Единая автоматизированная информационная система архивной отрасли: проблемы развития и внедрения

В выступлении будут затронуты следующие вопросы:
• Этапы развития ПК «Архивный фонд» и принципов автоматизации учета документов Архивного фонда РФ в государственных и муниципальных архивах;
• Современные подходы к созданию единой автоматизированной информационной системы: АФ – ФК – ЦФК;
• Проблемы внедрения и использования программных комплексов, входящих в ЕАИС..
Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х гг. XX в. Уже в те годы была разработана концепция, обозначившая следующие цели:
– разработку системы компьютеризированного поиска архивных документов, относящихся к избранным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также наиболее востребованных у исследователей документов. Метод выборочного заполнения системы был избран в силу экономической целесообразности, так как ввод в систему сведений обо всех архивных документах являлся слишком дорогим и требовал больших трудовых затрат.
– создание межархивных баз данных;
– поэтапный ввод в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.
В соответствии с этой концепцией активно велись работы по проектированию и разработке Автоматизированной системы научно-технической информации (АСНТИ) , предназначенной для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников. Система была реализована на ЕС ЭВМ. В нее вошли около 70 тыс. описаний архивных фондов.
С целью максимального ускорения процесса обработки информации и внесения ее в программную среду были разработаны специальные карточки, унифицировавшие описания архивных фондов, созданы правила их заполнения, что позволило заложить основы прикладной (архивной) лингвистики отраслевых автоматизированных систем .
С начала 1990-х гг. в связи с активным внедрением и использованием персональной компьютерной техники в центре внимания Главного архивного управления оказалась задача создания полномасштабной автоматизированной системы централизованного государственного учета архивных документов, предназначенной для учета всех уровней архивной документации .
Официальное решение о разработке автоматизированной системы учета документов Архивного фонда было зафиксировано в принятой Росархивом в 1995 г. Концепции информатизации архивного дела России , а общие контуры создаваемой системы были намечены в первой отраслевой, разработанной в 1996 г. Программе информатизации архивного дела России (1997—2000 гг.) .
Уже тогда предполагалось, что система будет представлять собой сложную иерархическую трехуровневую структуру, состоящую из типовых программных комплексов «Архивный фонд» — «Фондовый каталог» — «Центральный Фондовый каталог» .
На базовом уровне — собственно на уровне ПК АФ — должен был быть также применен принцип разработки отдельных тематических модулей, предназначенных для компьютеризации основных функций (внутриархивной деятельности) государственных архивов Российской Федерации.
Стратегическими целями создания автоматизированной системы централизованного государственного учета были:
– полный охват архивов всех уровней и органов управления архивным делом;
– учет всех видов документации на бумажных носителях;
– полный учет архивных документов на уровнях фонд — опись — единица хранения;
– автоматизированное формирование архивных учетных документов.
Архитектура системы предполагала отражение информации на уровнях «фонд-опись-единица учета»; а функционал предусматривал:
Ввод информации на каждом из уровней;
Редактирование информации;
Формирование статистических отчетов;
Ведение НСА.
Как следует из перечня целей, особое внимание в создаваемой системе уделялось автоматизированному формированию статистических отчетов, в которых отражались количественные («объемные») показатели для всех уровней архивной документации от единиц хранения до паспорта архива.
Создаваемая система позиционировалась как инструмент внутренней работы Росархива, а результаты аккумулирования и обработки информации в ЦФК не предполагалось публиковать в открытом доступе в сети Интернет.
