Доклад на тему “О внедрении информационных технологий в деятельность архивных учреждений РСО-Алания”

Автоматизированные технологии в настоящее время применяются во всех без исключения направлениях архивной деятельности: в процессе государственного учета и создании научно-справочного аппарата к архивным документам, при выполнении запросов и публикации документов.

Сегодня все архивы республики, как государственные, так и муниципальные полностью оснащены современным компьютерным оборудованием: на 12 сотрудников Архивной службы РСО-Алания приходится по 1 компьютеру; оснащенность компьютерами государственных архивов – 1,5, а муниципальных архивов – 1.3. Аппарат управления и два государственных архива объединены в ЛВС системы «звезда», 23 из 45 компьютеров подключены к высокоскоростной сети Интернет. В Архивной службе внедрена система электронного документооборота и делопроизводства, установлено 7 рабочих мест системы «Дело». На средства, выделенные из республиканского бюджета на выполнение программных мероприятий 2014 года подпрограммы «Развитие архивного дела в РСО-Алания (2014-2018 годы)» приобретен сервер для хранения электронных образов архивных документов на сумму 460 тыс. руб.

Оснащение архивов современной компьютерной и сканирующей техникой, создание локальной вычислительной сети позволяют проводить многие виды архивных работ более оперативно и с меньшими затратами.

В первую очередь, информатизация коснулась создания и ведения баз данных, как учетных, так и тематических.

БД «Архивный фонд» (5 версия) внедрена в государственных архивах, во всех муниципальных архивах БД «Архивный фонд» заполняется пока в 4-ой версии. По состоянию на 01.01.2016 г. в автоматизированную систему централизованного государственного учёта документов Архивного фонда включены сведения, содержащие описания по государственным архивам: 1897 фондов, 34226 ед. хр. из 557246 ед. хр.(6,1 %), по муниципальным архивам 705 фондов, 83060 заголовков дел из135714 (61,2 %).

Государственными архивами республики сформированы и наиболее активно используются тематические баз данных:

«Церкви и общины Терской области»;

«Ордена и медали СССР, врученные жителям Северной Осетии»;

«Нормативно-законодательная база имущественных прав юридических лиц на недвижимость в РСО-А за 1992-2000гг»;

«Гаражно-строительные кооперативы на территории г. Владикавказа 1990-1994 гг.»;

«Посемейные списки жителей сел Владикавказского округа за 1886 г.»;

«Казаки Терского Казачьего войска – Герои Первой Мировой войны 1914-1917 гг.»;

база данных по местам хранения документов по личному составу и другие.

В настоящее время большое внимание уделяется созданию электронных копий документов. С начала проведения этой работы, за 6 лет фонд электронных образов документов государственных архивов составляет всего 2250 ед. хр., 169136 файлов, (0,5 % от количества дел постоянного хранения), из них 346 ОЦД (36222 файла).

Работа по оцифрованию проводится на планшетных сканерах Samsung SCX 4220 (A4), Mustek P3600 A3 PRO и на планетарном сканере MICROBOX B2N Spirit методом полистного сканирования, хранение осуществляется на жестком диске и сервере.

Безусловно, темпы по оцифровке документов надо наращивать, так как перевод архивных документов в электронный вид позволит обеспечить сохранность наиболее востребованных документов и предоставлять их в режиме удаленного доступа. Но, из-за малочисленности штатов государственных архивов ускорить эту работу пока невозможно.

Оказание информационных услуг населению для обеспечения их жизненно важных социальных прав было и остается приоритетным направлением деятельности Архивной службы республики. И в этом направлении использование информационных технологий крайне важно, особенно в условиях, когда рост объемов документов ликвидированных организаций, поступивших на хранение в архивы, привел к стабильному росту показателей по исполнению запросов. Общее количество запросов, поступивших в архивы республики, продолжает расти: с 4763 запросов – в 2013 году до 7075 – в 2015 году.

За счет оптимизации работы по оказанию государственной услуги в части предоставления архивной информации и системы «одного окна», действующей в Архивной службе, и использования тематических баз данных, все запросы социально-правового характера, поступающие в Архивную службу РСО-Алания, исполняются в срок от 1 до 10 дней. Процент запросов социально-правового характера, исполненных положительным результатом, возрос с 89,3 %  в 2013 году до 93,8% – в 2015 году. За три года, 2013-2015 гг., архивными учреждениями республики выдано 17358 архивных справок.

Особое внимание, после принятия в июле 2010 года Федерального закона №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», архивисты уделяют предоставлению государственных и муниципальных услуг в электронном формате.

С целью повышения качества предоставления государственных услуг по обеспечению граждан, органов государственной власти, местного самоуправления и организаций всех форм собственности архивной информацией между Архивной службой РСО-Алания и Управлением ПФР по РСО-Алания заключено Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи. Обмен документами осуществляется с применением в качестве средства криптографической защиты информации программного обеспечения VipNet Client (Деловая почта). В качестве основного канала передачи электронных документов используется открытая публичная сеть Интернет.

Объем обращений по электронной почте постоянно увеличивается. Если в 2011 г. таких обращений поступило 94, что составило 5 % от общего числа всех запросов, то в 2015 году – 295 запросов или 11,8 % от общего количества поступивших.

Автоматизированные архивные технологии применяются и при подготовке документальных сборников, фотодокументальных выставок, дисков, презентаций к докладам на конференции, школьным урокам.

Одной из наиболее действенных форм привлечения к знаниям исторической правды широкого круга людей, в первую очередь молодёжи, является интернет-сайт Архивной службы РСО-Алания. Интерфейс сайта дополнен отдельными страницами двух государственных архивов; на сайте размещены обзоры фондов государственных архивов, тематические перечни документов, виртуальные историко-документальные выставки, коллекции фотодокументов, опубликованных государственными архивами статей, поддерживается в актуальном режиме новостная строка.

Число посетителей интернет-сайта Архивной службы растет с каждым годом. Так, если в 2010 году количество посещений было 9 393, то за 2015 год оно увеличилось почти в 3,5 раза и составило 32 155 из 80 стран и регионов.

С развитием информационных технологий возрастает потребность в мерах по защите информации. В целях  предупреждения утечки, искажения и уничтожения информации в Архивной службе и государственных архивах республики разработаны, утверждены приказами Архивной службы и внедрены в действие 28 нормативно-правовых документов в области защиты информации и персональных данных. Выделены помещения для обработки сведений ограниченного распространения, утверждены технические паспорта на выделенные помещения.

В условиях массового развития и использования информационно-коммуникационных технологий архивистам необходимо успевать не только за обновлением компьютерного парка и широким использованием возможностей сети Интернет, но и повышать профессиональный и образовательный уровень в области изучения информационных технологий.