Акт № 6 от 2 декабря 2014г плановой проверки соблюдения на территории РСО-Алания законодательства об архивном деле в РФ
|
АКТ N 6 плановой проверки соблюдения на территории Республики Северная Осетия-Алания законодательства об архивном деле в Российской Федерации |
|||||||||||||||||||||
|
г.Владикавказ |
|
2 декабря 2014г. | |||||||||||||||||||
|
(место составления акта) |
|||||||||||||||||||||
| Настоящий акт составлен в том, что комиссией в составе: | |||||||||||||||||||||
|
Фамилия, имя, отчество |
Должность |
||||||||||||||||||||
| Председатель комиссии | Кадиев Т.К. | зам. руководителя Архивной службы РСО-Алания | |||||||||||||||||||
| Члены комиссии: | Дзарахохова Т.В. | начальник отдела Архивной службы РСО-Алания | |||||||||||||||||||
| Пицхелаури Н.В. | консультант Архивной службы РСО-Алания | ||||||||||||||||||||
| Баева А.К. | ведущий специалист-эксперт Архивной службы РСО-Алания | ||||||||||||||||||||
| Пруссакова Е.С. | ведущий специалист-эксперт Архивной службы РСО-Алания | ||||||||||||||||||||
| Проведена проверка | ГБУК «Государственный академический ордена дружбы народов ансамбль танца «Алан» | ||||||||||||||||||||
|
(полное наименование проверяемого лица) |
|||||||||||||||||||||
|
1. Сведения о проверяемом лице |
|||||||||||||||||||||
| 1.1 | Полное наименование учреждения (организации) с указанием правового статуса | Государственное бюджетное учреждение культуры «Государственный академический ордена дружбы народов ансамбль танца «Алан» | |||||||||||||||||||
| 1.2 | Краткое наименование
(в соответствии с Уставом) |
ГААТ «Алан» | |||||||||||||||||||
| 1.3 |
Адрес местонахождения |
||||||||||||||||||||
| 1.3.1 | Адрес | 362003 РСО-А, г.Владикавказ, ул.К.Макрса, 77а | |||||||||||||||||||
| 1.3.2 | Телефон, факс | 8-8672-551964 | |||||||||||||||||||
| 1.3.3 | Электронная почта | Alan – buh@yandex.ru | |||||||||||||||||||
| 1.3.4 | Официальный сайт | - | |||||||||||||||||||
| 1.3.5 | ИНН | 1504031289 | |||||||||||||||||||
| 1.3.6 | КПП | 151501001 | |||||||||||||||||||
| 1.4 |
Руководитель |
||||||||||||||||||||
| 1.4.1 | Наименование должности | Художественный руководитель | |||||||||||||||||||
| 1.4.2 | Фамилия, имя, отчество | Кубалов Эльбрус Таймуразович | |||||||||||||||||||
| 1.4.3 | Телефон, факс | 8-8672-258406 | |||||||||||||||||||
| 1.5 |
Руководитель проверяемого лица, в случае если оно является структурным подразделением юридического лица |
||||||||||||||||||||
| 1.5.1 | Наименование должности | - | |||||||||||||||||||
| 1.5.2 | Фамилия, имя, отчество | - | |||||||||||||||||||
| 1.5.3 | Телефон, факс | - | |||||||||||||||||||
| 1.6 |
Учредитель |
||||||||||||||||||||
| 1.6.1 | Правовой статус | юридическое лицо | |||||||||||||||||||
| 1.6.2 | Полное наименование в соответствии с Уставом (Положением) | Министерство культуры РСО-Алания | |||||||||||||||||||
| 1.7 |
Адрес местонахождения учредителя |
||||||||||||||||||||
| 1.7.1 | Адрес | г.Владикавказ, ул.Джанаева, 20 | |||||||||||||||||||
| 1.7.2 | Телефон, факс | 50-15-81 | |||||||||||||||||||
| 1.8 |
Руководитель учредителя |
||||||||||||||||||||
| 1.8.1 | Наименование должности | министр | |||||||||||||||||||
| 1.8.2 | Фамилия, имя, отчество | Хабалова Фатима Сосланбековна | |||||||||||||||||||
| 1.8.3 | Телефон | 8-8672-501581 | |||||||||||||||||||
| 1.9 |
Филиалы учреждения |
||||||||||||||||||||
| 1.9.1 | Полное наименование | - | |||||||||||||||||||
| 1.9.2 | Адрес местонахождения | - | |||||||||||||||||||
| 1.10 |
Адрес места проведения проверки |
||||||||||||||||||||
| 1.10.1 | Адрес | РСО-А, г.Владикавказ, ул.К.Макрса, 77а | |||||||||||||||||||
| 1.10.2 | Телефон, факс | 8-8672-551964 | |||||||||||||||||||
|
2. Сведения об административных процедурах и действиях по осуществлению контроля |
|||||||||||||||||||||
| 2.1 | Форма и способ проведения | выездная плановая проверка | |||||||||||||||||||
| 2.2 | Сроки проведения | с “2” 12. 2014 г. по “2” 12. 2014 г. | |||||||||||||||||||
| 2.3 | Правовые основания | Приказ Архивной службы РСО-Алания № 27 от
18.11. 2013 г. |
|||||||||||||||||||
|
3. Проверка осуществлена в присутствии представителей проверяемого лица |
|||||||||||||||||||||
| N п/п |
Фамилия, имя, отчество |
Занимаемая должность |
|||||||||||||||||||
| 1 | Кубалов Эльбрус Таймуразович | художественный руководитель | |||||||||||||||||||
| 2 | Ахполова Залина Викторовна | гл. бухгалтер | |||||||||||||||||||
| 3 | Сидакова Алла Константиновна | бухгалтер | |||||||||||||||||||
| 4 | Албегова Светлана Харитоновна | отв. за архив | |||||||||||||||||||
