Приложение №1

УТВЕРЖДЕНО
Приказом Архивной службы РСО-Алания
от 6 октября 2011 г. № 27

 

Положение
об экспертно-проверочной комиссии
Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания

1. Общие положения
1.1. Экспертно-проверочная комиссия (далее – ЭПК) Архивной службы РСО-Алания создается на основании статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и статьи 7 Закона от 30 декабря 2005 г. № 80-РЗ «Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания» для решения вопросов о включении архивных документов в состав Архивного фонда Российской Федерации на территории Республики Северная Осетия-Алания.
1.2. В своей деятельности ЭПК руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами и законами Республики Северная Осетия-Алания, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, Главы Республики Северная Осетия-Алания, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, правовыми актами Министерства культуры Российской Федерации и Федерального архивного агентства, постановлениями и распоряжениями Правительства Республики Северная Осетия-Алания, «Положением об Архивной службе РСО-Алания», настоящим Положением.
1.3. ЭПК является коллегиальным органом. Решения ЭПК утверждаются руководителем Архивной службы РСО-Алания, после чего являются обязательными для исполнения соответствующими архивами, государственными органами, органами местного самоуправления, учреждениями и другими организациями по вопросам архивного дела.
1.4. В состав ЭПК, утверждаемый приказом руководителя Архивной службы РСО-Алания, входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа специалистов Архивной службы и архивных учреждений. Председатель ЭПК назначается из числа ответственных работников Архивной службы и осуществляет общее руководство работой комиссии.

1.5. При ЭПК может создаваться группа экспертов, состав которой утверждается приказом руководителя Архивной службы, по представлению председателя ЭПК. Эксперты выступают содокладчиками членов ЭПК по вопросам состава источников комплектования и документов Архивного фонда, экспертизы ценности специальной документации, качества обработки и описания документов и по другим вопросам.
2. Задачи ЭПК
2.1.Основными задачами ЭПК являются:
2.1.1. Рассмотрение вопросов формирования и оптимизации состава Архивного фонда Российской Федерации в Республике Северная Осетия-Алания.
2.1.2. Определение видов и состава источников комплектования государственных и муниципальных архивов в Республике Северная Осетия-Алания.
2.1.3. Рассмотрение и принятие решений по практическим вопросам экспертизы ценности документов, систематизации документов внутри архивных фондов государственных, муниципальных архивов (далее – архивы) и организаций – источников комплектования, определению и уточнению фондовой принадлежности архивных документов.
2.1.4. Методическое обеспечение работ по экспертизе ценности документов, проводимых в архивах.
2.1.5. Осуществление научно-методического руководства деятельностью экспертных комиссий архивов.
3. Функции ЭПК
Основными функциями ЭПК являются:
3.1. Рассмотрение и принятие решений о согласовании:
3.1.1. списков организаций (граждан) – источников комплектования архивов, в том числе научно-технической документацией, изменений и дополнений к спискам;
3.1.2. списков возможных источников комплектования архивов, изменений и дополнений к спискам;
3.1.3. положений об экспертных комиссиях, положений об архивах, инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел организаций – источников комплектования архивов;
3.1.4. описей дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу организаций – источников комплектования архивов;
3.1.5. описей дел по личному составу ликвидированных организаций, представленных архивами;
3.1.6. списков фондов архивов, предположительно содержащих особо ценные документы;
3.1.7. актов описания архивных документов, переработки описей;
3.1.8. актов о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
3.1.9. актов о неисправимых повреждениях документов из фондов архивов.
3.2. Рассмотрение и принятие решений об утверждении:
3.2.1. описей дел (документов) постоянного хранения управленческой, научно-технической, фото-, фоно-, видео-, электронной документации, описей дел личного происхождения, представляемых организациями (гражданами) – источниками комплектовании архивов;
3.2.2. описей дел постоянного хранения управленческой, научно-технической, фото-, фоно-, видео-, электронной документации, описей дел личного происхождения, составленных в архивах после проведения научно-технической обработки документов;
3.2.3. перечней копий (микрокопий) документов, подлежащих хранению на правах подлинников;
3.2.4. перечней документов, подлежащих приему и хранению на электронных носителях, представляемых организациями – источниками комплектования архивов;
3.2.5. описей и номерников особо ценных дел и документов;
3.2.6. переработанных и (или) усовершенствованных описей дел;
3.2.7. описей объединённых архивных фондов;
3.2.8. листов учёта и описания уникальных документов.
3.2.9. актов о выделении к уничтожению документов и дел из архивных фондов;
3.3. Рассмотрение и принятие решений об одобрении проектов методических пособий по вопросам экспертизы ценности документов и комплектования ими архивов, организации документов в делопроизводстве, разработанных архивами и другими организациями в Республике Северная Осетия-Алания.
4. Права ЭПК
ЭПК имеет право:
4.1. Требовать от архивов и их источников комплектования соблюдения установленных Федеральным архивным агентством правил по вопросам экспертизы ценности документов, нормативов по оформлению и представлению документов на рассмотрение ЭПК.
4.2. Возвращать составителям на доработку некачественно подготовленные документы, по которым ЭПК имеет право выносить соответствующие решения.
4.3. Принимать на рассмотрение ЭПК документы, указанные в пп. 3.1.3., 3.1.4., 3.2.1. от организаций, не являющимися источниками комплектования архивов, на основе заключенных с ними соглашений или договоров.
4.4. Информировать руководителей организаций – источников комплектования архивов по вопросам деятельности их экспертных комиссий.
4.5. Запрашивать информацию, предложения и заключения архивов по конкретным вопросам экспертизы ценности документов, комплектования, учета, хранения, использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
4.6. Рекомендовать архивам осуществлять мероприятия по розыску недостающих дел (документов) постоянного хранения, запрашивать письменные объяснения руководителей о причинах отсутствия, утраты или незаконного уничтожения документов.
4.7. Председателю ЭПК предоставляется право приглашать на заседание ЭПК и привлекать к подготовке отдельных вопросов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК, специалистов архивов и других организаций.
4.8. Секретарь ЭПК имеет право требовать от исполнителей своевременного представления документов, подлежащих рассмотрению на заседаниях ЭПК.

