Акт № 5 от 20 октября 2014г плановой проверки соблюдения на территории РСО-Алания законодательства об архивном деле в РФ
|
АКТ N 5 плановой проверки соблюдения на территории Республики Северная Осетия-Алания законодательства об архивном деле в Российской Федерации
|
|||||||||||||||||||||
|
г.Владикавказ |
|
20 октября 2014г. | |||||||||||||||||||
|
(место составления акта) |
|||||||||||||||||||||
|
Настоящий акт составлен в том, что комиссией в составе:
|
|||||||||||||||||||||
|
Фамилия, имя, отчество |
Должность |
||||||||||||||||||||
| Председатель комиссии | Кадиев Т.К. | зам. руководителя Архивной службы РСО-Алания | |||||||||||||||||||
| Члены комиссии: | Дзарахохова Т.В. | начальник отдела Архивной службы РСО-Алания | |||||||||||||||||||
| Пицхелаури Н.В. | консультант Архивной службы РСО-Алания | ||||||||||||||||||||
| Баева А.К. | ведущий специалист-эксперт Архивной службы РСО-Алания | ||||||||||||||||||||
| Пруссакова Е.С. | ведущий специалист-эксперт Архивной службы РСО-Алания | ||||||||||||||||||||
| Проведена проверка | ГБОУСПО «Северо-Кавказский строительный техникум» | ||||||||||||||||||||
|
(полное наименование проверяемого лица) |
|||||||||||||||||||||
|
1. Сведения о проверяемом лице |
|||||||||||||||||||||
| 1.1 | Полное наименование учреждения (организации) с указанием правового статуса | Государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Северо-Кавказский строительный техникум» | |||||||||||||||||||
| 1.2 | Краткое наименование
(в соответствии с Уставом) |
ГБОУСПО «СКСТ» | |||||||||||||||||||
| 1.3 |
Адрес местонахождения |
||||||||||||||||||||
| 1.3.1 | Адрес | 362039 РСО-А, г.Владикавказ, ул.Галковского, 221 | |||||||||||||||||||
| 1.3.2 | Телефон, факс | 8-8672-57-63-51 | |||||||||||||||||||
| 1.3.3 | Электронная почта | skstadmin@mail.ru | |||||||||||||||||||
| 1.3.4 | Официальный сайт | http//skst.osedu2.ru | |||||||||||||||||||
| 1.3.5 | ИНН | 1501005435 | |||||||||||||||||||
| 1.3.6 | КПП | 151301001 | |||||||||||||||||||
| 1.4 |
Руководитель |
||||||||||||||||||||
| 1.4.1 | Наименование должности | директор | |||||||||||||||||||
| 1.4.2 | Фамилия, имя, отчество | Гуриев Георгий Таймуразович | |||||||||||||||||||
| 1.4.3 | Телефон, факс | 8-8672-57-62-81 | |||||||||||||||||||
| 1.5 |
Руководитель проверяемого лица, в случае если оно является структурным подразделением юридического лица |
||||||||||||||||||||
| 1.5.1 | Наименование должности | - | |||||||||||||||||||
| 1.5.2 | Фамилия, имя, отчество | - | |||||||||||||||||||
| 1.5.3 | Телефон, факс | - | |||||||||||||||||||
| 1.6 |
Учредитель |
||||||||||||||||||||
| 1.6.1 | Правовой статус | юридическое лицо | |||||||||||||||||||
| 1.6.2 | Полное наименование в соответствии с Уставом (Положением) | Министерство образования и науки Республики Северная Осетия -Алания | |||||||||||||||||||
| 1.7 |
Адрес местонахождения учредителя |
||||||||||||||||||||
| 1.7.1 | Адрес | РСО-А г.Владикавказ, ул.Бутырина, 8 | |||||||||||||||||||
| 1.7.2 | Телефон, факс | (8672) 53-27-69 | |||||||||||||||||||
| 1.8 |
Руководитель учредителя |
||||||||||||||||||||
| 1.8.1 | Наименование должности | министр | |||||||||||||||||||
| 1.8.2 | Фамилия, имя, отчество | Огоев Алан Урузмагович | |||||||||||||||||||
| 1.8.3 | Телефон | (8672) 53-27-69 | |||||||||||||||||||
| 1.9 |
Филиалы учреждения |
||||||||||||||||||||
| 1.9.1 | Полное наименование | - | |||||||||||||||||||
| 1.9.2 | Адрес местонахождения | - | |||||||||||||||||||
| 1.10 |
