Свобода доступа к информации в любом государстве является показателем его демократичности. В советскую эпоху архивы исполняли роль инструмента, предназначенного укреплять государственные институты, чем и объясняется ограниченность доступа к ним. И это вполне разумно для авторитарного государства. При этом архивы весьма отдаленно касались проблем формирования сознания отдельной личности, самоидентификации отдельной семьи, фамилии, рода – той первоосновы гражданского сознания, без которой невозможны общественная стабильность и взаимопонимание, воспитание патриотизма и человеческого достоинства.
Сегодня архивы, опираясь на демократические изменения в общественной жизни, правовую и организационную основу своей деятельности ставят в зависимость от интересов отдельного человека, гражданина, который должен знать и уважать свое прошлое, ценить все то, что объединяет нас, как соотечественников.
Нормативная правовая база, регулирующая вопросы доступа к архивным документам все время совершенствуется. Этого требует развивающееся гражданское общество, механизмы его публичности и открытости. Существующая правовая основа вполне достаточна для регулирования вопросов доступа к составу и содержанию документов в государственных и муниципальных архивах нашей республики, а также с учетом потребностей пользователей.
Обеспечение прав граждан и организаций на информацию осуществляется по двум основным направлениям – исполнение обращений (запросов) и организация доступа к архивным документам как непосредственно – в читальных залах архивов, так и опосредованно – через подготовку информаций и выставок, радио- и телепередач, публикацию статей в средствах массовой информации.
Новый Порядок использования документов в государственных и муниципальных архивах РФ (далее – Порядок) по сравнению с Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ 1998-го года, более лаконичен, с правовой точки зрения, права и обязанности пользователей изложены более четко. Это касается, в частности, норм выдачи дел и документов: сокращен срок выдачи дел пользователям с 3-х до 2-х рабочих дней со дня оформления заказа, а описей, печатных изданий и других материалов − в день заказа, а не через 3 рабочих дня, как было ранее. В прежних Правилах работы руководству архива давалось право с учетом специфики состава документов устанавливать другие (иные) нормы выдачи дел.
Это право могло использоваться как в интересах пользователей, так и против их потребностей. В случае с нашими государственными архивами Регламент работы читального зала закрепляет сроки выдачи дел в пользу пользователей, т.е. не позднее, чем через 2-3 часа после оформления заказа.

За последние 5 лет читальные залы посетило 1953 пользователя, в среднем 390 пользователей в год; общее количество посещений составило 8031. Интенсивность использования документов через читальный зал – документов досоветского периода – 12,3 на одного пользователя, документов советского периода ЦГА РСО-А – 4,8, документов Центра ИПД – 1,1.

Новый Порядок использования документов не предусматривает прав пользователя на получение письменного разъяснения причин невыдачи документов, что допускалось прежними правилами. Тем более что отказов в выдаче документов пользователям наших читальных залов почти не бывает. Даже в том случае, когда документы находятся у другого пользователя. Из всех причин единичных отказов в выдаче документов государственных архивов можно назвать:
– по документам досоветского периода – неудовлетворительное физическое состояние (на учете 1413 таких дел) или временное нахождение документов на реставрации;
– по документам советского периода – закрытое хранение (документы Центра историко-политической документации).
Архивная информация, имеющаяся в архивных документах советского периода, которую мы относим к конфиденциальной, это:
– особые обстоятельства, связанные с фактом рождения;
– особые обстоятельства, связанные с семейным положением (гражданский брак, двоеженство, снижение брачного возраста, незаконнорожденные дети);
– особые обстоятельства, связанные с фактом смерти (убийство, самоубийство);
– о состоянии здоровья;
– нотариальных действий;
– имущественного положения;
– уголовно-процессуальных действий
Использование почти всех этих тематических групп документов, как правило, проходит не через читальный зал, а по справочной работе.
С учетом национальных особенностей регионов было бы целесообразно период ограничения доступа для такой информации увеличить с 75 лет до 100 лет со дня создания документа.
За 2009-2013 гг. архивы республики исполнили 22705 запросов, из них 329 генеалогических. Количество поступающих запросов за эти годы стабильно и составляет в среднем 4540 в год.