5. Организация работы ЭПК
5.1. Организация работы ЭПК осуществляется в соответствии с Регламентом работы ЭПК (далее – регламент), одобренным ЭПК и утвержденным руководителем Архивной службы РСО-Алания.
5.2. Деятельность ЭПК предусматривается планом основных мероприятий Архивной службы РСО-Алания.
5.3. Заседания ЭПК созываются в соответствии с регламентом, а также по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц. Заседание ЭПК считается правомочным, если на нем присутствует не менее половины ее состава.
5.4.Заседания ЭПК протоколируются, решения ЭПК принимаются по каждому вопросу (документу) отдельно большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭПК. При разделении голосов поровну решение принимается председателем ЭПК.
Особые мнения членов ЭПК и других присутствующих на заседании ЭПК лиц отражаются в протоколе или прилагаются к нему.
5.5. Протоколы заседаний ЭПК подписываются председателем и секретарем ЭПК и утверждаются руководителем Архивной службы РСО-Алания.
5.6. Председатель ЭПК обладает правами, вытекающими из настоящего Положения, руководит деятельностью ЭПК и несет ответственность за выполнение возложенных на нее задач.
5.7. Секретарь ЭПК по указанию председателя обеспечивает созыв заседания ЭПК, протоколирует ход заседания ЭПК, информирует заинтересованные организации и лица о принятых решениях, осуществляет учет и отчетность о работе ЭПК, ведет документацию и обеспечивает ее сохранность, осуществляет текущий контроль за сроками прохождения документов и исполнения решений ЭПК.
5.8. ЭПК имеет печать установленного образца, которая проставляется на грифах утверждения, согласования и одобрения документов.

____________________________________

 

Приложение № 2

УТВЕРЖДЕН
Приказом Архивной службы РСО-Алания
от 6 октября 2011г. № 27

 

Регламент работы
Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
Архивной службы Республики Северная Осетия-Алания

1. Общие положения

1.1. Экспертно-проверочная комиссия Архивной службы РСО-Алания (далее – ЭПК) осуществляет свою деятельность в соответствии с «Положением об Архивной службе РСО-Алания» и «Положением об Экспертно-проверочной комиссии Архивной службы РСО-Алания».
ЭПК рассматривает вопросы и принимает решения, связанные с экспертизой ценности архивных документов, определением состава документов Архивного фонда Республики Северная Осетия-Алания и комплектования ими государственных, муниципальных и ведомственных архивов, рассматривает и принимает решения о согласовании нормативных документов, научно-методических пособий в области архивного дела и делопроизводства.

