципального архива помещении площадью 320 кв.м.

АМС Кировского района обеспечила муниципальный архив новыми просторными помещениями, в которых проведен капитальный ремонт, установлены металлические стеллажи, системы кондиционирования.

Отмечу, что взаимодействие с руководителями администраций местного самоуправления, проведение выездных заседаний коллегий Архивной службы в районах республики дают позитивные результаты.

Важным направлением работы по обеспечению сохранности документов мы считаем внедрение во всех организациях новых Правил работы ведомственных архивов. Сотрудники Архивной службы провели шесть семинарских занятий со всеми представителями органов государственной власти, местного самоуправления, акционерными обществами и общественными организациями, комплектующими архивный фонд республики. Участие в работе семинаров приняли 196 человек. Все получили электронную версию Правил, ответы на поставленные вопросы. Подобное взаимодействие позволяет, на наш взгляд, привлечь внимание к важности архивного дела и необходимости обеспечить хранение документов в нормативных условиях во всех ведомствах.

Весьма существенное влияние на обеспечение сохранности архивных документов оказывает использование информационных технологий. В архивах продолжается пополнение информационного объема общероссийской базы данных «Архивный фонд». Программный комплекс «Архивный фонд» установлен во всех государственных и муниципальных архивах республики. Они полностью завершили ввод информации о фондах. По состоянию на 1 января 2016 года введенный объем информации увеличился в 5 раз в сравнении с показателем на начало 2013 года и составил 654,17 Мб. На портале «Архивы России» размещена информация о составе и содержании фондов  государственных архивов.

В архивных учреждениях созданы и предоставляются пользователям 182 электронные базы данных, включая информационно–поисковые, тематические  и учётные.

Ведутся работы по оцифрованию и созданию электронного фонда пользования. На сегодняшний день Фонд электронных образов документов государственных архивов составляет 2,250 тысяч ед. хранения, 169,136 тысяч файлов, из них 346 ОЦД. Однако, это лишь 0,5 процента от числа дел постоянного хранения.

Темпы оцифровки, бесспорно, надо наращивать, поскольку перевод документов в электронный вид позволяет обеспечить сохранность наиболее востребованных и ценных документов и предоставлять их пользователям в режиме удаленного доступа. Кроме того, создание электронных копий значительно уменьшает объем выдачи дел из хранилищ, способствует сохранению подлинников. При этом качество обслуживания пользователей повышается.

Этой же цели способствует и издательская деятельность Архивной службы. Мы издаем сборники архивных документов, информационные издания. Они позволяют исследователям проводить генеалогические изыскания, не прибегая к подлинникам архивных документов, а нам – обеспечить их сохранность.

Востребована информация, размещенная на сайте  Архивной службы.

За прошедший год зарегистрировано 32 тысячи посещений из 80 регионов России и зарубежья. Поэтому объем работы у архивистов возрастает ежегодно. Это связано и с ростом востребованности информационного ресурса архивов, и с увеличением числа запросов социально-правового характера. Поэтому для нас крайне актуален вопрос защиты информации.

Сегодня потребность в мерах по защите информации от искажения, уничтожения информации выходит на первый план. И, несмотря на то, что мы разработали и утвердили приказом Архивной службы 28 нормативно-правовых актов в области защиты информации и персональных данных, обустроили специальные помещения для обработки сведений ограниченного распространения, это направление деятельности требует серьезных финансовых вливаний.

К сожалению, сегодня в условиях ограниченного финансирования и проводимой оптимизации расходов бюджета рассчитывать на выделение средств на эту работу не приходится.

Но архивисты всегда отличались здравым смыслом и неистребимым оптимизмом, поэтому будем решать вопросы, рассчитывая на собственные силы. Ведь нам доверены исторические ценности, и сберечь их для потомков – наша задача.

Надежду дает и то значимое обстоятельство, что наше Федеральное архивное агентство переподчинено Президенту Российской Федерации.