Акт № 4 от 15 июля 2014г плановой проверки соблюдения на территории РСО-Алания законодательства об архивном деле в РФ

Опубликовано: 04.02.2015

 

АКТ N 4

плановой проверки соблюдения на территории Республики Северная Осетия-Алания законодательства об архивном деле в Российской Федерации

г.Владикавказ

 15 июля 2014г.

(место составления акта)
 Настоящий акт составлен в том, что комиссией в составе: 

Фамилия, имя, отчество

Должность
Председатель комиссии Кадиев Т.К. зам. руководителя Архивной службы РСО-Алания
Члены комиссии: Дзарахохова Т.В. начальник отдела  Архивной службы РСО-Алания
Пицхелаури Н.В. консультант Архивной службы РСО-Алания
Баева А.К. ведущий специалист-эксперт Архивной службы РСО-Алания
Пруссакова Е.С. ведущий специалист-эксперт Архивной службы РСО-Алания
Проведена проверка ФГБОУВПО «Северо-Осетинский государственный университет имени Коста Левановича Хетагурова»

(полное наименование проверяемого лица)

 1. Сведения о проверяемом лице
1.1 Полное наименование учреждения (организации) с указанием правового статуса  Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Северо-Осетинский государственный университет имени Коста Левановича Хетагурова»
1.2 Краткое наименование(в соответствии с Уставом) ФГБОУВПО «СОГУ»
1.3

Адрес местонахождения
1.3.1 Адрес 362025  РСО-А, г.Владикавказ, ул.Ватутина, 44-46
1.3.2 Телефон, факс 8-8672-535249
1.3.3 Электронная почта nosu@nosu.ru
1.3.4 Официальный сайт http//www.nosu.ru
1.3.5 ИНН 1502009030
1.3.6 КПП 151301001
1.4

Руководитель
1.4.1 Наименование должности ректор
1.4.2 Фамилия, имя, отчество Созанов Валерий Гаврилович
1.4.3 Телефон, факс 8-8672-535102
1.5

Руководитель проверяемого лица, в случае если оно является структурным подразделением юридического лица
1.5.1 Наименование должности -
1.5.2 Фамилия, имя, отчество -
1.5.3 Телефон, факс -
1.6

Учредитель
1.6.1 Правовой статус юридическое лицо
1.6.2 Полное наименование в соответствии с Уставом (Положением) Министерство образования и науки Российской Федерации
1.7

Адрес местонахождения учредителя
1.7.1 Адрес 125993, г.Москва, ул.Тверская, 11
1.7.2 Телефон, факс 8-495-5395519
1.8

 

Руководитель учредителя
1.8.1 Наименование должности министр
1.8.2 Фамилия, имя, отчество Ливанов Дмитрий Викторович
1.8.3 Телефон 8-495-5395519
1.9

Филиалы учреждения
1.9.1 Полное наименование -
1.9.2 Адрес местонахождения -
1.10

Адрес места проведения проверки
1.10.1 Адрес -
1.10.2 Телефон, факс -
 2. Сведения об административных процедурах и действиях по осуществлению контроля
2.1 Форма и способ проведения выездная  плановая  проверка
2.2 Сроки проведения с “15” 07. 2014 г. по “15” 07. 2014 г.
2.3 Правовые основания Приказ Архивной службы РСО-Алания  №  27  от18.11. 2013 г.
 3. Проверка осуществлена в присутствии представителей проверяемого лица
N п/п

Фамилия, имя, отчество

Занимаемая должность
1 Созаева Татьяна Казбековна начальник управления кадров и делопроизводства
2 Касабиева Кима Ахшаровна гл. бухгалтер
3 Батоева Фатима Николаевна начальник отдела  кадров
4 Бекоева Залина Ивановна зав. архивом
 4. Предъявленные основные документы и сведения
4.1

Уставные документы, нормативные и иные документы
Наименование документа Дата утвержде-ния Замечания по юридическому оформлению документа, наличию коррупциогенных факторов Кем утвержден

Устав

23.05.2011

нет

 Приказом № 1714 Министерства образования и науки Российской Федерации
Выводы: документы оформлены в соответствии с законодательством

