Уважаемые коллеги!

Организация предоставления государственных и муниципальных услуг – это прерогатива административной власти, осуществляющей публично-правовую деятельность. Масштабная работа по организации предоставления государственных услуг началась  в 2005 году после принятия постановления Правительства РФ от 11 ноября 2005 г. № 679 “О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций и административных регламентов предоставления государственных услуг”. На сегодняшний день существует уже огромный массив нормативной правовой базы, включая подзаконные акты, регламентирующей административное обслуживание. Следуя за этой, изменяющейся и дополняющейся правовой базой в области организации предоставления государственных услуг, мы также проводим эту работу, начиная с функционального анализа и составления перечней первоочередных услуг и до ведения реестровых записей государственных (муниципальных) услуг в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 26 февраля 2014 г. № 151.

В связи с принятием Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» Архивная служба РСО-Алания должна была: сформировать базовый (отраслевой) и ведомственный перечни государственных услуг (работ), оказываемых государственными архивами; 2) разработать порядок расчета нормативных затрат на оказание государственных услуг (выполнение работ) 3) составить административные регламенты предоставления государственных услуг в соответствии с новыми требованиями.

Базовая роль в сфере оказания государственных услуг возложена на формирование государственных заданий на оказание государственных услуг. Постановлением Правительства РСО-Алания от 25 февраля 2011 года №36 утвержден порядок формирования и финансового обеспечения выполнения государственных заданий и методика расчета нормативных затрат на оказание государственных услуг. Тогда же разработан и 29 декабря 2011 года приказом Архивной службы утвержден ведомственный перечень услуг (работ), оказываемых (выполняемых) государственными архивами, в него вошло 5 услуг с показателями качества услуг от 3-х до 8-ми. Перечень размещен на сайте Архивной службы РСО-Алания. На основании перечня Архивной службой РСО-Алания ежегодно формируются государственные задания на оказание государственных услуг РГБУ «Центральный государственный архив РСО-Алания и РГБУ «Государственный архив новейшей истории РСО-Алания». Госзадания размещаются в сети Интернет на общероссийском официальном сайте для размещения информации о государственных (муниципальных) учреждениях – www.bus.gov.ru.

В отношении платы за оказание услуг и работ, Архивной службой республики разработана и утверждена в январе 2012 года Методика определения размера платы за оказание необходимых и обязательных услуг (работ), оказываемых бюджетными учреждениями, подведомственными Архивной службе РСО-Алания, для граждан и юридических лиц.  В феврале 2012 года на основе этой Методики актуализирован Прейскурант свободных цен на платные услуги, оказываемые архивными учреждениями РСО-Алания.

В 2012 году постановлением Правительства РСО-Алания от 17 августа 2012 г. № 283, утвержден Перечень государственных услуг, оказываемых Архивной службой РСО-Алания и государственными архивами; в него вошло 7 услуг. Последующими постановлениями, в 2012 – 2013 гг., утверждены административные регламенты по предоставлению государственных услуг, в том числе: «Информационное обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда РСО-Алания и других архивных документов», «Включение архивных документов в состав Архивного фонда РФ на территории РСО-Алания» и другие, а также регламенты по исполнению Архивной службой государственных функций: «Осуществление контроля за соблюдением законодательства в области архивного дела на территории РСО-Алания», «Ведение государственного учета документов Архивного фонда РФ на территории РСО-Алания».

В Республике Северная Осетия-Алания действует координационный совет по обеспечению перехода органов исполнительной власти и местного самоуправления к представлению услуг на основе межведомственного взаимодействия в электронном виде. С 2010 года ведется работа по развитию МФЦ; в г. Владикавказе действует – 3, в районах также 3 центра, предоставляется 18 услуг. С МФЦ мы только планируем сотрудничать, т.к. услуга по предоставлению архивных документов не является первоочередной. Как показывает опыт работы МФЦ, 3% запросов поступает к ним по вопросам лицензирования, 10% – по вопросам занятости, 17% носят социальный характер и более 70% запросов поступает по земельно-имущественным отношениям, а это состав документов, в основном муниципальных архивов. Наша республика является абсолютным лидером в стране по доле услуг Росреестра, оказываемых через МФЦ.