1.2. ЭПК является коллегиальным органом, решения ЭПК утверждаются руководителем Архивной службы РСО-Алания.

1.3. В состав ЭПК входят: председатель, секретарь и члены комиссии из числа наиболее квалифицированных специалистов архивных органов и учреждений. Общее руководство работой ЭПК осуществляет председатель комиссии.

1.4. Регламент работы ЭПК вводится в действие приказом руководителя Архивной службы РСО-Алания.

2. Процедура проведения заседаний
и документирования деятельности ЭПК

2.1. Заседания ЭПК созываются по мере необходимости, как правило, в последний четверг каждого месяца.

2.2. Заседание считается правомочным, если на нём присутствует более половины членов ЭПК.

2.3. В работе заседаний ЭПК могут принимать участие консультанты и эксперты с правом совещательного голоса.

2.4. Перечень вопросов, рассматриваемых на заседании ЭПК, определяется председателем и секретарем комиссии на основании представленных к рассмотрению документов. Решение о внеплановом рассмотрении вопроса принимается председателем комиссии.

2.5. Заседания ЭПК протоколируются секретарем. В протоколе заседания ЭПК, кроме основных сведений об итогах рассмотрения представленных документов, фиксируются особые мнения членов комиссии, которые в случае их несоответствия принятому решению, заносятся в протокол.
Решения ЭПК принимаются по каждому вопросу отдельно, большинством голосов присутствующих членов комиссии. При разделении голосов поровну, решение принимается председателем комиссии.
Протокол печатается в одном экземпляре, подписывается председателем и секретарем ЭПК, утверждается руководителем Архивной службы РСО-Алания. Протокол ЭПК оформляется в течение 10 дней.

2.6. Выписки из протоколов ЭПК оформляются как отдельный документ в случаях, когда решение ЭПК должно быть доведено до сведения соответствующих учреждений и ведомств. Выписки оформляются в течение 10 дней на общем бланке Архивной службы РСО-Алания.

2.7. Протоколы ЭПК и документы к ним формируются в дело «Протоколы заседаний ЭПК Архивной службы РСО-Алания» по порядку номеров протоколов и имеют постоянный срок хранения.
Выписки из протоколов ЭПК формируются в дело «Выписки из протоколов заседаний ЭПК Архивной службы РСО-Алания» и хранятся не менее 5 лет.

3. Порядок учета и прохождения документов, поступивших на рассмотрение ЭПК

3.1. Вся документация, подлежащая рассмотрению на заседаниях ЭПК, вместе с прилагаемыми документами, согласно приложению №1 к данному регламенту, представляется секретарю комиссии не позднее, чем за 5 рабочих дней до заседания и регистрируется в журнале регистрации документов, поступивших на рассмотрение ЭПК.

3.2. Секретарь ЭПК доводит до членов комиссии повестку дня и при необходимости организует в течение двух дней передачу или рассылку документов на рецензирование членам ЭПК и экспертам.

3.3. Член комиссии или эксперт по результатам рассмотрения документов составляет заключение и в течение трех дней возвращает секретарю рассмотренные документы для включения их в повестку дня.

ОДОБРЕНО
Протокол заседания ЭПК
Архивной службы РСО-Алания.
от ___________2011 г. № __

Приложение 1
к Регламенту работы
ЭПК Архивной службы РСО-Алания

№№
п/п Вид документа, представляемого на рассмотрение ЭПК К-во
экз. Необходимые приложения к основному документу (представляются одновременно с основным документом)

1 2 3 4

1.
Список источников комплектования государственного и муниципального архива РСО-Алания (далее – список),
а также:
2
1
1. Пояснительная записка к списку;
2. Последний утвержденный список.

1.1.
Включение источника комплектования в список
1
1
3
1. Историческая справка;
2. Номенклатура дел (при наличии);
3. Справка (экспертное заключение).

1.2.
Исключение источника комплектования из списка
3
Справка (экспертное заключение) о необходимости исключения из списка того или иного источника комплектования

2.
Положение об экспертной комиссии, об архиве, инструкция по делопроизводству источника комплектования государственного и муниципального архива

1
Заключение эксперта

3.
Номенклатура дел источника комплектования государственного и муниципального архива
2

1
1. Последняя утвержденная номенклатура дел
2. Заключение эксперта

4.
Описи дел постоянного хранения, вновь включенных в состав Архивного фонда РФ, а также дел по личному составу:

4.1.
принятых на хранение и упорядоченных в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках

3

1
1. Акт описания архивных документов, по необходимости – иные виды актов
2. Заключение эксперта

4.2.
находящихся на ведомственном хранении

1
Заключение эксперта

5.
Переработанные и усовершенствованные описи дел
3
1
1
1. Акт переработки фонда;
2. Заключение эксперта;
3. Последняя утвержденная опись дел.