Документы по архивному делу и делопроизводству
4.2 Номенклатура дел, согласованная ЭПК Архивной службы РСО-Алания Положение об архиве, согласованное ЭПК Архивной службы РСО-Алания Положение об Экспертной комиссии (ЭК), согласованное ЭПК Архивной службы РСО-Алания Инструкция по делопроизводству, согласованная ЭПК Архивной службы РСО-Алания Приказ о назначении ответственного должностного лица за ведение архива
№ 1 от 25.12.2010г. № 4 от 29.04.2008 № 4 от 29.04.2008 Не согласована с ЭПК АС РСО-А № 255 от 04.03.1991г.
Выводы: инструкция по делопроизводству не согласована с ЭПК Архивной службы РСО-А, номенклатура дел разработана в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным в 2000 году и утратившим силу, Положения об архиве и об ЭК не обновлены в связи с изменением  Устава 

 

 5. Результаты обследования по существу проверки
55.1

Материально-техническая база
55.1.1 Размещение архива  

 

 

 

 Состояние зданий и помещений Резерв площадей для перспективно-го комплекто- вания архива Состав и рациональная планировка помещений Соответ-ствие нормативам Наличие АРМ (автоматического рабочего места)
  Архив находится в подвальных помещениях под учебными корпусами № 2 и № 4 есть  Под УК № 2 – 8 комнат, под УК № 4 – 4 комнаты Частично соответствует есть 2 рабочих места
55.1.2  Оборудова-ниеархивохра- нилища  Наличие спец.оборудо-вания  Дата установки  Состояние оборудования  Соответ-ствие нормативам  Дополнитель-ные сведения
средствами хранения нет - - - -
55.1.3 Темпера-турно- влажност- ный режим Наличие приборов контроля климати- ческих условий Регулярность замеров Формы поддержания температурно- влажностного режима Ведение журналов контроля Дополнитель-ные сведения
  психрометры

 

 ежедневно - ведется -
55.1.4 Световой режим Тип освещения Регулиро-вание уровня освещен- ности Оснащенность контрольно- измерительными приборами Соответствие нормативам Дополнитель-ные сведения
  естественное, искусственное

 

 шторы нет  соответству-ет -
55.1.5 Санитарно -гигиени- ческий режим Периодич-ность проведения санитарных дней Уровень запылен-ности Очаги биопоражения Меры борьбы с ними Дополнитель-ные сведения
  1 раз в месяц Средний  под УК № 25, высокий под УК № 4 есть документы хранятся на отдельном стеллаже -
 Выводы: помещения под УК № 4 требуют капитального ремонта, режим хранения в этих помещениях не соблюдается, документы с очагами биопоражения требуют проведения дезинфекции
55.1.6 Проверка наличия и состояния документов, ремонт и реставрация документов Архивного фонда Российской Федерации Дата последней проверки наличия и состояния документов ,количество необнаруженных дел, проведение розыска и снятие с учета дел Дата последнего упорядочения (научно-технической обработки) документов
Не проводилась -  Ведется в настоящее время
Выводы:  в связи с тем, что проверка наличия документов не проводилась с 1937 года,  не представляется возможным подтвердить по описям  дел полный состав  документов в архиве.

 

55.2

 Государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
   Порядок  и

 

Основные учетные документы
  схема учета архивных документов   Книга учета выдачи документов из архивохранилища Книга учетапоступле-ний докумен-тов в архив Журнал выдачи  архивных справок, копий, выписок из документов Описи  дел, документов постоянного срока хранения, утвержденные ЭПК Архивной службы РСО-А Описи дел, документов по личному составу,согласованные ЭПК Архивной службы РСО-А Дело фонда
есть

 

 

 Докумен-ты не выдаются нет есть 1949-1998

 

 1937-2001 нет
Выводы:  отсутствуют дело фонда и книга поступлений  документов в архив  
55.3

 Ведение документов централизованного учета
Паспорт архива Дата составления Дата представления в орган управления архивным делом

Ведение учетной базы данных

на 01.12.2012г.

22.10.2012г.

22.10.2012г.

нет
Выводы: база данных отсутствует, паспорт архива составлен сотрудниками АС
55.4

Обеспечение безопасности
Организация охраны Наличие ответственного должностного лица Документ, определяющий порядок действия сотрудников  при чрезвычайных ситуациях
По договору ЧОП «Аргаска» Цораев Марат Ибрагимович Приказом от 10.02.2014 № 4 утверждена схема оповещения при наступлении ЧС и перечень документов, подлежащих вывозу в загородную зону.«Положение о выполнении единых требований, установленных Правилами пожарной безопасности в федеральном государственном бюджетном образовательном  учреждении высшего профессионального образования «Северо-Осетинский государственный университет имени Коста Левановича Хетагурова», утверждено 20.01.2014г.