Вместе с тем система имела ряд особенностей, среди которых нужно выделить следующие:
– система была (и остается до сего времени) «открытой». В информатике «открытой системой» называется система, в записи которой без протоколирования возможно вносить любые изменения в любой момент времени, что, безусловно, противоречит правилам ведения учета ;
– система была предназначена только для учета документов на бумажных носителях и фондового учета;
– большинство полей системы – текстовые;
– ввод информации был произвольным (без жестких условий и унификации информации);
– система была предназначена для ввода уже имеющихся описей фондов (ретроконверсия);
– система была двухплатформенной (в третьей версии: Windows, Linux)
При создании ПК АФ упор делался на служебный статус этого программного комплекса и программных комплексов «Фондовый каталог» и «Центральный фондовый каталог». Подобное положение было зафиксировано во «Временном порядке автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах» (утвержден приказом Росархива от 23 октября 2000. № 64) . В документе особо обращает на себя внимание то, что в нем нет ни слова о предоставлении данных ФК и ЦФК для публичного доступа в сети Интернет.
В середине 2000-х годов произошли изменения и в законодательной сфере страны (я имею в виду 94 ФЗ) и во взглядах на предназначение отраслевых программных комплексов, повлекшие необходимость перехода на промышленное проектирование и создание всех программных комплексов в стране, в архивной отрасли в том числе.
В 2008 г. по заказу Федерального архивного агентства ООО «Электронные офисные системы (проектирование и внедрение)» разработала так называемый «коробочный продукт» – версию ПК АФ 4.0, значительно расширив и дополнив функционал системы (теперь функционал позволял осуществлять: формирование и ведение автоматизированного НСА; Ведение учета и НСА на уровне единиц хранения/единиц учета; Учет движения документов; Формирование паспорта архива; Формирование паспорта архивохранилища; Ведение топографии; Формирование отчетов; Поиск информации), а также впервые применив принятые в информатике принципы проектирования систем управления базами данных. Это последнее новшество, превратившее ПК АФ в классическую базу данных, стало одной, но не единственной из проблем этого продукта.
В этой версии окончательное оформление нашел подход к созданию ПК АФ в виде системы двойного предназначения: сетевой и локальной, а также произошло окончательное формирование ролей пользователей в рамках сетевой системы.
Однако неудобство распространения коробочной версии, затрудненность внесения изменений и исправлений в программу, использование морально устаревшего языка программирования, отсутствие технической поддержки, а также появление и конкретизация новой задачи, сформулированной для ПК АФ – обеспечение доступа граждан и организаций к сведениям о документах Архивного фонда Российской Федерации (через Интернет) – заставили вновь заняться модернизацией ПК АФ.
В 2011 г. новый подрядчик, выигравший конкурс на модернизацию ПК АФ, – компания «Адапт», предложила для отраслевого программного комплекса решение в виде веб-интерфейса, позволившее в этой же логике разработать и внедрить ПК ФК и ЦФК.
Фактически в основе всех трех программных комплексов лежит единая база данных, лишь незначительно различающаяся по функционалу.
На базе этого решения в конце 2011 г. фактически было завершено формирование единой автоматизированной информационной системы (ЕАИС) по учету документов Архивного фонда.
ЕАИС состоит из трех самостоятельных программных комплексов:
– программный комплекс (базовый уровень) «Архивный фонд» (ПК АФ) предназначен для использования непосредственно в архивах. В него вносится информация обо всех фондах, описях и делах (единицах хранения) архива. В ПК реализованы классические археографические требования к учету и описанию документов Архивного фонда, что позволяет не только перевести учет в электронную форму, но, и что не менее важно, осуществить преемственность форм учета (традиционно-бумажная — электронная) и сохранить в полном объеме учетную информацию, не нарушая ее целостности.
Программный комплекс «Архивный фонд» — основа, с которой должны быть связаны базироваться прочие системы автоматизации внутриархивной деятельности («Контроль движения дел», «Автоматизированный читальный зал» и т.п.), разработка которых запланирована Программой информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 гг.
В настоящее время ПК АФ используют 14 федеральных архивов и архивные управления более 80 субъектов Федерации, что обеспечивает единство учета документов Архивного фонда РФ на всей территории страны независимо от прав собственности на данные документы.
ПК АФ (программная оболочка) зарегистрирован в качестве федеральной государственной информационной системы под № 0163 (21.11.2011).