Адрес места проведения проверки |
||||||||||||||||||||
| 1.10.1 | Адрес | РСО-А, г.Владикавказ, ул.Галковского, 221 | |||||||||||||||||||
| 1.10.2 | Телефон, факс | 8-8672-57-62-81 | |||||||||||||||||||
|
2. Сведения об административных процедурах и действиях по осуществлению контроля |
|||||||||||||||||||||
| 2.1 | Форма и способ проведения | выездная плановая проверка | |||||||||||||||||||
| 2.2 | Сроки проведения | с “20” 10. 2014 г. по “20” 10. 2014 г. | |||||||||||||||||||
| 2.3 | Правовые основания | Приказ Архивной службы РСО-Алания № 27 от
18.11. 2013 г. |
|||||||||||||||||||
|
3. Проверка осуществлена в присутствии представителей проверяемого лица |
|||||||||||||||||||||
| N п/п |
Фамилия, имя, отчество |
Занимаемая должность |
|||||||||||||||||||
| 1 | Дзампаева Людмила Константиновна | зам. директора | |||||||||||||||||||
| 2 | Цаболова Зара Алексеевна | гл. бухгалтер | |||||||||||||||||||
| 3 | Цагараева Лидия Заурбековна | специалист по кадрам | |||||||||||||||||||
|
4. Предъявленные основные документы и сведения |
|||||||||||||||||||||
| 4.1 |
Уставные документы, нормативные и иные документы |
||||||||||||||||||||
| Наименование документа | Дата утвержде-
ния |
Замечания по юридическому оформлению документа, наличию коррупциогенных факторов | Кем утвержден | ||||||||||||||||||
|
Устав
|
24.01.2012 |
нет |
Министерством образования и науки РСО-Алания | ||||||||||||||||||
| Выводы: документы оформлены в соответствии с законодательством | |||||||||||||||||||||
|
Документы по архивному делу и делопроизводству |
|||||||||||||||||||||
| 4.2 | Номенклатура дел, согласованная ЭПК Архивной службы РСО-Алания | Положение об архиве, согласованное ЭПК Архивной службы РСО-Алания | Положение об Экспертной комиссии (ЭК), согласованное ЭПК Архивной службы РСО-Алания | Инструкция по делопроизводству, согласованная ЭПК Архивной службы РСО-Алания | Приказ о назначении ответственного должностного лица за ведение архива | ||||||||||||||||
| № 5 от 28.06.2007 | № 5 от 28.06.2007 | № 5 от 28.06.2007 | не т | нет | |||||||||||||||||
| Выводы: отсутствует инструкция по делопроизводству, номенклатура дел разработана в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным в 2000 году и утратившим силу, Положения об архиве и об ЭК не обновлены в связи с изменением Устава, нет ответственного за архив | |||||||||||||||||||||
|
5. Результаты обследования по существу проверки |
|||||||
| 55.1 |
Материально-техническая база |
||||||
| 55.1.1 | Размещение архива
|
Состояние зданий и помещений | Резерв площадей для перспективно-го комплекто- вания архива | Состав и рациональная планировка помещений | Соответ-ствие нормативам | Наличие АРМ (автоматического рабочего места) | |
| Подвал и 2 этаж здания техникума | подвальное помещение находится в аварийном и антисанитарном состоянии | есть | Подвальное помещение – 1 комната, 2 этаж – 1 комната | Не соответству-ют | нет | ||
| 55.1.2 |
Оборудова-ниеархивохра- нилища |
Наличие спец.оборудо-вания |
Дата установки |
Состояние оборудования |
Соответ-ствие нормативам |
Дополнитель-ные сведения |
|
| средствами хранения | нет | - | - | - | - | ||
| 55.1.3 | Темпера-турно- влажност- ный режим | Наличие приборов контроля климати- ческих условий | Регулярность замеров | Формы поддержания температурно- влажностного режима | Ведение журналов контроля | Дополнитель-ные сведения | |
| нет | |||||||
| 55.1.4 | Световой режим | Тип освещения | Регулиро-вание уровня освещен- ности | Оснащенность контрольно- измерительными приборами | Соответствие нормативам | Дополнитель-ные сведения | |