Исходя из соотношения объема дел, выданных для справочно-информационной работы и в читальные залы – 151810 дел за 5 лет и общего количества пользователей архивной информации (читальный зал и запросы) – 24658 ед., получается, что средняя интенсивность использования составляет 6,2 дела в год, 28% дел участвовали в обороте. Проведя мониторинг оборачиваемости дел, государственными архивами составлены перечни наиболее востребованных дел, которые подлежат первоочередному оцифрованию.
Тематика работы пользователей прослеживается из таблицы: 53,6 % занимались частными исследованиями по генеалогической, биографической тематике; 12,6 % – научной работой в области истории науки, образования, культуры, спорта; 7,1 % составили исследователи вопросов социальной политики и народонаселения; 5,7 % изучали историю развития отраслей экономики; 5,4% – интересовались историей религии; 5,1 % – историей государственного строительства и т. д. Таким образом, интересы большей части пользователей лежат в области генеалогии.

Сотрудниками архивов создаются все условия для того, чтобы самая востребованная информация становилась более доступной, чтобы число пользователей архивной информации возрастало. С учетом того, что более половины пользователей работают по генеалогии, Архивной службой и государственными архивами республики выпускаются издания такого характера. Это посемейные списки 1886 года, которые доступны пользователям читального зала и в электронном виде.
К услугам пользователей и научно-справочный аппарат архивов, как традиционный, так и создаваемый с использованием современных информационных технологий.
Фонд пользования составляют и оцифрованные архивные документы; очередность оцифрования строится на степени востребованности документов. Общее число оцифрованных дел составляет 1232 особо ценных и наиболее востребованных единиц, около 90 тыс. листов. Для пользователей – тематические перечни документов в электронном виде, а также электронные описи, доля которых по государственным и муниципальным архивам составляет 10,8 %. Наибольшим спросом пользуются тематические базы данных: «Метрические записи церквей Терской области», «Послужные списки Терского казачьего войска», «Многонациональные и поликонфессиональные традиции», «Градостроительство, архитектура, улицы г. Владикавказа», «Партийная номенклатура» др.
С целью преодоления ограничений на документы закрытого хранения Республиканской межведомственной комиссией по рассекречиванию архивных документов ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников за период 2009-2013 гг. рассекречено 911 дел, 2377 документов за 1924-1982 годы, из них в качестве тематических подборок, т.е. по заявлениям пользователей, рассекречено 105 единиц хранения (138 документов) за 1928-1982 гг.

Общее количество пользователей архивной информацией в 2013 году по государственным и муниципальным архивам составило 9912, из них 5253 (53%) – участники информационных мероприятий, организованных по инициативе архивов. Государственными архивами накоплен значительный опыт выставочной работы, проходящей с охватом широкой аудитории. Массовые мероприятия историко-патриотической направленности, по нашему мнению, значительно расширяют круг людей, знакомящихся с ретроспективной информацией, привлекают в архивы больше людей. Количество таких мероприятий за последние 5 лет значительно увеличилось. В качестве головной организации было проведено 142 мероприятия, а это: конференции, встречи, уроки мужества, экскурсии, лекции, радио и телепередачи, издания.
Отдельным звеном является задача по активному привлечению молодежи к участию в различных мероприятиях при всестороннем использовании документальных архивных комплексов
В этом плане мы с полным одобрением приняли решение о проведении Российским обществом историков-архивистов Всероссийского конкурса юношеских исследовательских работ, который проходил у нас уже дважды. Отрадно, что школьники нашей республики, особенно сельских школ, приняли активное участие в Конкурсе.
Мы имеем неплохой опыт проведения различных мероприятий совместно со школами, колледжами, ВУЗами, Союзом пионерских и подростковых организаций республики, представителями молодёжного крыла Северо-Осетинского регионального отделения партии «Единая Россия».

Для привлечения к архивам более широкого круга пользователей, в том числе и молодежи, мы постоянно пополняем свой сайт – www.archive-osetia.ru. На сайте размещены обзоры фондов, тематические перечни документов, виртуальные историко-документальные выставки, коллекции фотодокументов и опубликованных государственными архивами статей. Число посетителей сайта ежегодно растет, с 9393 – в 2009 году до 20357 – в 2013-м году.
В целом, в нашей работе в последние годы произошли позитивные изменения в расширении доступа пользователей к архивной информации через научно-справочный аппарат, в их информационном обеспечении через массовые мероприятия и реализацию договоров, в обслуживании пользователей в читальных залах, а также путем применения современных информационных технологий.
При необходимой финансовой государственной поддержке можно будет продолжить эту работу, оснастить больше рабочих пользовательских мест в читальных залах, расширить объем фонда пользования, продолжить информационную наполняемость сайта и издательскую деятельность.