– программный комплекс «Фондовый каталог» (ПК ФК) предназначен для использования отделами (управлениями, агентствами) по делам архивов регионального уровня с целью аккумулирования массивов данных, выгруженных из ПК АФ, используемых в конкретных архивах. С начала 2012 г. Росархив получает в формате этого ПК информацию о документах Архивного фонда из субъектов федерации для дальнейшей ее интеграции в ПК ЦФК в рамках единой автоматизированной системы.
ПК ФК (программная оболочка) зарегистрирован в качестве федеральной государственной информационной системы под № 0162 (21.11.2011).
– программный комплекс «Центральный фондовый каталог» (ПК ЦФК) предназначен для использования непосредственно в Федеральном архивном агентстве. В нем должны быть представлены сведения обо всех фондах Архивного фонда РФ, информация о которых передается непосредственно из баз данных федеральных архивов, использующих ПК АФ, и региональных массивов данных, созданных в ПК ФК.
ЦФК является федеральной государственной информационной системой, которая должна в полном объеме отразить информацию о составе документов Архивного фонда РФ, быть полноценной «информационной моделью Архивного фонда» и дать представление широким пользователям сети Интернет об архивных фондах, хранящихся во всех федеральных архивах, государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации.
Центральный фондовый каталог задуман как ресурс, не имеющий аналогов в мире, т.к. впервые в мировой практике он должен представить информацию обо всех документах Архивного фонда, отразившуюся в учетной архивной документации до уровня описания единиц хранения включительно.
В начале 2012 г. было осуществлено размещение ЦФК в тестовом режиме на портале «Архивы России» , и с этого момента Росархив ведет его поэтапное заполнение. В начале база данных ЦФК содержала описания 66 029 фондов 10 федеральных архивов. В конце 2012 г. в ней уже содержались описания 346 865 фондов 13 федеральных архивов и государственных и муниципальных архивов из 26 субъектов Федерации. В настоящий момент в ней представлены описания 588 044 фондов 14 федеральных архивов и архивов 65 субъектов Федерации.
Возвращаясь к рассмотрению ПК АФ версии 4.3., разработанной в 2011 г., необходимо отметить ряд особенностей этой версии. В частности, перечислить расширение функциональных возможностей, среди которых заметное место занимает встроенный в программу единый классификатор документной информации АФ РФ, позволяющий индексировать записи любого уровня (фонд, опись, единица хранения, документ) и тем самым создавать автоматизированные каталоги; а также реализованные возможности по протоколированию действий пользователей в программном комплексе, импорту баз данных из предыдущих версий и резервному копированию базы данных.
Кроме того, в ПК АФ были добавлены уровни для ввода информации о документах и актах движения документов, значительно расширен набор справочников;
появились функции прикрепления объектов учета к актам («Движение»), местоположению в хранилище («Топографирование») и классификаторам («АНСА»); бал значительно усовершенствован механизм поиска информации и настройки отображения результатов поиска.
В связи с переходом на web-технологии был изменен механизм распространения дистрибутива программы, а также внесения в нее исправлений. Так был создан технологический портал, на котором размещался дистрибутив и обновления («патчи») программного комплекса, исправляющие замеченные в программе ошибки, и любой авторизованный пользователь–архивист имел возможность «скачивать» обновления в режиме реального времени.
К сожалению, это безусловное достоинство данной версии ПК, – понятное и общепринятое в среде информатиков, было с трудом воспринято сообществом архивистов, для которых обновление ПК методом скачивания патчей и переустановки БД на рабочих компьютерах превратилось в непреодолимую проблему.
В целях осуществления технической поддержки распространения и внедрения ПК АФ был создан и начал функционировать интернет-форум, пользователи которого – профессиональные архивисты (более 80 человек) обменивались опытом эксплуатации ПК, решали возникающие проблемы, задавали вопросы и отвечали на них.
