Доклад об осуществлении государственного контроля (надзора) в сфере архивного дела и об эффективности такого контроля (надзора) в Республике Северная Осетия – Алания  в 2014 году

 Проверки учреждений, организаций и предприятий – источников комплектования государственных архивов Республики Северная Осетия -Алания по соблюдению законодательства в сфере архивного дела в 2014 году осуществлялись в соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля”.

Во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 30.06.2010 № 489 «Об утверждении Правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и органами муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» Архивная служба Республики Северная Осетия – Алания, по согласованию с Прокуратурой Республики Северная Осетия – Алания, утвердила 18 ноября 2013 года План проведения плановых проверок организаций – источников комплектования государственных архивов в Республике Северная Осетия – Алания на 2014год.

Настоящий доклад подготовлен во исполнение постановления Правительства Российской Федерации от 05 апреля 2010 года № 215 «Об утверждении Правил подготовки докладов об осуществлении государственного контроля (надзора), муниципального контроля в соответствующих сферах деятельности и об эффективности такого контроля (надзора)».

Раздел 1

Состояние нормативно-правового регулирования в соответствующей сфере деятельности

Деятельность архивов учреждений, организаций и предприятий регламентируется следующими нормативными правовыми документами в области архивного дела, соблюдение обязательных требований которых подлежит проверке в процессе осуществления государственного контроля:

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. Закон  Республики Северная Осетия – Алания от 30 декабря 2005 г. № 80-РЗ «Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания»;

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных  документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 и зарегистрированные в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. № 9059, пункт 4.8;

4. О внесении изменений в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007г.), утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2009 года № 68, зарегистрированы в Минюсте РФ 5 мая 2009 г. № 13893;

5. Основные правила работы ведомственных архивов ( утверждены приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года № 263);

6. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Правила являются нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архивов организаций. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела. Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности;

7. Основные правила работы с научно- технической документацией в организациях и на предприятиях (утверждены приказом Главархива СССР от 12.10.1988г. №71);

8. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477);

9. ГОСТ Р 6.30-2003 «Организационно- распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;

10. “Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 25.08.2010г. № 558, зарегистрирован в Минюсте РФ от 8 сентября 2010 г. № 18380);

11. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно- технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых

коммуникаций РФ от 31.07.2007г. № 1182, зарегистрирован в Минюсте РФ от 27.09.2007г. № 10194);

12. Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации (утверждены приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 12 января 2009 года № 3).

Раздел 2

Организация государственного контроля (надзора), муниципального контроля

 а) Архивная служба Республики Северная Осетия – Алания (далее – Служба) является республиканским органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики, государственному управлению архивным делом на территории Республики Северная Осетия – Алания. Свою деятельность Служба осуществляет в соответствии с Положением об Архивной службе Республики Северная Осетия – Алания, утвержденным постановлением Правительства Республики Северная Осетия – Алания от 17 июля 2009 г. № 221. В соответствии с постановлением Служба определена исполнительным органом государственной власти, уполномоченным на осуществление регионального государственного контроля в области архивного дела.

Структура Архивной службы Республики Северная Осетия – Алания:

– руководитель, два заместителя,

– отдел информационных технологий и формирования Архивного фонда РСО-Алания,

– отдел правовой и кадровой работы и использования архивных документов,

– финансово-хозяйственный отдел.

Численность работников Службы составляет 12 штатных единиц. На конец отчетного периода штат Службы укомплектован полностью, вакансий не было.

В подведомственном управлении Службы находятся республиканские государственные бюджетные учреждения Республики Северная Осетия – Алания: «Центральный государственный архив Республики Северная Осетия – Алания» и «Государственный архив новейшей истории Республики Северная Осетия – Алания».

б) Основными задачами Службы являются:

– проведение единой государственной политики в сфере архивного дела,

– функциональное регулирование и межотраслевая координация архивного дела в Республики Северная Осетия – Алания и анализ его состояния,             – организация хранения, учета, комплектования и использования документов Архивного фонда Республики Северная Осетия – Алания и других архивных документов,

– управление архивными учреждениями, обеспечение их деятельности,

– контроль в пределах своей компетенции за исполнением законодательства в сфере архивного дела.