|
естественное, искусственное
|
нет | нет | Не соответству-ет | - | |||
| 55.1.5 | Санитарно -гигиени- ческий режим | Периодич-ность проведения санитарных дней | Уровень запылен-ности | Очаги биопоражения | Меры борьбы с ними | Дополнитель-ные сведения | |
| нет | Очень высокий | есть | - | - | |||
|
Выводы: помещение подвальное требует капитального ремонта и находится в антисанитарном состоянии, вновь выделенное помещение на 2 этаже находится в антисанитарном состоянии, режим хранения в этих помещениях не соблюдается, документы требуют срочного обеспыливания, а с очагами биопоражения требуют проведения дезинфекции |
|||||||
| 55.1.6 | Проверка наличия и состояния документов, ремонт и реставрация документов Архивного фонда Российской Федерации | Дата последней проверки наличия и состояния документов ,количество необнаруженных дел, проведение розыска и снятие с учета дел | Дата последнего упорядочения (научно-технической обработки) документов | ||||
| Не проводилась | - | 1982 год | |||||
| Выводы: в связи с тем, что проверка наличия документов не проводилась с 1977 года, не представляется возможным подтвердить по описям дел полный состав документов в архиве, упорядочение проводилось по 1979 год – нет возможности определить полноту и качество формируемых документов в соответствии с номенклатурой дел, архивные документы, содержащие персональные данные находятся в деревянных, незапираемых шкафах в кабинетах, отсутствуют бухгалтерские документы с 1979года по 2010год, акты о выделении к уничтожению не представлены | |||||||
| 55.2 |
Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов |
|||||||||||
|
Порядок и |
Основные учетные документы |
|||||||||||
| схема учета архивных документов
|
Книга учета выдачи документов из архивохранилища | Книга учета
поступле-ний докумен-тов в архив |
Журнал выдачи архивных справок, копий, выписок из документов | Описи дел, документов постоянного срока хранения, утвержденные ЭПК Архивной службы РСО-А | Описи дел, документов по личному составу,согласованные ЭПК Архивной службы
РСО-А |
Дело фонда | ||||||
|
нет
|
есть | есть | есть |
1971-1979
|
1953-1978 | нет | ||||||
| Выводы: документы с 1945 по 1966годы сданы в госархив (ф. 879), отсутствуют порядок и схема учета документов в архиве, отсутствуют описи дел постоянного срока хранения с 1971-1976гг, по личному составу с 1957-1966гг,1955-1977гг, дело фонда и не ведется книга поступлений документов в архив
|
||||||||||||
| 55.3 |
Ведение документов централизованного учета |
|||||||||||
| Паспорт архива | Дата составления | Дата представления в орган управления архивным делом |
Ведение учетной базы данных |
|||||||||
|
на 01.12.2012г. |
30.08.2012г.
|
30.08.2012г.
|
нет |
|||||||||
| Выводы: база данных отсутствует, паспорт архива составлен сотрудниками АС | ||||||||||||
| 55.4 |
Обеспечение безопасности |
|||||||||||
| Организация охраны | Наличие ответственного должностного лица | Документ, определяющий порядок действия сотрудников при чрезвычайных ситуациях | ||||||||||
| сторожа | Музаев Ф.Х. | Приказом (без даты) утвержден План по защите и прикрытию ФГОУ СПО «Северо-Кавказский строительный техникум», от 11.04.2012 утверждена Инструкция по пожарной безопасности
|
||||||||||
| 5 | Режим допуска | Соблюдается пропускной режим |
| 55.5 | Инженерно-
техническое обеспечение |
Наличие и эффективность пожарной, охранной и тревожной сигнализации, видеонаблюдения.
