Архивной службой РСО-Алания проводится постоянная работа по усилению государственной поддержки архивной отрасли в республике,  привлечению организационных и финансовых ресурсов органов государственной власти к пониманию значимости архивов как бесценных информационных ресурсов, оценке их состояния и обозначению первостепенных задач по модернизации её инфраструктуры.

В условиях сложившегося финансово-экономического кризиса, дефицита республиканского бюджета, нам, тем не менее, удается найти понимание и получать реальную поддержку со стороны,  как Парламента, так и Правительства республики.

В мае 2011 года принято постановление республиканского Парламента «О состоянии и перспективах развития архивного дела в Республике Северная Осетия-Алания», вслед за которым Правительством РСО-Алания постановлением от 27 мая 2011 г. №148 утверждена Республиканская целевая программа «Развитие архивного дела в Республике Северная Осетия-Алания (2012-2014 годы)».

Комплекс мер, составляющих Программу, направлен на обеспечение безопасности и антитеррористической защищенности архивов, улучшение физического состояния архивных документов, модернизацию основных систем жизнеобеспечения архивных учреждений – т.е. на меры, позволяющие поддержать архивную сферу деятельности в сложный для страны социально-экономический период.

На реализацию программных мероприятий заложено 13 720,0 тыс. рублей. Из них средства республиканского бюджета составляют 12 270,0 тыс. рублей (89,4%), внебюджетные средства РГБУ «Центральный государственный архив РСО-Алания» – 1 450,0 тыс. рублей (10,6%).

До принятия Программы мы в основном рассчитывали на внебюджетные средства, за счет которых в 2010 – 2011 годах проведен ряд первостепенных мер по укреплению безопасности государственных архивов: здания обоих архивов оснащены системами пожарной сигнализации, входные двери всех архивохранилищ заменены металлическими, в читальных залах и по периметру зданий установлено видеонаблюдение, проведен ремонт ограждения и ворот.

Средства, выделенные из республиканского бюджета  в 2012году на выполнение программных мероприятий в сумме 1 600,0 тыс. руб ., позволили не только поддержать, но и значительно улучшить материально-техническую базу государственных архивов:

- провести капитальный ремонт кровли площадью 590 кв. м. здания РГБУ «Государственный архив новейшей истории», расположенного по ул. Пушкинская, 10 на сумму 948 тыс. руб. и установить в здании домофон;

-  здание РГБУ «Центральный государственный архив РСО-Алания», по ул. Чапаева, 25 подключить к городской отопительной системе и отключить от ведомственной (Министерства обороны) котельной;

- заменить 120 погонных метров деревянных стеллажей на металлическими в РГБУ «ЦГА РСО-Алания» (выделено 99,0 тыс. руб.);

- установить сплит-системы и приобретести новое компьютерное и сканирующее оборудование на сумму 198,0 тыс. руб.;

- приобрести шкафы для хранения учетных документов, а также оборудование и мебель для мест ожидания граждан при  предоставлении государственных услуг на сумму 122,0 тыс. руб.

Понимая значимость республиканских архивов, как объектов, нуждающихся в особой охране, Правительство республики, несмотря на прошедшее в МВД РСО-Алания сокращение штатов,  сохранило посты круглосуточной охраны зданий государственных архивов Управлением вневедомственной охраны   МВД по РСО-Алания; его сотрудники следят и за соблюдением пропускного режима. Мы, в свою очередь, обеспечиваем меры безопасности, в частности в 2012 году установлены тревожные кнопки в здания обоих архивов.

В прошедшем году проведена большая работа по подготовке созданного Центральным государственным архивом РСО-Алания страхового фонда на хранение в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск). Проведен весь комплекс работ в соответствии с  Правилами  организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.    

В частности: проверка наличия всего числящегося по учетным данным СФ (507 единиц учета СФ на документы на бумажной основе и 3599  единиц учета СФ на фотодокументы); сплошной лабораторный технический контроль всего объема СФ с заполнением актов технического состояния; изготовлены копии описей сфильмированных дел; составлена опись передаваемого СФ; заменены на новые 138  коробок для фотопленки; приобретено оборудование для транспортировки СФ; нанесена необходимая маркировка на коробки и транспортную тару. Получен приказ Росахива, разрешающий передачу СФ, в ближайший месяц надеемся весь объем передать.

Вопросы обеспечения сохранности Архивного фонда решаются благодаря поддержке Правительства республики и на уровне ведомственного хранения. Вопрос о проведении паспортизации архивохранилищ организаций – источников комплектования государственных и муниципальных архивов РСО-Алания» рассматривался 2 марта 2012 года на заседании Правительства РСО-Алания. Принятое распоряжение позволило обратить внимание органов исполнительной власти, федеральных структур, органов местного самоуправления  на условия хранения документов в ведомствах.