|
4. Предъявленные основные документы и сведения |
|||||||||||||||||||||
| 4.1 |
Уставные документы, нормативные и иные документы |
||||||||||||||||||||
| Наименование документа | Дата утвержде-
ния |
Замечания по юридическому оформлению документа, наличию коррупциогенных факторов | Кем утвержден | ||||||||||||||||||
|
Устав
|
22.08.2014 |
нет |
Министерством культуры РСО-Алания |
||||||||||||||||||
| Выводы: документы оформлены в соответствии с законодательством | |||||||||||||||||||||
|
Документы по архивному делу и делопроизводству |
|||||||||||||||||||||
| 4.2 | Номенклатура дел, согласованная ЭПК Архивной службы РСО-Алания | Положение об архиве, согласованное ЭПК Архивной службы РСО-Алания | Положение об Экспертной комиссии (ЭК), согласованное ЭПК Архивной службы РСО-Алания | Инструкция по делопроизводству, согласованная ЭПК Архивной службы РСО-Алания | Приказ о назначении ответственного должностного лица за ведение архива | ||||||||||||||||
| протокол № 7 от 28.11.2003г | протокол № 5 от 28.06.2007г. | протокол № 5 от 28.06.2007г. | нет | № 75-а от 18.07.2006г. | |||||||||||||||||
| Выводы: документы не соответствуют требованиям архивного законодательства, необходимо разработать инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, обновить положения об архиве и ЭК и согласовать их с ЭПК Архивной службы РСО-А
|
|||||||||||||||||||||
|
5. Результаты обследования по существу проверки |
|||||||
| 55.1 |
Материально-техническая база |
||||||
| 55.1.1 | Размещение архива
|
Состояние зданий и помещений | Резерв площадей для перспективно-го комплекто- вания архива | Состав и рациональная планировка помещений | Соответ-ствие нормативам | Наличие АРМ (автоматического рабочего места) | |
| Архив находится в здании ансамбля в подвальном помещении | нет | Одна комната | Не соответствует | нет | |||
| 55.1.2 |
Оборудова-ниеархивохра- нилища |
Наличие спец.оборудования |
Дата установки |
Состояние оборудования |
Соответ-ствие нормативам |
Дополнитель-ные сведения |
|
| средствами хранения | нет | - | - | - | - | ||
| 55.1.3 | Темпера-турно- влажност- ный режим | Наличие приборов контроля климати- ческих условий | Регулярность замеров | Формы поддержания температурно- влажностного режима | Ведение журналов контроля | Дополнитель-ные сведения | |
| нет | нет | нет | нет | - | |||
| 55.1.4 | Световой режим | Тип освещения | Регулиро-вание уровня освещен- ности | Оснащенность контрольно- измерительными приборами | Соответствие нормативам | Дополнитель-ные сведения | |
|
искусственное |
нет | нет | нет | - | |||
| 55.1.5 | Санитарно -гигиени- ческий режим | Периодич-ность проведения санитарных дней | Уровень запылен-ности | Очаги биопоражения | Меры борьбы с ними | Дополнитель-ные сведения | |
| 1 раз в неделю | нет | ||||||
|
Выводы: помещение не соответствует нормативным условиям хранения архивных документов |
|||||||
| 55.1.6 | Проверка наличия и состояния документов, ремонт и реставрация документов Архивного фонда Российской Федерации | Дата последней проверки наличия и состояния документов ,количество необнаруженных дел, проведение розыска и снятие с учета дел | Дата последнего упорядочения (научно-технической обработки) документов | ||||
| Не проводилась | - | 1998г. | |||||
| Выводы: в связи с тем, что проверка наличия документов не проводилась со дня образования ансамбля, не представляется возможным подтвердить по описям дел полный состав документов в архиве. Упорядочение документов не проводилось 16 лет на момент проверки заключен договор и проводится упорядочение специалистами РГБУ ЦГА РСО-Алания
|
|||||||
| 55.2 |
Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
|||||||||||
|
Порядок и |
Основные учетные документы |
|||||||||||
| схема учета архивных документов
|
Книга учета выдачи документов из архивохранилища | Книга учета
поступле-ний докумен-тов в архив |
Журнал выдачи архивных справок, копий, выписок из документов | Описи дел, документов постоянного срока хранения, утвержденные ЭПК Архивной службы РСО-А | Описи дел, документов по личному составу,согласованные ЭПК Архивной службы
РСО-А |
Дело фонда | ||||||
|
нет
|
нет | нет | нет |
1963-1998
|
1942-1998 | ведется | ||||||
| Выводы: учет документов архива не ведется, документы частично хранятся в кабинетах
|
||||||||||||
| 55.3 |
Ведение документов централизованного учета |
|||||||||||
| Паспорт архива | Дата составления | Дата представления в орган управления архивным делом |
Ведение учетной базы данных |
|||||||||
| на 01.12.2012г. |
01.10.2012г.