В наличии пожарная сигнализация, видеонаблюдение
|
| 55.6 | Состояние пожарной безопасности | Наличие ответственного должностного лица
Музаев Ф.Х. |
| Выводы: в здании техникума имеются пожарная сигнализация и видеонаблюдение. Назначен ответственный сотрудник за пожарную безопасность. Утвержден документ, определяющий порядок действия сотрудников при наступлении ЧС. Огнетушители отсутствуют во всех помещениях архива. Двери в подвальное помещение архива деревянная, обита металлом, вход закрыт металлической решеткой, дверь архива на 2 этаже деревянная
|
| 5.8 |
Использование архивных документов |
|||||||||
| Формы использова-ния
архивных документов
|
Исполнение запросов |
Порядок
выдачи докумен-тов во времен- ное пользо- вание
|
Обслужи вание –
пользо-вателей в читаль- ном зале
|
|||||||
| Соблю-дение порядка исполне- ния запросов | Оформление архивных справок, копий, выписок | Количество исполненных запросов всего/в установленные сроки/ с положительным результатом | Максимальный / минималь-ный срок исполнения запросов | |||||||
| Выдача справок | Не представлена информация | Не представлена информация | Не представлена информация | Не представлена информация | Не выдаются | Зала нет | ||||
| Выводы: выдаются справки по социально-правовым запросам, информация по срокам, порядку и оформлению не представлена, документы во временное пользование не выдаются | ||||||||||
|
6. Выявленные в ходе проверки нарушения нормативных правовых актов в сфере архивного дела |
||||||||||
| N п/п | Нормативно-правовой акт | Номер раздела, статьи, пункта | Суть нарушения | |||||||
| 6.1 |
Федеральные законы |
|||||||||
| ФЗ № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» | глава 4, ст.17 пункт 1
|
Помещения не соответствуют нормативным требованиям хранения архивных документов
|
||||||||
| 6.2 |
Ведомственные нормативные правовые акты |
|||||||||
| Основные правила работы архивов организаций | Раздел 3, п. 3.4, раздел 4, пп.4.3.3, 4.3.4,4.6, 4.7, раздел 6, п.6.4.7
|
По архивохранилищам не соблюдается режимы хранения и безопасности документов. Очень высокий уровень загрязненности документов и помещений.Не проводилась проверка наличия и научно-техническая обработка документов. Формирование и списание документов осуществляется без учета требований законодательства. Отсутствуют дело фонда, не ведется книга поступлений документов в архив. Номенклатура дел не соответствует требованиям архивного законодательства
|
||||||||
| 6.3 | Рекомендации по ведению делопроизводства в организации | В полном объеме | Инструкция по делопроизводству отсутствует
|
|||||||
|
7. Перечень документов, прилагаемых к акту проверки |
||||||||||
| N п/п |
Наименование документа |
Количество листов |
||||||||
| 1 | Свидетельство о постановке на учет в ЕГРЮЛ | 1 | ||||||||
| 2 | Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе | 1 | ||||||||
| 3 | Приказ № 93 от 15.07.2011г. о назначении ответственного за пожарную безопасность | 1 | ||||||||
| 4 | План по защите и прикрытию ФГОУ СПО «Северо-Кавказский строительный техникум» | 5 | ||||||||
| 5 | Инструкция по пожарной безопасности | 2 | ||||||||
|
Настоящий акт составлен на 6 (шести) листах с приложениями на 7 (семи) листах в 2-х экземплярах и подлежит представлению следующим адресатам: 1. Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания 2. Проверяемое лицо. |
||||||||||
|
8. Подписи членов комиссии |
||||||||||
|
Подпись |
ФИО |
||
| Председатель комиссии |
|
Кадиев Т.К. | |
| Члены комиссии: | Дзарахохова Т.В. | ||
| Пицхелаури Н.В. | |||
| Баева А.К. | |||
| Пруссакова Е.С. | |||
|
9. С актом в установленном порядке ознакомлен(ы) |
|||
| Дата | Должность с указанием наименования юридического лица | Фамилия, имя, отчество представителя проверяемого лица | Подпись, печать |
|
20.10.2014г. |
директор
|
Гуриев Г.Т. |
|
|
Сведения о проверке внесены в журнал учета проверок. Запись от 20.10.2014г. |
|||