6.
Методические рекомендации доклад, обзор, памятка и другие материалы исследований по направлениям работы архивного учреждения

1
Замечания, предложения, заключения не менее 2-х рецензентов

7.
Путеводитель, перечень, указатель, обзор фонда архивного учреждения

1
Заключения не менее 2-х рецензентов

Приложение 2
к Регламенту работы
ЭПК Архивной службы РСО-Алания

ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

о включении _____________________________________________________
(наименование организации)
_________________________________________________________________

в список источников комплектования______________________________
(наименование архивного учреждения)
_______________________________________________________________

1. Наименование организации (по учредительным документам)_______________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

2. Форма собственности ________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

3. Место, занимаемое организацией в структуре отрасли или общественной жизни (подведомственность) ___________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

4. Вид деятельности, функционально-целевое назначение (какие стороны экономической, социальной, культурной, общественно-политической жизни региона (района, города) отражаются в деятельности данной организации)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

5. Масштаб деятельности организации (территория на которой осуществляется деятельность, наличие филиалов, представительств и т.д.)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

6. Полнота состава документов (в каких документах, образующихся в деятельности организации, и как полно, отражаются ее основные функции, какая часть этих документов дублируется в фондах вышестоящих органов и других организациях). Создание научно-технической и аудиовизуальной документации
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

7. Вывод (о целесообразности включения организации в состав источников комплектования архива с указанием формы приема документов)
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

_________________________ _____________ _________________
Должность Подпись Расшифровка

Дата __________________

Приложение 3
к Регламенту работы
ЭПК Архивной службы РСО-Алания

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ПО РЕЗУЛЬТАТАМ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ
ОБРАБОТКИ И ОПИСАНИЯ ДЕЛ

______________________________________________________________________
(Наименование организации)

ЗАМЕЧАНИЯ:
1. по полноте состава
отобранных дел
(в соответствии с номенклатурой дел)_______________________________________________
____________________________________________________________________________________________
2. по качеству технической
обработки дел _______________________________________________
____________________________________________________________________________________________
3. по качеству составления описи и
научно-справочного аппарата к ней ______________________________________________
____________________________________________________________________________________________
4. факты утраты дел,
причины _______________________________________________
____________________________________________________________________________________________
5. о месте хранения включенных
в описи дел ___________________________________________
____________________________________________________________________________________________
6. условия хранения ______________________________________________
____________________________________________________________________________________________

Представленные на
ЭМК документы Крайние даты Кол-во дел С №
по № Кол-во
литерных
номеров дел
Опись дел
постоянного
хранения №
в _________ экз.

Опись дел
по л/составу, №
в _________ экз.

Выводы и предложения: ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

Эксперт ________________ ___________
(подпись, расшифровка подписи) (дата)

Приложение 4
к Регламенту работы
ЭПК Архивной службы РСО-Алания

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
ПО РЕЗУЛЬТАТАМ ОПИСАНИЯ, ПЕРЕРАБОТКИ,
УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДЕЛ

______________________________________________________________________
(Наименование фонда)
______________________________________________________________________
(Наименование госархива)

ЗАМЕЧАНИЯ:
1. по порядку систематизации дел
и структуре описи _______________________________________________
____________________________________________________________________________________________
2. наличие НСА
к описи _______________________________________________
____________________________________________________________________________________________
3. по качеству составления
заголовков дел ______________________________________________
____________________________________________________________________________________________
4. по качеству
оформления дел _______________________________________________
____________________________________________________________________________________________
5. по качеству составления
итоговой записи и необходимых
актов _______________________________________________
____________________________________________________________________________________________

Представленные на ЭМК описи
Крайние даты
Кол-во дел
С №
по № Кол-во
литерных
дел Кол-во
бывших дел
(основания) Кол-во
вновь заинвен
таризо
ванных дел
Опись дел
постоянного
хранения №
в _________ экз.

Опись дел
по л/составу, №
в _________ экз.

Выводы и предложения: ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________

Эксперт ________________ ___________
(подпись, расшифровка подписи) (дата)