Итоги паспортизации заслушивались  Правительством республики 1 марта 2013 года. В результате произошли позитивные сдвиги. В 12-ти ведомствах под архивы выделены новые, просторные помещения, установлено оборудование, стеллажи, архивные короба, обновлён компьютерный парк. Приняты меры по усилению безопасности: установлена охранно-пожарная сигнализация, обновлены контрольно – измерительные приборы.

На уровне муниципальных образований также произошли позитивные перемены. Во-первых, три муниципальных архива (Кировского, Правобережного и Моздокского районов) переехали   в новые здания, значительно большой площадью. Создан Владикавказский городской архив штатной численностью 4 человека, для него выделено здание площадью 200 кв.м. в центре Владикавказа.

Министерству имущественных отношений РСО-Алания поручено выделить  помещение для РГБУ «Государственный архив новейшей истории», и уже подобрано здание в центре Владикавказа.

Сотрудниками Архивной службы постоянно проводятся плановые проверки ведомственных архивов. На 2013 год составлен план поведения проверок ведения делопроизводства и соблюдения нормативных условий хранения документов в организациях – источников комплектования государственных архивов РСО-Алания, согласованный с Прокуратурой республики. С начала года проверки прошли 3 организации, по итогам вынесенных предписаний им пришлось предпринять конкретные меры по улучшению условий хранения документов.

Для  координации вопросов о месте хранения документов по личному составу в связи с реорганизацией, ликвидацией, банкротством организаций с Арбитражным судом РСО-Алания, УФНС по РСО-Алания, Министерством государственного имущества и земельных отношений РСО-Алания постоянно поддерживается тесное  сотрудничество.

Ежегодно архивными учреждениями республики проводится необходимая плановая работа по проверке наличия и состояния дел и  выверке учётных документов. В 2012 году государственными архивами проверено 12646 ед.хр., пользователям выдано  и возвращено на  место 19 576 дел, муниципальными архивами проверено 14 592 ед. хр.

         В целях улучшения физического состояния документов государственными архивами  отреставрировано и переплетено 289 дел, составляющих 8971 лист. Машинописным способом восстановлено 611 листов. Физико-химическую и техническую обработку прошли: в государственных архивах – 2063 ед. хр., в муниципальных архивах – 853 ед. хр.

Ежегодно проводится выявление особо ценных дел. За три года  выявлено по двум государственным архивам 245 особо ценных дел.

В целях обеспечения сохранности документов Архивного фонда и их государственного учета в 2012 году разработан административный регламент исполнения государственной функции «Ведение государственного учета документов Архивного фонда РФ на территории РСО-А», а также утвержден план эвакуации документов при возникновении чрезвычайных ситуаций.

В последние годы в архивных учреждениях республики значительно пополнился и модернизировался компьютерный парк: каждый сотрудник Архивной службы имеет свой персональный компьютер,  на 31 сотрудника в государственных архивах  приходится 18 компьютеров, а  14 сотрудников муниципальных архивов  имеют в оснащении 8 компьютеров. Аппарат управления и два государственных архива объединены в ЛВС системы «звезда», 9 компьютеров  подключены к высокоскоростной сети Интернет.

Государственными  и  муниципальными архивами республики  продолжается работа по вводу информации в федеральную учетно-справочную базу данных  программного комплекса «Архивный фонд». База данных «Архивный фонд» по государственным архивам на 1 января 2013 г составляет: 1853 фонда (99,3%), 28 описей (0,7%), 3200 заголовков (0,6%) – 51,39 Мб.

По муниципальным архивам ПК «Архивный фонд» составляет всего: 695 фондов (99,4%), 198 описей (24,6%), включающих 37472 заголовка дел (31,6%) – 21,56 Мб.

Действенный метод сохранности архивных документов – их оцифровка.

 За 3 года оцифровано 149 ОЦД (13 196 листов, 16687 файлов), что составляет 61 % вновь учтенных особо ценных дел.

Кроме этого, проводится сканирование архивных документов для фонда пользования, разработан Порядок проведения этой работы. Для пополнения Архивного фонда Чеченской республики из электронных копий документов создан фонд пользования, составляющий отдельную тематическую подборку (115 ед. хр.,10384 файла, 51,2 ГБ).

Финансовую поддержку по проведению оцифровки документов мы надеемся получить благодаря включению нас в 2013 году в Федеральную программу «Культура России». Благодаря этому будет обеспечена сохранность многих, наиболее часто используемых, архивных документов.

Ведь только обеспечивая  вечное хранение и использование документов, наши архивы выполняют важную функцию  по сохранению документальной памяти государства и общества, пополнению информационных ресурсов  и предоставлению государственных услуг населению.