 

 

5 Режим допуска Соблюдается пропускной режим

 

55.5 Инженерно-техническое обеспечение Наличие и эффективность пожарной,  охранной и тревожной сигнализации, видеонаблюдения. 

Есть

 
55.6 Состояние пожарной безопасности Наличие ответственного  должностного  лица 

Каргинова Людмила Андреевна

 

 Выводы: в наличии пожарная сигнализация и  видеонаблюдение. Назначен ответственный сотрудник за  пожарную безопасность и ГО. Утвержден документ, определяющий порядок действия сотрудников  при наступлении ЧС. Огнетушители в наличии во всех помещениях архива. Двери в помещениях архива деревянные, вход в помещение архива под УК № 2  закрыт металлической решеткой

 

 5.8

Использование архивных документов
Формы использова-нияархивных документов

 

Исполнение запросов

 Порядоквыдачи

докумен-тов во времен- ное пользо- вание

 

 Обслужи вание – пользо-вателей в читаль- ном зале

 
Соблю-дение порядка исполне- ния запросов Оформление архивных справок, копий, выписок Количество исполненных запросов всего/в установленные сроки/ с положительным результатом Максимальный / минималь-ный срок исполнения запросов
Выдача справок В соответствии с правилами В соответствии с правилами До 1000 справок в течение года От 1 до 14 дней Не выдаются Зала нет
Выводы: выдаются справки по социально-правовым запросам,  сроки исполнения справок в соответствии с правилами, документы во временное пользование не выдаются 

 

6. Выявленные в ходе проверки нарушения нормативных правовых актов в сфере архивного дела
N п/п Нормативно-правовой акт Номер раздела, статьи, пункта Суть нарушения
6.1

Федеральные законы  
ФЗ  № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации» глава 4, ст.17 пункт 1  помещение под УК № 4 не соответствует нормативным требованиям хранения архивных документов 
6.2

Ведомственные нормативные правовые акты
Основные правила работы архивов организаций Раздел 3, п. 3.4, раздел 4, пп.4.3.3, 4.3.4,4.6, 4.7, раздел 6, п.6.4.7 

 

 По архивохранилищу под УК № 4 – не соблюдается режимы хранения и безопасности документов.  Не проводилась проверка наличия документов. Отсутствуют дело фонда и книга поступлений  документов в архив. Номенклатура дел и положения об ЭК и Архиве не соответствуют требованиям архивного законодательства.
6.3 Рекомендации по ведению делопроизводства в организации В полном объеме. Инструкция по делопроизводству не согласована с ЭПК Архивной службы РСО-Алания

 7. Перечень документов, прилагаемых к акту проверки
N п/п

Наименование документа

Количество листов
1 Свидетельство о постановке на учет в  ЕГРЮЛ 1
2 Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе 1
3 Приказ № 1073 от 31.08.2009г. о назначении начальника ГО 1
4 Положение о выполнении единых требований, установленных Правилами пожарной безопасности в федеральном государственном бюджетном образовательном  учреждении высшего профессионального образования «Северо-Осетинский государственный университет имени Коста Левановича Хетагурова  6
Настоящий акт составлен на 6 (шести) листах с приложениями на 9 (девяти) листах в

2-х экземплярах и подлежит представлению следующим адресатам:

1. Архивная служба Республики Северная Осетия-Алания

2. Проверяемое лицо.

8. Подписи членов комиссии

 

Подпись

ФИО
Председатель комиссии Кадиев Т.К.
Члены комиссии: Дзарахохова Т.В.
Пицхелаури Н.В.
Баева А.К.
Пруссакова Е.С.
9. С актом в установленном порядке ознакомлен(ы)

 

Дата Должность с указанием наименования юридического лица Фамилия, имя, отчество представителя проверяемого лица Подпись, печать
ректор Созанов В.Г.
зав. архивом Бекоева З .И.
 Сведения о проверке внесены в журнал учета проверок. Запись от 15.07.2014г.