В 2012 г. компания «Адапт» по заказу Росархива осуществил работы по модернизации ПК АФ. В новой версии (5.0) было произведено аккумулирование всех обновлений; доработка функционала по замечаниям с мест; доработка структуры и экранных форм ПК АФ на уровне «единица хранения / единица учета» для отражения в системе учета фото-, кино- и видеодокументов; была реализована возможность ведения в системе нефондового учета; доработка ПК «ФК» и «ЦФК» в части конвертеров.
Однако разработанная и размещенная на технологическом портале версия ПК АФ 5.0. официально Росархивом не внедрена.
А теперь несколько слов о проблемах внедрения и использования ПК АФ.
Так, серьезные проблемы заключаются в том, что в настоящий момент в архивной отрасли на местах одновременно используются более 20 различных версий ПК АФ (от 3.0 до 5.0.2.).
Причин тому несколько. Среди наиболее распространенных:
Отсутствие компьютерной техники соответствующей минимальным техническим требованиям последних версий ПК АФ;
Использование ОС Linux;
Отсутствие специалистов-информатиков;
Несовершенство ПК и большое количество ошибок – «усталость» от необходимости постоянно менять версии и патчи;
Отсутствие навыков работы с компьютерными БД;
Определенный «консерватизм» мышления;
«Периодическое» использование ПК;
Использование собственных разработок и/или коммерческих продуктов, в которые вложены немалые средства и отказ от которых теперь представляется проблематичным.
Но самое главное, на наш взгляд, это отсутствие развитой системы внедрения и контроля за использованием ПК АФ….
Весьма существенная часть проблем, существующих в ПК, была заложена в программный комплекс еще на этапе его проектирования. В частности, модель ПК не отражает всей специфики учетной документации, существующей в отрасли. К примеру, первоначально (с 1996 г.) и на протяжении 15 лет ПК АФ, на котором базируются и чью структуру практически в полном объеме воспроизводят ПК ФК и ЦФК, разрабатывался и модернизировался исключительно для автоматизации учета в архивах, хранящих «бумажные» документы и ведущих учет по «классической» схеме архивной документации: фонд – опись – единица хранения – [документ ]. Но, как известно, в Архивный фонд включены также и другие виды архивных документов, в частности, кино-видео-фото-фоно и электронные документы, предметы музейного фонда, фонда редкой книги, объекты с содержанием драг.металлов и драг.камней, учет и описание которых ведется несколько иначе. К сожалению, структура полей ПК АФ не позволяет вести автоматизированный учет этих видов документной информации.
Кроме того, структура полей базового ПК АФ, полностью воспроизводившаяся и в ПК ФК, и в ЦФК, была смакетирована на основе формуляров архивной учетной документации, использовавшейся во второй половине XX в. (в частности, в середине 1990-х гг.), и не отражала все когда-либо существовавшие в архивном деле России (с начала XVIII в.) и актуальные до сих пор разные виды формуляров архивных описей и варианты заполнения их граф . При внесении сведений из этих описей в ПК АФ допускались определенные отступления и неточности при заполнении текстовых полей, что создает в настоящий момент большие проблемы.
Очевидно, что в перспективе в ПК АФ все обозначенные проблемы должны быть преодолены, также будет необходимо осуществить совершенствование учетного функционала; разработку связанных с ПК «АФ» автоматизированных модулей: «Читальный зал», «Комплектование», «Учет движения фондов», «Контроль за физическим состоянием документов» и т.п.; создание модуля (системы) управления цифровым контентом; и внесение соответствующих изменений в ПК «ФК» и «ЦФК»…..
В настоящее время Росархив активно работает над решением многих проблем. Так, в 2013 г. разработан проект «Единого порядка заполнения полей Единой автоматизированной информационной системы, состоящей из программных комплексов «Архивный фонд», «Фондовый каталог», «Центральный фондовый каталог»» , представляющий собой прообраз отраслевого стандарта для описания архивных объектов в автоматизированных системах.
А в перспективе предполагается создание на базе ПК АФ полномасштабной многофункциональной модульной системы автоматизации внутриархивной деятельности, ядром которой должен стать модуль автоматизированного учета документов Архивного фонда.
Благодарю за внимание!