Вместе с тем, для оптимизации отношений, возникающих в связи с предоставлением государственных услуг, между Архивной службой РСО-Алания, как поставщиком информации и Отделением Пенсионного фонда РФ по РСО-Алания, как потребителем информации в декабре 2011 года заключено Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота с помощью программы VipNet «Деловая почта», ежегодно эта программа должна нами оплачиваться. Но, к сожалению, по системе связи от Пенсионного фонда поступает лишь 3-5% запросов, основная часть запросов для расчета пенсии – личные или письменные обращения граждан.

Безусловно, наиболее востребованная государственная услуга – исполнение запросов граждан и организаций. В Архивной службе РСО-Алания прием запросов ведется в режиме «одного окна». Обращения от граждан и юридических лиц, поступают как при личном приеме, так и через факс, почту и электронную почту. Зарегистрированные запросы рассматриваются руководителем Архивной службы и с резолюцией передаются должностному лицу, ответственному за оказание услуги в течение одного рабочего дня. Сроки исполнения запросов контролируются начальником отдела правовой, кадровой работы и использования архивных документов Архивной службы РСО-Алания.

Большая часть исполненных архивами запросов – социально-правовые, в государственных архивах они составляют более 80 % запросов, в муниципальных – около 70%.

Количество запросов, поступающих электронной почте незначительно. И все же услугами электронной почты пользуется все большее число граждан как России, так и зарубежья. Так, по 2014 году в электронной форме получено 104 запроса (4,7% от общего количества поступивших), в 2012 году – 78, (4,3%).

Для организации работы по приему электронных запросов имеется достаточно оснащенная инфраструктура, в Архивной службе РСО-Алания установлена система электронного документооборота «Дело-12», обеспечен модемный доступ к сети Интернет. Работает  в постоянном режиме сайт Архивной службы, на котором можно ознакомиться с видами и порядком предоставления услуг, в режиме on-line заполнить бланки заявлений-анкет (9 видов) или договоры на оказание услуг на платной основе. Перечень государственных услуг Архивной службы Республики Северная Осетия – Алания опубликован на Едином портале государственных (муниципальных) услуг.

Необходимым условием перехода к предоставлению государственных услуг в электронном виде является работа по переводу архивных справочников и документов в электронный вид. В базу данных «Архивный фонд» по государственным архивам на начало 2015 года введена информация обо всех фондах, введено 3,6 % заголовков дел, по муниципальным архивам – 55,2% заголовков дел. Фонд электронных образов документов государственных архивов составляет всего 1159 ед. хр., 125747 файлов. Для дальнейшей работы с массивом оцифрованных документов в прошлом году приобретен сервер на сумму 460 тыс. руб.

Повысилась информативность сайта Архивной службы РСО-Алания и на 11,7% выросла его посещаемость.

В ходе работы в государственных архивах проводится мониторинг качества предоставления государственных услуг. На основании постановления Правительства РСО-Алания от 17 августа 2012 года № 278 «Об утверждении положения об организации и проведении мониторинга качества предоставления государственных услуг в РСО-Алания» и заполненных анкет, Архивной службой ежеквартально подводятся итоги проведенного мониторинга качества предоставления государственных услуг в подведомственных учреждениях.

По основным показателям качества предоставления государственной услуги по организации исполнения запросов пользователей на основе архивных документов архивными учреждениями достигнуты хорошие результаты:

- доля запросов, исполненных в установленные сроки 100 %;

- доля запросов, исполненных с положительным результатом 83 %;

- удовлетворенность граждан качеством оказываемой услуги 100%.

В заключении хочу отметить, что государственные архивы нашей республики, несмотря на увеличившийся объем работы по предоставлению услуг, не возвращают без конкретного ответа ни один запрос, будь он даже тематического биографического или генеалогического характера, написан ли он на бумаге, или сидя в любое время суток за Интернетом, с минимальным набором сведений. Главный критерий нашей работы – найти каждому человеку хоть какую-то информацию или помочь найти её в другом месте.