Служба в пределах предоставленных ей полномочий выполняет следующие функции:

– осуществляет управление и регулирование в сфере архивного дела,

– разрабатывает предложения и реализует основные направления деятельности в сфере архивного дела,

– разрабатывает и вносит в Правительство Республики Северная Осетия – Алания проекты нормативных правовых актов, республиканских программ по вопросам архивного дела, предложения по участию в федеральных целевых программах,

– заключает договоры и соглашения в пределах своей компетенции,

– организует взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, республиканскими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления в сфере архивного дел,

– определяет учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда Республики Северная Осетия – Алания, и виды таких документов, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов на хранение в архивные учреждения,

– организует хранение документов Архивного фонда Республики Северная Осетия – Алания и других архивных документов,

– ведет учет документов Архивного фонда Республики Северная Осетия – Алания и других архивных документов, хранящихся в архивных учреждениях, ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук,

– организует использование документов Архивного фонда Республики Северная Осетия – Алания и других архивных документов,

– решает вопросы о передаче в пределах Республики Северная Осетия – Алания документов Архивного фонда Республики Северная Осетия – Алания и других архивных документов из одних архивных учреждений в другие архивные учреждения, а также из одних учреждений, организаций и предприятий в другие,

– проводит анализ состояния архивного дела в Республики Северная Осетия – Алания,

– ведет статистический учет деятельности архивных учреждений,

– организует экспертизу научной и практической ценности документов,

– осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и служб делопроизводства республиканских органов исполнительной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий,

– содействует совершенствованию деятельности служб делопроизводства учреждений, организаций и предприятий на основе внедрения государственных стандартов по делопроизводству и унифицированных систем документации,

– контролирует соблюдение архивными учреждениями порядка использования архивных документов, согласовывает порядок использования документов в ведомственных архивах,

– определяет и утверждает номенклатуру платных работ и услуг, оказываемых архивными учреждениями юридическим и физическим лицам,

– разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения по проекту бюджета Республики Северная Осетия – Алания в отношении расходов на содержание Службы и находящихся в ее ведении государственных архивов республики, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований, выполняет функции главного распорядителя средств бюджета Республики Северная Осетия – Алания,

– организует работу по гражданской обороне и мобилизационной подготовке архивных учреждений,

– организует выявление и приобретение (получение) архивных документов, в том числе находящихся за рубежом,

– организует внедрение в архивных учреждениях современных систем и методов хранения, реставрации, консервации, использования и охраны документов,

– изучает, обобщает и распространяет опыт работы отечественных и зарубежных архивных учреждений, проводит конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дел,

– организует взаимодействие с международными организациями по вопросам архивного дела,

– координирует научно-исследовательскую, издательскую и методическую работу архивных учреждений, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела,

– решает в пределах своей компетенции кадровые вопросы в сфере деятельности архивных учреждений, участвует в организации подготовки, переподготовки и повышения квалификации работников архивных учреждений,

– рассматривает обращения граждан по вопросам, входящим в компетенцию Службы, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений, жалоб и организацией приема граждан в находящихся в ведении Службы архивных учреждениях,

– осуществляет контроль за бухгалтерским и статистическим учетом и отчетностью в находящихся в ведении Службы архивных учреждениях, проводит ревизии (проверки) их финансово-хозяйственной деятельности,

– осуществляет работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Службы,

– полномочия государственного заказчика при размещении заказов  по приобретению товаров, работ, услуг для собственных нужд и нужд государственных архивов,

– выполняет иные функции, предусмотренные законодательством, в пределах полномочий Службы.

Описание основных и вспомогательных (обеспечительных) функций Архивной службы Республики Северная Осетия -Алания по контролю (надзору):

– подготовка приказов о проведении проверок,

– проведение плановых выездных проверок, внеплановых выездных и документарных проверок,

– составление актов проверок, предписаний по итогам проведенных проверок,

– подготовка документов к процедуре составления протокола о совершении административного правонарушения,

– участие в судебных заседаниях о рассмотрении протокола об административном правонарушении.