|
01.10.2012г.
|
нет | |||||||||
| Выводы: база данных отсутствует. Паспорт архива составлен сотрудниками АС.
|
||||||||||||
| 55.4 |
Обеспечение безопасности |
|||||||||||
| Организация охраны | Наличие ответственного должностного лица | Документ, определяющий порядок действия сотрудников при чрезвычайных ситуациях | ||||||||||
| Штатные единицы вахтеров в круглосуточном режиме работы |
нет |
в разработке | ||||||||||
| 5 | Режим допуска | Пропускной режим |
| 55.5 | Инженерно-
техническое обеспечение |
Наличие и эффективность пожарной, охранной и тревожной сигнализации, видеонаблюдения.
В наличие пожарная сигнализация.
|
| 55.6 | Состояние пожарной безопасности | Наличие ответственного должностного лица
Марзоев Вячеслав Васильевич |
| Выводы: пожарная, охранная сигнализации и видеонаблюдение отсутствуют. Назначен ответственный сотрудник за пожарную безопасность. Документы, определяющие порядок действия сотрудников при ЧС находятся в разработке. Огнетушитель в архиве отсутствует. |
| 5.8 |
Использование архивных документов |
|||||||
| Формы использова-ния
архивных документов
|
Исполнение запросов |
Порядок
выдачи докумен-тов во времен- ное пользо- вание
|
Обслужи вание –
пользо-вателей в читаль- ном зале
|
|||||
| Соблю-дение порядка исполне- ния запросов | Оформление архивных справок, копий, выписок | Количество исполненных запросов всего/в установленные сроки/ с положительным результатом | Максимальный / минималь-ный срок исполнения запросов | |||||
| Выдача справок | В соответствии с правилами | В соответствии с правилами | 10 справок в течение года | 2-3 дня | Не выдаются | Зала нет | ||
| Выводы: выдаются справки по социально-правовым запросам, сроки исполнения справок в соответствии с правилами, документы во временное пользование не выдаются. | ||||||||
|
6. Выявленные в ходе проверки нарушения нормативных правовых актов в сфере архивного дела |
||||
| N п/п | Нормативно-правовой акт | Номер раздела, статьи, пункта | Суть нарушения | |
| 6.1 |
Законы и постановления Республики Северная Осетия-Алания |
|||
| РЗ № 80 «Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания» | глава 2, ст.7 пункты 1,2,3,4
глава 3, статья 14 пункт 1 |
Не проводится экспертиза ценности документов, уничтожение документов проводится без проведения экспертизы, помещение не соответствует нормативным требованиям хранения архивных документов, не соблюдается режим безопасности | ||
| 6.2 |
Ведомственные нормативные правовые акты |
|||
| Основные правила работы архивов организаций | разделы 2, 3, 4 в полном объеме
|
Приказы по основной деятельности и по личному составу ведутся вместе, с валовой нумерацией. Не соблюдаются режимы хранения и безопасности документов, не проводится экспертиза ценности документов, документы по основной деятельности формируются без учета номенклатуры дел в неполном составе без отражения всей деятельности ансамбля | ||
| 6.3 | Рекомендации по ведению делопроизводства в организации | В полном объеме | Отсутствует инструкция по делопроизводству | |
|
7. Перечень документов, прилагаемых к акту проверки |
||||
| N п/п |
Наименование документа |
Количество листов |
||
| 1 | Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе | 1 | ||
| 2 | Приказ № 75-а от 18.07.2006 о назначении ответственного за архив | 1 | ||
| 3 | Приказ № 6-в от 16.01.2014 о назначении ответственных за пожарную безопасность | 3 | ||
|
Настоящий акт составлен на 6 (шести) листах с приложениями на 4 (трех) листах в 2-х экземплярах и подлежит представлению следующим адресатам:
1. Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания 2. Проверяемое лицо. |
||||
|
8. Подписи членов комиссии |
||||
|
Подпись |
ФИО |
||
| Председатель комиссии |
|
Кадиев Т.К. | |
| Члены комиссии: | Дзарахохова Т.В. | ||
| Пицхелаури Н.В. | |||
| Баева А.К. | |||
| Пруссакова Е.С. | |||
|
9. С актом в установленном порядке ознакомлен(ы) |
|||
| Дата | Должность с указанием наименования юридического лица | Фамилия, имя, отчество представителя проверяемого лица | Подпись, печать |
| художественный руководитель | Кубалов Э.Т. | ||
| ответственная за архив | Албегова С.Х. | ||
|
Сведения о проверке внесены в журнал учета проверок. Запись от ____.12.2014г. |
|||