Согласно регламенту государственного учета документов АФ РФ, 2009 год является очередным годом Всероссийской паспортизации архивохранилищ, хранящих документы АФ РФ.

Очень важной составляющей в успешном проведении паспортизации является понимание серьёзности этого мероприятия и степени своей ответственности со стороны руководства организаций – источников комплектования государственных архивов.

Поэтому первоочередным этапом в подготовке к паспортизации руководитель Архивной службы Нина Владимировна посчитала донесение важности проводимой работы до руководителей организаций через единственный форум, где их можно собрать вместе – заседание Правительства РСО-А и принятие распоряжения Правительства по данному вопросу, определив в нем все действия организаций и сроки исполнения этих действий.

В процессе подготовки проекта распоряжения, мы постарались учесть рекомендации, данные Росархивом по результатам предыдущей паспортизации 2006 года, в исполнении которых участие Правительства в той или иной степени необходимо, в частности установление пожарной сигнализации в государственных архивах.

В проекте распоряжения Правительства перед руководителями организаций поставлены следующие задачи:

а) назначить приказом сотрудника ответственного за паспортизацию до 1 мая.

б) провести проверку наличия и состояния дел до 1 июля.

в) провести упорядочение документов до 1 октября.

г) представить паспорт организации в Архивную службу РСО-Алания до 30 декабря.

Заседание Правительства состоялось 6 апреля 2009 года, на котором с подробным докладом выступила руководитель Архивной службы РСО-А Нина Владимировна Чиплакова, вызвавшим интерес со стороны присутствовавших и было принято распоряжение в целом.

Отделом комплектования Архивной службы (Беседина, Пицхелаури, Газданова, Пруссакова) с моим участием были составлены:

а) памятка ответственному за архив

б) методические рекомендации по проведению проверки фактического наличия и состояния архивных документов.

в) методические рекомендации по составлению паспорта архива организации.

Эти инструкции явились основой семинарского занятия (планом). Нами составлен график проведения семинарских занятий по паспортизации (6 занятий за май месяц), т.е. после проведения заседания Правительства РСО-А 6 апреля 2009года и принятия распоряжения Правительства №68-р.

После этого рассылалось информационное письмо в каждую из 184 организаций–источников комплектования государственных архивов с приглашением их на занятия.

Мы постарались группировать организации к занятиям по направлению деятельности: ОАО, государственные архивы, муниципальные архивы, органы государственной власти и т.д.

Разработанные инструкции раздавались во время семинарских занятий, что облегчало восприятие рассказанного материала.

В 6 семинарах участвовало 117 человек:

–19 сотрудников государственных архивов;

–98 сотрудников организаций, что составляет примерно 50% от организаций–источников комплектования государственных архивов документами архивного фонда РСО – А.

На сегодняшний день готово 36 паспортов, ещё 4 паспорта – на подписи у руководителей, 4 паспорта – в черновом варианте источников комплектования ЦГА РСО-Алания, по ЦГА ИПД еще нет готовых паспортов, но консультации также проводятся с ведомствами. В ЦГА ИПД ответственность за проведение паспортизации возложена на Тедтоеву Ф.М.

После проведенных занятий сотрудники ответственные за паспортизацию в организациях звонят, приходят к нам за консультацией.

Сотрудники отдела Архивной службы практически перенесли центр тяжести своей работы в ведомства – сами выходим в организации, где оказываем методическую помощь, а порой сами проводим проверку наличия и состояния дел для заполнения паспорта.

На двухмесячный летний период каждой из сотрудников отдела: Газдановой, Пруссаковой, Пицхелаури поручено посетить по 15 организаций.

Активизация действий по паспортизации, как правило, начинается осенью из-за ухода в отпуск сотрудников в ведомствах, поэтому и мы свой отпуск приурочили к летнему периоду по очереди, а осенью продолжим свою работу.

Существует две причины, осложняющие проведение паспортизации:

1. сотрудники ведомств, ответственные за архивное дело, часто меняются и не успевают вникнуть в суть нашего дела, имея дополнительную нагрузку к основной должности, без оплаты;

2. во многих организациях документы находятся в неупорядоченном состоянии из-за отсутствия финансирования, иной раз в помещениях несоответствующих архивным нормам.

Поэтому, сотрудникам отдела Архивной службы, идя в организации для оказания методической помощи, приходится самим проводить проверку наличия и состояния дел, из пыли, грязи, отбирая документы и заполнять паспорт.

Нашим сотрудникам приходится выполнять и свои должностные обязанности, и обязанности сотрудников ведомств.

Надо отметить ответственное отношение к вопросу Всероссийской паспортизации документов Архивного фонда Российской Федерации руководителей и сотрудников следующих организаций:

1. Управление Федеральной Регистрационной службы по РСО-Алания (Руководитель Агузаров М.К., отв. за архив Мамсурова К.Б.)

2. Верховный суд РСО-Алания (председатель Агузаров Т.К., отв. за архив Зангиева Л.Э.)

3. Арбитражный суд РСО-Алания (председатель Алдатов Б.К., отв. за архив Собищанская О.Е.)

4. Главное Управление Министерства РФ по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по РСО-Алания (начальник Генерал-майор Костарнов В.Н., отв. за архив Дзусова А.В.)

5. Северо-Осетинская таможня (начальник полковник Санакоев С.Л., отв. за архив Кесаева З.Б.)

6. Управление Федерального казначейства по РСО-Алания (руководитель Айларова Г.И., отв. за архив Марзаганова О.Н.)

7. Управление Федеральной налоговой службы России по РСО-Алания (УФНС России по РСО-А) (руководитель Таймазов Т.Б., отв. за архив Калоева Т.А.)

8. Центральный банк РФ (Банк России). Национальный банк РСО-Алания (председатель Дзиова И.Б., отв. за архив Дидарова З.Г.)

9. Северо – Осетинское отделение №8632 Северо – Кавказского сбербанка РФ (управляющий Лагкуев В.Р., отв. за архив Маркосян А.О., Бигаева С.О.)

10. ФГУ «Северо – Осетинский центр стандартизации, метрологии и сертификации», (директор Мамсуров В.И., отв. за архив Хлюстова Э.П.)

11. ОАО «Электроцинк» (директор Паньшин А.М., ответственный за архив Шалыгина Л.Э.)

12. Комитет РСО-Алания по государственному регулированию производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции (председатель Хадиков О.Х., отв. за архив Гвритишвили Л.Н.)

13. Северо-Осетинский филиал ОАО «ЮТК» (директор Хиров Н.В., отв. за архив Газаева С.А.)

14. Северо–Осетинский Государственный Академический театр им.В.Тхапсаева (директор Боциев В.Р., отв. за архив Хадарцева Р.С.)

15. ГОУ ВПО «Северо-Осетинская государственная медицинская академия» (ректор Гатагонова Т.М., отв. за архив Казуляк Т.А.)

16. Государственное учреждение – региональное отделение Фонда социального страхования РФ по РСО-А (управляющий Айларова З.Г., отв. за архив Дзанаева К.П.)

17. Центральная избирательная комиссия РСО-Алания (председатель Кадиев К.Н., отв. за архив Моргоева Н.А.)

З.А. Болиева