в) Возможность проведения плановых проверок учреждений, организаций и предприятий регламентируется следующими нормативными правовыми документами в области архивного дела:

– Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ, ст. 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов,

– Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», ст.16;

– Закон  Республики Северная Осетия – Алания от 30 декабря 2005 г. № 80-РЗ «Об архивном деле в Республике Северная Осетия-Алания», ст.15;

– Положение об Архивной службе Республики Северная Осетия – Алания, утвержденное постановлением Правительства Республики Северная Осетия – Алания от 17 июля 2009 г. № 221, ст.2 п.5, ст.3 пп.9 и 10 ;

– Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 и зарегистрированные в Минюсте РФ 6 марта 2007 г. N 9059, пункт 4.8;

– Административный регламент исполнения Архивной службой Республики Северная Осетия-Алания государственной функции «Осуществление контроля за  соблюдением законодательства в области архивного дела на территории Республики Северная Осетия-Алания», утвержден постановлением Правительства РСО-А  от 26.10.2012 № 379.

г) В течение 2014 года при проведении контрольных мероприятий взаимодействие с другими органами государственного контроля (надзора), муниципального контроля Службой не планировалось и не осуществлялось. Функции по осуществлению государственного контроля подведомственным Службе государственным архивам Республики Северная Осетия – Алания не передавались.

д) Проведение проверок в соответствии с Планом проведения плановых проверок юридических лиц на 2014 год Архивной службой Республики Северная Осетия – Алания  осуществляется своевременно без привлечения представителей экспертных организаций.

е) В соответствии с Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294-ФЗ “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля” приказом Архивной службы Республики Северная Осетия – Алания  от 31 октября 2010 года № 32 создана комиссии по проведению мероприятий по контролю в сфере архивного дела.

Раздел 3

Финансовое и кадровое обеспечение государственного контроля (надзора), муниципального контроля

 Объем финансовых средств, выделенных в отчетном периоде из бюджета республики на выполнение функций по контролю на 2014 год не предусмотрен. Количество штатных единиц по должностям, предусматривающим исполнение функции по контролю за соблюдением законодательства об архивном деле – 3. На конец отчетного периода штат Службы был укомплектован полностью, вакансий не было. Все должностные лица, занятые в контрольных мероприятиях, имеют высшее  образование, стаж государственной гражданской службы или стаж работы в архивной службе, отвечающий установленным законодательством требованиям, предъявляемым к государственным гражданским служащим в соответствии с замещаемой должностью, классные чины государственной гражданской службы. Все сотрудники, выполняющие функции по государственному контролю обладают высоким уровнем знаний законодательства об архивном деле в Российской Федерации и Республики Северная Осетия – Алания. 

Раздел 4

Проведение государственного контроля (надзора), муниципального контроля

 В соответствии с планом проведения проверок соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации в 2014 году Архивной службой Республики Северная Осетия – Алания, утвержденного 18 ноября 2013 года, было предусмотрено проведение 6 выездных проверок. В отчетном году Службой проведено 6 выездных проверок в отношении юридических лиц (100% выполнение плана). В списках источников комплектования государственных архивов нет индивидуальных предпринимателей и предприятий малого и среднего бизнеса, соответственно, в плановом порядке они не проверялись. В отношении органов местного самоуправления проверки не планировались и не проводились. Общее время проведения проверок составило 6 рабочих дней, на одну проверку затрачено по 1 рабочему дню.

Сроки проведения проверок, установленные ежегодным планом, соблюдены. Сроки и порядок уведомления о начале проведения контрольных мероприятий соблюдены. Своевременно оформлялись и передавались акты проверок и предписания об устранении нарушений законодательства об архивном деле.

Внеплановые проверки по основаниям, требующим согласования с прокурором, в течение 2014 года не проводились.

Особое внимание при проведении проверочных мероприятий уделялось формированию, упорядочению и обеспечению сохранности архивных документов по личному составу, необходимых для удовлетворения социально-правовых запросов граждан.

Виды проведенных проверок – комплексные.

По фактам выявленных нарушений законодательства об архивном деле 6-ти организациям выданы предписания об устранении выявленных нарушений. В ходе проверок оказывалась методическая помощь по устранению выявленных недостатков в организации делопроизводства и архивного дела. 

