30 января 2009 года состоялось заседание коллегии Архивной службы РСО-Алания.

Заслушаны отчеты руководителей Центрального государственного архива историко-политической документации (ЦГА ИПД) Ваниевой Э. Б. и директора Государственного архива документов по личному составу (ГА ДЛС) Арбиевой З. Р. об итогах работы архивов за 2008 год и плановых показателях работы на 2009 год.

Коллегия отметила, что архивисты ЦГА ИПД РСО-Алания выполнили значительный объем работ по обеспечению сохранности архивных документов (отреставрированы 2431 лист документов, восстановлены машинописным способом 700 листов угасающего текста), по переработке фондов, по вводу сведений в базу данных «Архивный фонд». Составлены аннотированный биографический указатель «Первые секретари Северо-Осетинского Обкома ВЛКСМ» (1918-1992 гг.) и межфондовый перечень документов периода Великой Отечественной войны (1942-1944 гг.). Исполнены 88 социально-правовых и тематических запросов. Работниками архива проведены мероприятия к юбилейным датам: 90-летие архивного дела в стране (участие в организации выставки), 90-летие ВЛКСМ (подготовка выставки, книги «Не ради славы и корысти»), опубликованы 13 статей в республиканских средствах массовой коммуникации, подготовлена и проведена встреча учащихся общеобразовательных школ с ветеранами комсомола).

Вместе с тем, Коллегия обратила внимание директора ЦГА ИПД РСО-А на необходимость активной работы с источниками комплектования, в том числе с пополнением материалов личного происхождения, фотодокументами расширение тематических баз данных. Принято решение активизировать работу по этим вопросам. К 9 мая – дню Победы подготовить для размещения на Интернет-сайте Архивной службы информацию «Страницы истории Великой Отечественной войны. Организация обороны Северной Осетии. 1941-1943 гг.».

Заслушав отчёт руководителя ГАДЛС РСО-Алания, Коллегия отметила работу по обеспечению сохранности и государственному учету документов по личному составу, вводу в базу данных «Архивный фонд» сведений по фондам (за 2 года введено 100% фондов и описей). Приняты на хранение документы по личному составу от 5 ликвидированных организаций в объеме 1062 ед.хр. Исполнено за год 777 запросов, из них 543 – с положительным результатом.

Коллегия отмечает, что ввиду отсутствия свободных площадей и недостаточного количества стеллажей в 2008 году архивом не обеспечен прием документов всех ликвидированных организаций. В конце года руководство Архивной службы изыскало финансовую возможность для изготовления металлических стеллажей протяжённостью 600 погонных метров для приёма документов архивом. Это позволит работникам ГАДЛС обеспечить приём документов ликвидированных организаций в наибольшем объёме.

Коллегия рекомендовала директору ГАДЛС РСО-Алания приступить к работе по созданию автоматизированной базы данных о месте хранения документов по личному составу организаций республики.