Раздел 5

Действия органов государственного контроля (надзора), муниципального контроля по пресечению нарушений обязательных требований и (или) устранению последствий таких нарушений

 В результате проверок, проведенных в 2014 году в отношении юридических лиц, во всех проверенных организациях выявлены нарушения требований законодательства об архивном деле, что составляет 100% от общего числа проверенных в 2014 году организаций. В целях своевременного устранения выявленных нарушений законодательства выдано 6 предписаний с указанием конкретных сроков устранения нарушений. Учитывая, что мероприятия по устранению нарушений требуют финансовых затрат, установленный срок  их устранения определен.

Контроль за выполнением требований предписаний осуществляют должностные лица, осуществляющие проверки. Все предписания, срок  исполнения которых истек, выполнены. Меры административного воздействия к юридическим лицам в 2014 году не применялись.

В целях пресечения нарушений требований законодательства об архивном деле Служба своевременно информирует все организации-источники комплектования, государственные архивы республики о новых нормативных правовых документах в области делопроизводства и архивного дела, проводит семинары, совещания, консультации по данному вопросу. Кроме того, специалистами Службы оказывается методическая помощь федеральным (на основе Соглашений о сотрудничестве), республиканским и муниципальным органам исполнительной власти, государственным организациям и ведомствам по вопросам, касающимся формирования и использования документов Архивного фонда Республики Северная Осетия – Алания и Российской Федерации.

Раздел 6

Анализ и оценка эффективности государственного контроля (надзора), муниципального контроля

 Доля проверенных в 2014 году организаций от общего количества юридических лиц, деятельность которых подлежит государственному контролю со стороны Архивной службы, составила 3%.

Все проверки проводились на основании приказа руководителя Службы, в котором определялись должностные лица Службы, уполномоченные на проведение проверки, цели, задачи и сроки проверки. В адрес проверяемой организации не позднее, чем за 7 дней направлялись уведомления о проведении проверки.

По результатам проверок составлялись акты проверок. В ходе проверок в 6 организациях (100% от числа проверенных) выявлены нарушения требований законодательства об архивном деле, выданы предписания об их устранении. Должностными лицами Службы соблюдались общие принципы защиты прав юридических лиц при осуществлении государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, обязанности, ограничения и запреты при проведении мероприятий по контролю, а также требования к оформлению результатов проведенных проверок. Заявлений от проверенных юридических лиц о признании недействительности результатов проверки не поступало.

Фактов нарушения законодательства, требующих привлечения виновных лиц к ответственности, не выявлено. Это объясняется эффективностью проводимой методической работы по разъяснению норм архивного законодательства. Результатом работы является уменьшение числа организаций-источников комплектования государственных архивов, допустивших несоблюдение сроков  упорядочения архивных документов и требований к обеспечению сохранности архивов.

В установленные сроки в  Прокуратуру Республики Северная Осетия – Алания направлялись квартальные сведения о проверочных мероприятиях, проведенных Службой, на которые распространяются положения Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», и принятых по их результатам мерах.

Показатели эффективности государственного контроля (надзора) в области архивного дела:

– во всех проверенных организациях разработаны или обновлены нормативные правовые документы по делопроизводству и организации работы архивов – положения об архивах и экспертных комиссиях, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел;

– назначены ответственные за архивы;

-упорядочены дела постоянного хранения и документы по личному составу;

– улучшено материально-техническая база архивов, условия хранения документов и безопасность;

– усилен внутриведомственный контроль по данному направлению деятельности. 

Раздел 7

Выводы и предложения по результатам государственного контроля (надзора), муниципального контроля

По результатам проведенных проверочных мероприятий можно сделать однозначный  вывод – государственный контроль в области архивного дела является наиболее эффективной мерой, направленной  на улучшение нормативных условий  ведомственного хранения и использования архивных документов, налаживания документооборота и работы делопроизводственных служб и  формирования Архивного фонда республики.

Согласование плана проверок с Прокуратурой Республики Северная Осетия – Алания и информирование о результатах проверок позволило полностью снять проблему не исполнения ранее выдаваемых рекомендаций по устранению выявленных нарушений. В связи с этим в дальнейшем планируется увеличение количества плановых проверок.

Необходимо ускорить разработку и утверждение Правил работы архивов организаций, отвечающих современным требованиям. С целью повышения эффективности соблюдения архивного законодательства предлагаем  увеличить сумму штрафов по ст. 13.20 КоАП РФ.